Philip Morris International - Partnerow biznesowych

Zgodność ze zobowiązaniami prawnymi

• weryfiakcja Państwa wieku, tożsamośći oraz statusu partnera biznesowego
• zobowiązania podatkowe oraz w zakresie księgowości biznesowej
• sankcje handlowe
• prześwietlenia personelu
• zarządzanie sprawami BHP
• wnioski o ujawnienie danych wymagane prawem lub przepisami
• konflikty interesów
• ewidencja kart kontrolnych i faktur, w zakresie, w jakim działacie Państwo jako doradca zewnętrzny
• przechowywanie umów oraz powiązanych dokumentów, w których mogą znajdować się wzmianki o Państwie
• rozpatrywanie zgłoszeń w sprawie nieprawidłowego zachowania

Informacje te są co do zasady dostarczane nam przez Państwa w sposób bezpośredni przez cały okres naszej relacji bądź naszych interakcji.

Wykorzystujemy je ze względu na konieczność zapewnienia zgodności z prawnym nakazem uczestnictwa w naszym handlu wyłącznie osób pełnoletnich, oraz prowadzenia naszej działalności w sposób zgodny z przepisami (w tym w zakresie prawa handlowego oraz podatkowego), przechowywania ewidencji finansowej i podatkowej, zgodności z sankcjami podatkowymi, zgodności z przepisami BHP (które mogą wymagać przechowywania rejestru incydentów), sporządzania protokołów, spełniania żądań o informacje od kompetentnych organów rządowych, oraz zarządzania jakimikolwiek konfliktami interesów, lub - w krajach, w których taki wymóg nie istnieje - z powodu naszego zamiaru prowadzenia sprzedaży, oraz prowadzenia naszej działalności w zgodzie z wymogami dobrych praktyk,  które w żadnym razie nie będą uznawane za nadrzędne wobec Państwa prawa i swobody do ochrony informacji związanych z Państwem.

Zakup towarów i usług

• kontaktowanie się z Państwem przez cały okres, w którym Państwo lub Państwa pracodawca będziecie dostarczali nam wyroby lub świadczyli usługi
• zarządzanie prowadzonymi przez nas kontami Państwa lub Państwa pracodawcy
• przetwarzanie płatności
• zarządzanie relacjami
• monitorowanie Państwa zgodności z naszą umową, naszą polityką i programami wewnętrznymi (np. nasz program GAP przeznaczony dla rolników dostarczających nam surowce)
• badanie wszelkich niezgodności z naszą umową, polityką i programami wewnętrznymi, badanie problemów i incydentów
• zarządzanie naprawą wszelkich niezgodności z naszą umową, polityką i programami wewnętrznymi, jak i naprawą problemów i incydentów

Informacje te są co do zasady dostarczane nam przez Państwa w sposób bezpośredni lub przez Państwa pracodawcę (typowo informacje te obejmują imię i nazwisko, rola, adres prowadzenia działalności, firmowy adres e-mail, informacje dotyczące płatności (gdzie to stosowne, szczegóły wydatków), korespondencja).

Korzystamy z nich w związku z wykonywaniem naszej umowy z Państwem lub Państwa pracodawcą, będąc kupującym Państwa lub Państwa pracodawcy produktów lub usług, a gdzie nie ma takiego obowiązku, ponieważ posiadamy żywotny interes biznesowy w prowadzeniu naszej działalności, kontaktowaniu się z Pańswem w związku z produktami lub usługami zamawianymi od Państwa lub Państwa pracodawcy, w przetwarzaniu płatności, zarządzaniu naszym stosunkiem z Państwem lub Państwa pracodawcą, oraz monitorowaniu zgodności z naszą umową, polityką i programami, który nie jest jednak nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód do ograniczania wykorzystywania przez nas informacji o Państwie.

Sprzedaż naszych produktów

• realizacja Państwa zamówień (w tym wysyłanie paragonów)
• przetwarzanie Państwa płatności
• świadczenie usług gwarancyjnych

Informacje te są co do zasady dostarczane nam przez Państwa w sposób bezpośredni lub przez Państwa pracodawcę, odpowiednio (typowo informacje te obejmują imię i nazwisko, adres firmy, firmowy adres e-mail, zamówienia, informacje dotyczące płatności, korespondencja).

Wykorzystujemy je w celu wypełnienia naszych zobowiązań umownych względem Państwa lub Państwa pracodawcy jako kupującego nasze produkty.

