- Kandidati

Philip Morris International

Obvestilo PMI o zasebnosti za iskalce zaposlitve (»kandidati«)

Zasebnost jemljemo resno. S tem obvestilom vam predstavljamo, kdo smo, kakšne podatke o vas zbiramo in kaj počnemo s temi podatki. Za več informacij kliknite na »Izvedite več« v vsakem poglavju.

Preberite tudi dodatna obvestila, ki vam jih ponujamo glede našega zbiranja in uporabe podatkov o vas. Vsebujejo več informacij o načinu našega poslovanja in o vseh veljavnih omejitvah upravičenosti.

Kdo smo?

Smo član korporacije Philip Morris International. Naši podatki (ime, naslov itd.) so vam bili ločeno posredovani že v času zbiranja (ali potrditve)  podatkov o vas, npr. v obvestilu na aplikaciji ali na spletni strani ali v elektronskem sporočilu s povezavo do tega obvestila.

  • PMI: Philip Morris International, vodilno mednarodno tobačno skupino, sestavljajo številna podjetja ali »povezane družbe«.
  • S PMI povezane družbe: Vsak član skupine podjetij v sklopu Philip Morris International je »s PMI povezana družba«. »Mi« (oz. »nas« oz. »naše«) pomeni vsako s PMI povezano družbo: ko ustvarite profil kandidata ali se prijavite na delovno mesto, posredujete podatke o sebi vsaki s PMI povezani družbi in vsaka s PMI povezana družba lahko vaše podatke obdeluje za svoje lastne kadrovske namene. To se zgodi tudi, kadar se odzovete na objavljeno delovno mesto, ki se sklicuje na določeno s PMI povezano družbo ali državo / ozemlje.

Kako zbiramo podatke o vas?

Podatke o vas lahko zbiramo na različne načine.

  • Podatke nam lahko neposredno posredujete prav vi (npr. ko ustvarite račun, ustvarite profil kandidata, se prijavite na delovno mesto, se udeležite razgovora, izpolnite test/ocenjevanje, ko nam pošljete e-sporočilo oz. ko nas pokličete).
  • Podatke lahko zberemo avtomatizirano (npr. ko uporabite PMI-jeve aplikacije ali spletno stran).
  • Podatke lahko pridobimo od tretjih oseb (npr. od kadrovskih agencij, posrednikov referenc (kadar je dovoljeno z zakonom), subjektov, ki se ukvarjajo s preverjanjem preteklosti in iz javno dostopnih virov kot so spletne strani podjetij, iskanje po spletu ali na platformah družbenih medijev kot je Linkedin).

V tem obvestilu so vsi načini, na katere ste z nami v stiku, poimenovani »PMI-jeve kontaktne točke«. PMI-jeve kontaktne točke vključujejo tako fizične točke (npr. pisarne, prodajalne in dogodki) kot tudi digitalne točke (npr. aplikacije in spletne strani).

Zbiramo lahko podatke, ki jih posredujete neposredno. To je običajno takrat, kadar:

  • se vpišete kot član naših podatkovnih zbirk (to lahko npr. storite osebno, preko aplikacije ali po spletu, ko ustvarite račun in profil kandidata);
  • se prijavite na delovno mesto in nam posredujete ustrezno dokumentacijo;
  • se udeležite razgovora;
  • izpolnite test/ocenjevanje;
  • sprejmete delo, posredujete podatke za preverjanje preteklosti in za sprejem (kjer je ustrezno);
  • naložite ali uporabite digitalno kontaktno točko (npr. aplikacijo ali spletno stran);
  • z nami stopite v stik preko PMI-jeve kontaktne točke ali po elektronski pošti, družbenih medijih ali telefonu;
  • se prijavite za prejemanje sporočil za javnost, opozoril po elektronski pošti ali novic o delovnih mestih;
  • sodelujete v anketah ali (kadar je dovoljeno z zakonom) v tekmovanjih ali promocijah; ali
  • se udeležite dogodka, ki ga organizira s PMI povezana družba.