Świadczenie usług sprzedażowych

• rozpatrywanie Państwa zapytań i wniosków
• korespondencja z Państwem
• administracja i rozwiązywanie problemów
• zarządzanie relacjami

Informacje te są przez nas w ogólności dostarczane przez Państwa bezpośrednio lub przez Państwa pracodawcę.

Wykorzystujemy je, ponieważ posiadamy żywotny interes w świadczeniu usług sprzedażowych naszym klientom, który nie jest jednak nadrzędny wobec Państwa i Państwa pracodawców interesów, praw i swobód do ograniczania wykorzystywania przez informacji o Państwie.

Zarządzanie procesami promocji oraz stosunkami (w zakresie dopuszczalnym prawem)

• informowanie Państwa o aktualizacjach, promocjach oraz wydarzeniach
• zarządzanie relacjami
• zrozumienie Państwa preferencji (np. jakie produkty lub wydarzenia mogą Państwa interesować, lub być lepiej dostosowane do Państwa potrzeb)
• zarządzanie programami lojalnościowymi
• zapraszanie Państwa do uczestnictwa w, oraz zarządzanie ankietami lub kampaniami badania rynku
• do celów badania rynku
• opracowywanie strategii marketingowych
• zarządzanie kampaniami marketingowymi
• dostosowywanie Państwa doświadczenia w punktach kontaktu z PMI (przykładowo, w celu spersonalizowania Państwa wizyty poprzez użycie powitań lub sugestii, jakie mogą Państwa zainteresować)

Typowo będzie to stanowiło połączenie informacji, które nam Państwo dostarczają (na przykład Państwa imię i dane kontaktowe, lub szczegóły z mediów społecznościowych); informacje, jakie gromadzimy automatycznie (na przykład przy użyciu technologii monitorowania wykorzystania punktów kontaktu z PMI), oraz (w zakresie dopuszczalnym prawem) informacji, jakie nabędziemy od stron trzecich (np. z wpisów na witrynach społecznościowych).

Wykorzystujemy je na tej podstawie, iż posiadamy żywotny interes biznesowy w zarządzaniu naszym stosunkiem oraz informowania Państwa o naszej działalności, produktach i wydarzeniach, w prowadzeniu naszych punktów kontaktu z PMI, oraz w dostosowywaniu Państwa doświadczeń, w sposób w żadnym przypadku nie nadrzędny względem Państwa interesów, praw i swobód ochrony informacji Państwa dotyczących.

Zarządzanie procesami promocji oraz stosunkami (w zakresie dopuszczalnym prawem)

• udzielania Państwu informacji o, oraz zarządzania podmiotami stowarzyszonymi PMI, ich promocjami, produktami oraz usługami, punktami sprzedaży, wydarzeniami oraz regulacjami dotyczącymi produktów tytoniowych, oraz wypracowywania i udoskonalania narzędzi w celu dążenia do tych celów

Typowo będzie to stanowiło połączenie informacji, które nam Państwo dostarczają (na przykład Państwa imię, nazwisko i dane kontaktowe, lub szczegóły z mediów społecznościowych); informacje, jakie gromadzimy automatycznie (na przykład przy użyciu technologii monitorowania wykorzystania punktów kontaktu z PMI), oraz (w zakresie dopuszczalnym prawem) informacji, jakie nabędziemy od stron trzecich (np. z postów na witrynach społecznościowych).

Wykorzystujemy je na tej podstawie, iż posiadamy żywotny interes biznesowy w informowaniu Państwa o tych kwestiach, który jednak w żadnym przypadku nie będzie nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód ochrony informacji o Państwie.

W niektórych przypadkach, jeśli jest to wymagane prawem, prześlemy Państwu te materiały w formacie elektronicznym wyłącznie za Państwa zgodą.