Podatke o vas lahko zbiramo avtomatizirano. To je običajno takrat, kadar:

  • obiščete naše pisarne (npr. preko video (CCTV) posnetkov in dnevnikov o vstopih v stavbo);
  • izpolnite spletne teste znanja in sposobnosti;
  • se udeležite dogodka, ki ga organizira s PMI povezana družba (npr. po senzorjih na dogodku, ki se povežejo z mobilno tehnologijo);
  • uporabite PMI-jeve sisteme ali PMI-jeve naprave, kot je prenosni računalnik;
  • komunicirate z nami (npr. preko PMI-jeve kontaktne točke ali po e-pošti ali platformah družbenih medijev);
  • uporabite PMI-jeve kontaktne točke (npr. preko mehanizmov za sledenje v aplikaciji ali spletni strani); ali
  • imate javne objave na platformah družbenih medijev, ki jim sledimo (npr. da lahko razumemo javno mnenje).

Podatke o vas lahko zbiramo avtomatizirano tudi z uporabo piškotkov in podobnih tehnologij za sledenje na digitalnih PMI-jevih kontaktnih točkah. Uporabljeni piškotki in tehnologije so odvisne od posamezne PMI-jeve kontaktne točke. Več podatkov o piškotkih (vključno s piškotki Google analytics) in podobnih tehnologijah, ki jih uporablja kontaktna točka, vključno s tem, kako se piškotki sprejmejo ali zavrnejo, je na voljo v obvestilu o piškotkih, ki je dostopno na kontaktni točki ali preko nje.

Kadar  je dovoljeno z zakonom, podatke o vas lahko pridobimo od tretjih oseb. To lahko vključuje:

  • podatke kadrovskih agencij;
  • podatke, ki si jih delijo s PMI povezane družbe;
  • podatke s strani družbenih medijev, ki so tretje osebe (npr. če se odločite za poenostavitev svojega postopka prijave v zaposlitveno platformo, da je omogočen neposredni dostop po tem, ko ste se prijavili v račun družbenega medija, ki je tretja oseba, npr. Gmail ali Yahoo! ali če želite vnesti podatke v platformo (npr. iz Linkedin-a), namesto da bi ročno dokončali prijavo); in
  • informacije o profilu, ki so javno dostopne (kot so vaše izkušnje, znanja in interesi) na straneh družbenih medijev, ki so tretje osebe.

Prav tako lahko zbiramo podatke na drugačne načine, s čimer ste seznanjeni, kadar do tega pride.

Kakšne podatke o vas zbiramo oz. ustvarjamo?

 Zbiramo lahko več vrst podatkov o vas:

  • podatke, ki so potrebni za vzdrževanje in upravljanje našega razmerja z vami in za naše poslovanje, kar tudi vključuje naše izpolnjevanje pravnih in regulativnih obveznosti (npr. preverjanje vaše identitete, vaše pravice do dela, podrobnosti v prijavi in, kadar je dovoljeno z zakonom, vaše primernosti za delo z uporabo preverjanja preteklosti),
  • podatke, ki nam jih posredujete v svojem profilu kandidata, prijavi na delovno mesto, vlogah ali anketah,
  • podatke, ki so potrebni za ocenjevanje vaše upravičenosti do vloge ali uvrstitve v ožji izbor in med izbrane kandidate,
  • podatke o vaših obiskih naših pisarn in o prisotnosti na dogodkih,
  • kjer je ustrezno, podatke, potrebne da vam ponudimo delo in da vas sprejmemo na delo (kot so izdelava ponudbe, sestava pogodbe o zaposlitvi, posredovanje informacij o ugodnostih in zagotovitev dostopa do sistemov),
  • podatke, zbrane v okviru našega spremljanja postopka izbire,
  • podatke, ki nam jih posredujete v telefonskih pogovorih, kadar nas pokličete ali po e-pošti, ki nam jo pošljete,
  • podatke o vaših preferencah, interesih in poklicnih željah,
  • podatke, zbrane v okviru naše poslovne analitike in izboljšav.

Podatki, ki jih dobimo neposredno od vas, bodo razvidni iz konteksta, v katerem jih boste posredovali. Primer:

  • med postopkom prijave in izbora nam posredujete svoje ime, kontaktne podatke, podatke o znanjih, kvalifikacijah in izkušnjah;
  • med razgovorom ali ocenjevanjem odgovarjate na vprašanja;
  • lahko posredujete podatke o svojih poklicnih željah in interesih, da vam lahko pošljemo ustrezne priložnosti; in
  • zbiramo lahko podatke, s katerimi lahko preverimo vašo identiteto in pravico do dela, npr. kopijo identifikacijskega dokumenta oz. podobo obraza.