Administracja biznesowa

• ogólny zarząd organizacyjny oraz prowdzenie ewidencji biznesowych
• zarządzanie cyklem wykonawców (od zatrudnienia do zakończenia stosunku umownego)
• zarządzane odwiedzającymi oraz ewidencja w tym zakresie
• zarządzanie oraz organizowanie wydarzeń, programów szkoleniowych oraz programów zgodności prawnej
• korespondencja w związku z naszym stosunkiem z Państwem lub Państwa pracodawcą, w tym rozpatrywanie Państwa zapytań i wniosków
• rozwój, wdrażanie, obsługa i utrzymanie systemów informatycznych
• zapewnianie bezpieczeństwa systemów, urządzeń i budynków
• obsługa baz danych do celów kontaktowych oraz narzędzi współpracy
• projekty międzynarodowe i podróże
• zapewnianie bezpieczeństwa środowiska pracy
• zapewnianie bezpieczeństwa personelu podmiotów stowarzyszonych PMI, klientów, dostawców, odwiedzających oraz ich mienia

Informacje te są co do zasady dostarczane nam przez Państwa w sposób bezpośredni lub przez Państwa pracodawcę.

Korzystamy z nich, ponieważ posiadamy żywotny interes biznesowy w prowadzeniu naszej działalności, zarządzaniu naszym stosunkiem z Państwem, oraz zapewnianiu bezpieczeństwa i integralności naszych budynków oraz systemów informatycznych, który nie jest jednak nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód do ograniczania wykorzystywania przez nas informacji o Państwie.

Bezpieczeństwo oraz monitorowanie systemów

• mechanizmy uwierzytelniania i rejestry dostępu, jeśli dotyczy
• monitorowanie wykorzystywanych przez Państwa systemów PMI, urządzeń, Internetu oraz usług e-mail

• monitorowanie dostępu do siedzib PMI, dostawy do podmiotów stowarzyszonych PMI i procesy związane z bezpieczeństwem, prowadzone w naszych siedzibach

Informacje te gromadzone są w sposób automatyczny, różnymi środkami, takimi jak systemy zautomatyzowane, monitoring urządzeń, oraz wideorejestracja przemysłowa (CCTV), w tym rejestracja obrazu i dźwięku, w naszych zakładach.

Wykorzystujemy je, ponieważ posiadamy żywotny interes w zapewnieniu poufności, integralności oraz bezpieczeństwa naszej infrastruktury fizycznej oraz cyfrowej, a także naszych zakładów, który nie jest jednak nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód do ograniczania wykorzystywania przez informacji o Państwie.

Wsparcie wszystkich powyższych celów

• zarządzanie Państwa kontami
• umożliwianie Państwu korzystania z punktów kontaktu z PMI (na przykład, pozwalanie Państwu na pozostanie zalogowanymi w sekcjach punktu kontaktu, które są zastrzeżone wyłącznie dla upoważnionych użytkowników, zarządzanie Państwa preferencjami językowymi, zarządzanie Państwa koszem sklepowym)
• korespondencja z Państwem
• ulepszanie Państwa doświadczeń
• administracja i rozwiązywanie problemów

Informacje te będą typowo stanowiły połączenie informacji, jakie nam Państwo dostarczają (typowo: imię i nazwisko, hasło (lub odpowiednik)), oraz informacji, jakie gromadzimy o Państwie w sposób automatyczny (na przykład informacje o Państwa urządzeniu, pliki cookies oraz podobne technologie śledzenia).

Korzystamy z nich na podstawie odpowiadającej celowi wykorzystywania informacji, który wspieramy. Przykładowo, w przypadku gdy zarządzamy Państwa  kontem w celu wsparcia zakupu lub wyświadczenia serwisu posprzedażnego, wykorzystujemy przedmiotowe informacje do celów wykonania naszego obowiązku umownego wobec Państwa jako nabywcy naszych produktów; w przypadku, gdy zarządzamy Państwa kontem w celu przekazania Państwu nowych informacji o naszych produktach, wspieramy rozwój naszej działalności, a więc wykorzystujemy je na tej podstawie, iż posiadamy żywotny interes biznesowy w sprzedaży naszych produktów, który nie jest jednak nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód do ograniczania wykorzystywania przez nas informacji o Państwie.

Analityka biznesowa i udoskonalenia

• pozwalają nam lub naszym partnerom biznesowym na informowanie Państwa o potencjalnych możliwościach uczestnictwa w promowaniu produktów PMI

• do celów analityki biznesowej oraz udoskonaleń (w tym udoskonalania produktów PMI, biur, procesów, punktów sprzedaży i wydarzeń, oraz urządzeń i informacji, jakie dostarczamy osobiście lub poprzez nasze podmioty stowarzyszone Państwu lub Państwa pracodawcy)

Typowo będzie to połączenie informacji, jakie nam Państwo dostarczają i informacji, które gromadzimy automatycznie, oraz (w zakresie dopuszczalnym prawem) informacji, jakie uzyskujemy od stron trzecich.

Wykorzystujemy je na tej podstawie, iż posiadamy żywotny interes biznesowy w analizowaniu i udoskonalaniu skuteczności naszej działalności, naszych produktów, systemów, procesów, biur, punktów sprzedaż, szkoleń, wydarzeń, punktów kontaktowych PMI, oraz urządzeń i informacji, jakie przekazujemy, a także w celu zapraszania innych do uczestnictwa w promowaniu produktów PMI, który jednak w żadnym przypadku nie będzie nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód ochrony informacji o Państwie.

• wpisy w bazie danych

Jeżeli jesteście Państwo osobą fizyczną świadczącą usługi (zarówno bezpośrednio oraz w imieniu swojego pracodawcy), większość informacji zawartych na Państwa profilu jest przechowywanych przez okres trwania naszego stosunku z Państwem; przykładowo, w przypadku świadczenia usług, zakupu towarów, korzystania z cyfrowego punktu kontaktu, lub odpowiadania na Państwa komunikację. Jednakże, niektóre elementy Państwa profilu marketingowego, takie jak historia zakupów, ulegną naturalnemu przeterminowaniu po pewnym okresie czasu, w związku z czym automatycznie je usuniemy po określonych okresach, w sposób odpowiadający celowi ich gromadzenia.

• ewidencja odwiedzających

Przechowujemy ewidencję faktur, sprzedaży, zakupów, wykonanych i otrzymanych płatności, a także dokumentacji wspierającej (umowy i e-maile) zgodnie z wymogami biznesowymi oraz podatkowymi, przez typowy okres 11 lat. Przechowujemy również ewidencję z prześwietleń dostawców przez okres wymagany dla zapewniania zgodności z naszymi zobowiązaniami prawnymi i przepisowymi.

• ewidencja biznesowa i płatności

W przypadku odwiedzin naszych budynków, ewidencja odwiedzających będzie przechowywana typowo przez okres wyłącznie kilku miesięcy.

• Monitoring przemysłowy

W przypadku odwiedzin naszych budynków, rejestr z monitoringu przemysłowego będzie przechowywany typowo przez okres wyłącznie kilku dni, do kilku tygodni, w zależności od celu rejestracji.

• zakupy i gwarancja

W przypadku nabycia towarów, przechowamy informacje o Państwie przez okres wymagany do wykonania sprzedaży, oraz do zapewnienia zgodności z jakimikolwiek zobowiązaniami prawnymi (na przykład do celów podatkowych oraz ewidencji księgowej). Jeśli zarejestrują Państwo gwarancję na produkt PMI, przechowamy jej szczegóły przez okres gwarancji.

• obsługa klienta

W przypadku kontaktu z pracownikami obsługi klienta, dokonamy zarejestrowania Państwa zapytania oraz przechowamy je przez okres trwania naszego stosunku, na przykład w przypadku konieczności wymiany urządzenia z tytułu gwarancji. Inna ewidencja dotycząca obsługi klienta (np. automatyczne rejestrowanie połączenia telefonicznego, w którym pytają nas Państwo o drogę do punktu sprzedaży) będzie przechowywana wyłącznie tymczasowo, do czasu sporządzenia bardziej stałej ewidencji.

• rejestry z audytów systemu 

Rejestry z audytów systemowych są przechowywane typowo przez okres wyłącznie kilku miesięcy.

• analityka biznesowa

Dane z analityki biznesowej są typowo gromadzone automatycznie w przypadku wykorzystywania punktów kontaktu PMI, oraz anonimizowane/zbierane w bliskim okresie następującym po tym.

• do żądania udzielenia dostępu do nich

W celu potwierdzenia:

• tego, czy przetwarzamy informacje o Państwie, czy nie;
• posiadanych przez nas danych kontaktowych;
• celów przetwarzania;
• kategorii przedmiotowych informacji;
• kategorii osób, którym przekazujemy informacje, oraz - w przypadku, gdy dana osoba znajduje się poza EOG i nie podlega decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, stosowania odpowiednich zabezpieczeń w celu ochrony informacji;
• (jeśli je posiadamy) źródeł informacji, których uzyskaliśmy od Państwa;
• (w przypadku, gdy takowe prowadzimy, co zostanie Państwu zgłoszone) istnienia zautomatyzowanych procesów decyzyjnych, w tym profilowania, tworzących skutki prawne po Państwa stronie, lub które dotyczą Państwa w podobny sposób, oraz informacji o związanych z tym faktem procesach logicznych, a także znaczenia oraz przewidywanych konsekwencji takiego przetwarzania dla Państwa; oraz
• kryteriów ustalania okresu, przez który będziemy przechowywać informacje.