Podatki, ki jih zbiramo avtomatizirano, se običajno nanašajo na:

  • podatke o vaših obiskih naših prostorov, udeležbi na razgovorih, pri ocenjevanjih in na dogodkih (kot npr. čas in trajanje);
  • podatke o vaši uporabi PMI-jevih kontaktnih točk (npr. dostopu do aplikacij/podatkov, čas in trajanje dostopa, iskani podatki); in
  • vaše naprave (npr. IP-naslov oz. drugi edinstveni identifikator naprave, podatki o lokaciji, podatki o piškotkih, ki smo jih lahko shranili na vašo napravo).

Podatki, ki jih zbiramo od tretjih oseb, običajno vključujejo:

  • podatke iz prijave na delovno mesto od kadrovskih agencij (kadar se za vlogo prijavite preko kadrovske agencije);
  • reference in potrdila o delu od vaših prejšnjih delodajalcev ali posrednikov referenc;
  • kadar je dovoljeno z zakonom, podatke o preverjanju preteklosti, ki so ustrezni za vlogo (kot je preverjanje veljavnosti osebnega dokumenta, preverjanje naslova, potrditev kvalifikacij in predhodnih zaposlitev, poizvedbe glede sankcij in seznamov politično izpostavljenih oseb ter podrobnosti o obsodbah);
  • podatke o prijavahin profilus strani družbenih medijev, ki so tretje osebe (npr. če se odločite za poenostavitev svojega postopka prijave v zaposlitveno platformo, da je omogočen neposredni dostop po tem, ko ste se prijavili v račun družbenega medija, ki je tretja oseba, npr. Gmail ali Yahoo! ali če želitevnesti podatke v platformo (npr. iz Linkedin-a), namesto da bi ročno dokončali prijavo); in
  • podatke o profilu iz javno dostopnih virov (kot so vaša vloga, sposobnosti, kvalifikacije, izkušnje in interesi, npr. iz spletne strani podjetij, preko iskanja po spletu ali na platformah družbenih medijev kot je Linkedin).

Podatki, ki jih zbiramo in obdelujemo o vas, lahko vključujejo vaš/e-:

  • ime;
  • geslo;
  • naslov (domači in korespondenčni);
  • kontaktne podatke, vključno z vašim domačim e-naslovom in domačo/osebno telefonsko številko mobilnega telefona, kadar te podatke posredujete v okviru svoje prijave;
  • spol;
  • spremno pismo;
  • povzetek/prijavo na delovno mesto, vključno z osebnimi in poklicnimi informacijami;
  • kako ste izvedeli za delo;
  • upravičenost do dela, vključno s potnim listom ali drugim uradnim identifikacijskim dokumentom;
  • reference;
  • dokazila o kvalifikacijah in potrdila;
  • izobrazbo in pretekle zaposlitve;
  • delovno mesto, na katero ste se prijavili;
  • trenutni, pričakovani in ponujeni pogoji zaposlitve (npr. plačilo, delovni čas, dopust, ugodnosti)
  • zapiski o razgovoru in rezultati ocenjevanja;
  • rezultat prijave in razlog;
  • razlog za umik vaše vloge za zaposlitev (kadar je ustrezno);
  • podatke o socialnem zavarovanju in dohodnini;
  • davčno številko;
  • datum rojstva;
  • družinski status in situacijo;
  • podatke o bančnem računu (če vam je ponujena zaposlitev in jo sprejmete);
  • fotografije in videoposnetke;
  • sistemske podatke uporabnika;
  • avtomatizirane evidence vaše uporabe PMI-jevih informacijskih sistemov;
  • podatke, ki so nam bili posredovani, ko ste uporabljali informacijske sisteme s PMI povezanih družb;
  • podatke o vaših obiskih naših prostorov in dogodkov.