Na Państwa żądanie, i po ustaleniu Państwa tożsamości, przekażemy Państwu kopię informacji o Państwie, które wykorzystujemy (pod warunkiem, że nie będzie to miało wpływu na prawa oraz swobody innych).

• do żądania ich poprawienia lub aktualizacji

Dotyczy to informacji, które posiadamy, a które są nieprawidłowe lub niepełne.

• do żądania usunięcia ich

Ma to zastosowanie, gdy:

• informacje, jakie posiadamy nie są dalej konieczne w związku z celami, dla których je wykorzystujemy;
• korzystamy z informacji na podstawie Państwa zgody, i wycofają Państwo swoją zgodę (w takim przypadku będziemy pamiętać aby się z Państwem więcej nie kontaktować, chyba że zażądają Państwo całkowitego usunięcia wszystkich informacji Państwa dotyczących, w którym to przypadku spełnimy Państwa życzenie);
• wykorzystujemy informacje na podstawie naszych żywotnych interesów, oraz w następstwie Państwa sprzeciwu stwierdzimy, iż nie posiadamy nadrzędnego interesu w dalszym ich wykorzystywaniu;
• informacje zostały pozyskane lub wykorzystywane w sposób bezprawny;

konieczne jest zapewnienie zgodności ze zobowiązaniem prawnym.

• do żądania ograniczenia naszego przetwarzania tych informacji

Prawo to będzie tymczasowo obowiązywać podczas rozpatrywania sprawy, w przypadku, gdy:

• podważą Państwo prawidłowość informacji, jakie wykorzystujemy; lub
• wyrażą Państwo sprzeciw wobec wykorzystywania przez nas informacji w oparciu o Państwa żywotne interesy

  (w przypadku, gdy skorzystają Państwo ze swego prawa w tych sytuacjach, poinformujemy Państwa przed kolejnym wykorzystaniem tych informacji).

  Prawo to obowiązuje również w przypadku, gdy:

• nasze wykorzystywanie informacji jest bezprawne, i wyrażą Państwo sprzeciw wobec usunięcia danych; lub

nie będziemy potrzebować więcej Państwa danych, ale będą Państwu potrzebne do wszczęcia postępowania sądowego.

• do wyrażenia Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas danych

Posiadają Państwo w takim przypadku dwa prawa:

• w przypadku, gdy wykorzystujemy informacje o Państwie do celów marketingu bezpośredniego: mogą Państwo dokonać "wycofania” danych (bez konieczności jego uzasadniania), a my spełnimy taką prośbę; oraz
• w przypadku, gdy wykorzystujemy informacje o Państwie na podstawie żywotnych interesów, do celów innych, niż marketing bezpośredni, mogą Państwo wyrazić sprzeciw wobec naszego wykorzystywania informacji do tych celów, z przedstawieniem Państwa sytuacji, a my rozważymy Państwa sprzeciw.

• do wycofania Państwa zgody na nasze wykorzystywanie informacji

Prawo to obowiązuje w przypadku, gdy podstawą prawną wykorzystywania przez nas informacji jest Państwa zgoda. Przypadki te będą jasno wynikały z kontekstu.

• do przeniesienia danych

W przypadku, gdy:

• przekazali nam Państwo dane; oraz
• wykorzystujemy te dane w sposób zautomatyzowany na podstawie  Państwa zgody, lub w celu wykonania zobowiązania umownego,

wówczas posiadają Państwo prawo do otrzymania danych z powrotem od nas w powszechnie stosowanym formacie, oraz prawo do wymagania od nas przekazania danych innemu podmiotowi, jeśli jest to technicznie możliwe do wykonania.

• do wniesienia sprzeciwu do organu nadzorczego w Państwa kraju

Każdy kraj w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego musi do tego celu posiadać jeden lub więcej organów publicznych.

Ich dane kontaktowe znaleźć można poniżej:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Dla innych krajów należy odnieść się do właściwych stron władz kraju.