Prav tako lahko zbiramo in obdelujemo posebne vrste podatkov o vas, kot npr. o vaši/h:

  • rasi oz. narodnosti (npr. za spremljanje enakih možnosti);
  • političnih prepričanjih (samo, če nam jih posredujete prostovoljno);
  • verskih ali filozofskih prepričanjih (npr. za primerno nastanitev);
  • spolni usmerjenosti (npr. za spremljanje enakih možnosti ali če nam jih posredujete prostovoljno);
  • članstvu v sindikatih (samo, če nam jih posredujete prostovoljno);
  • podatkih o vašem zdravju, vključno z invalidnostjo (npr. za primerno nastanitev).

Te vrste podatkov bomo obdelovali, če nam jih prostovoljno posredujete, če smo pravno obvezani za obdelovanje takih podatkov, ali če moramo v zvezi s postopkom izbire  zagotoviti primerno nastanitev.

Za kakšne namene uporabljamo podatke o vas in na kakšni pravni podlagi?

V tem poglavju opisujemo namene, za katere uporabljamo osebne podatke. Vendar pa je to obvestilo globalno in kjer nacionalna zakonodaja omejuje ali prepoveduje dejavnosti, ki so navedene v tem obvestilu, vaših podatkov za take dejavnosti v tisti državi ne bomo uporabljali.

Ob upoštevanju zgoraj navedenega uporabljamo podatke o vas za naslednje namene:

  • zaradi preverjanje vaše identitete, upravičenosti do vloge in pravice do dela,
  • zaradi preverjanja preteklih zaposlitev, kvalifikacij, izkušenj in referenc,
  • kadar je dovoljeno z zakonom, za izvajanje varnostnega preverjanja in preverjanja preteklosti kandidata,
  • za izvedbo postopka izbire in zaposlovanja, vključno z razgovori, ocenjevanjem in psihometričnim profiliranjem, uvrščanjem v ožji izbor, ponudbo dela in ugodnosti (kadar je ustrezno),
  • poslovno administracijo, vključno z obveznostmi na področju evidenc,
  • kadar je ustrezno, za potrebe administracije in vodenja pred nastopom zaposlitve, vključno s pripravo pogodbene in nepogodbene dokumentacije ter priprave sistemov in dostopa v stavbe,
  • zaradi spremljanja postopka izbire.

     

    Pravna podlaga za našo uporabo podatkov o vas je ena od naslednjih (kar je natančneje obrazloženo v poglavju »Izvedite več«):

  • skladnost z zakonskimi obveznostmi, ki veljajo za nas;
  • izvajanje ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe;
  • zakoniti interesi, nad katerimi ne prevladajo vaši interesi varovanja podatkov;
  • če nič od zgoraj navedenega ne velja, vaša privolitev (za kar vas bomo prosili pred obdelavo podatkov).

Nameni, za katere uporabljamo informacije o vas, vključno z ustreznimi metodami zbiranja in pravnimi podlagami za uporabo, so:

 Namen
 Način zbiranja in pravna podlaga za obdelavo

Skladnost z regulativnimi obveznostmi

  • preverjanje identitete in pravice do dela
  • ocenjevanje demografske sestave naše delovne sile kot npr. spremljanje enakih možnosti

Te podatke običajno dobimo neposredno od vas.

Uporabljamo jih, ker moramo zagotavljati skladnost z zakonskimi obveznostmi, da zaposlujemo samo ljudi, ki imajo pravico delati v državi, kjer je locirano delovno mesto ter da spremljamo demografsko sestavo naše delovne sile; v državah, kjer ni take zakonske obveznosti, pa zato, ker imamo zakonit poslovni interes, da poslujemo skladno z zahtevami dobre prakse, nad katerim ne prevladujejo vaši interesi, pravice in svoboščine, da omejite uporabo podatkov o vas.

Preverjanje prijave in preverjanje preteklosti kandidata (kadar je dovoljeno z zakonom)

  • preverjanje preteklih zaposlitev, kvalifikacij, izkušenj in referenc,
  • kadar je dovoljeno z zakonom, izvajanje varnostnega preverjanja in preverjanja preteklosti kandidata

Te podatke običajno dobimo s kombiniranjem podatkov, ki jih dobimo neposredno od vas (v okviru vaše prijave)  in v kasnejših fazah  našega postopka izbire, podatkov, ki jih zbiramo od tretjih oseb kot npr. reference in (kadar je dovoljeno z zakonom) preverjanja kazenskih evidenc.

Uporabljamo jih, ker moramo zagotavljati skladnost z zakonskimi obveznostmi, da zaposlujemo samo upravičene in primerne ljudi; v državah, kjer ni take zakonske obveznosti, pa zato, ker imamo zakonit poslovni interes, da zagotavljamo vašo primernost in upravičenost do vloge pri nas, nad katerim ne prevladujejo vaši interesi, pravice in svoboščine, da omejite uporabo podatkov o vas.

 

Izbira in zaposlitev

  • izbira in zaposlitev kandidata, vključno z razgovori, ocenjevanjem psihometričnim testiranjem
  • pregled prijavnih obrazcev in spletnih orodij za ocenjevanje ter testov sposobnosti
  • uvrščanje v ožji izbor,
  • priprava ponudbe in dogovor glede ugodnosti (kadar je ustrezno),
  • skupinski razgovor, razgovor v ožjem krogu in individualni razgovor
  • ·obveščanje o rezultatu prijav in drugih priložnosti, ki so morda zanimive, oglaševanje delovnih mest in spremljanje zanimanja
  • vodenje dokumentacije 

Te podatke običajno dobimo s kombiniranjem podatkov, ki jih dobimo neposredno od vas (v različnih fazah  postopka izbire), podatkov, ki jih zbiramo od tretjih oseb kot npr. kadrovskih agencij ali platform družbenih medijev, ki jih uporabljate, da z nami delite podatke o vas.

Uporabljamo jih, ker imamo zakonit poslovni interes, da izbiramo in zaposlujemo kandidate za vloge pri nas (vključno z izvajanjem razgovorov in ocenjevanjem) ter da vodimo dokumentacijo o postopku,  nad katerim ne prevladujejo vaši interesi, pravice in svoboščine, da omejite uporabo podatkov o vas.

Upravljanje delovne sile pred zaposlitvijo

  • aktivnostiv zvezi z zaposlovanjem kot so priprava, izdaja in podpis pogodbe o zaposlitvi
  • vzpostavitev elektronske osebne evidence in osebnih map
  • vzpostavitev plačnih evidenc
  • vpis ugodnosti za novo zaposlene
  • prijava začetka zaposlitve pristojnim organom

Ti podatki se pridobivajo v kasnejših fazah našega postopka zaposlovanja in v času obdelave ponudbe za delo in/ali njenega sprejema.

Uporabljamo jih, ker imamo zakonit poslovni interes, da pripravimo potrebne dokumente za zaposlitev in potrebne notranje evidence,  nad katerim ne prevladujejo vaši interesi, pravice in svoboščine, da omejite uporabo podatkov o vas.

Spremljanje postopka zaposlitve

  • nadzor kakovosti in preverjanje skladnosti z našim postopkom zaposlovanja

Ti podatki se pridobivajo tekom našega celotnega postopka zaposlovanja.

Uporabljamo jih, ker imamo zakonit poslovni interes, da preverjamo skladnost z našim postopkom zaposlovanja,  nad katerim ne prevladujejo vaši interesi, pravice in svoboščine, da omejite uporabo podatkov o vas.

Podpora za vse gornje namene

  • upravljanje vaših računov
  • omogočanje uporabe PMI-jevih kontaktnih točk (npr., da vam dovolimo, da ostanete prijavljeni v razdelkih kontaktne točke, ki so rezervirani samo za pooblaščene uporabnike in da upravljamo vašo jezikovno preferenco)
  • korespondenca z vami
  • upravljanje vaših dogovorov z nami (npr. glede razgovora ali ocenjevanja)
  • izboljšanje vaših izkušenj
  • administracija in odpravljanje napak

Te podatke običajno dobimo s kombiniranjem podatkov, ki jih dobimo neposredno od vas (ime, geslo (ali podobno) in podatkov, ki jih avtomatizirano zbiramo (npr., podatki o vaši napravi in piškotkih ter druge tehnologije sledenja).

Uporabljamo jih na podlagah, ki ustrezajo namenu  uporabe podatkov, ki jih podpiramo. Npr., kadar upravljamo vaš račun, da nudimo podporo pri iskanju dela ali podporo aplikaciji, podatke uporabljamo na podlagi zakonitega poslovnega interesa, da poslujemo in zaposlujemo delovno silo, nad katerim ne prevladujejo vaši interesi, pravice in svoboščine varovanja podatkov o vas.

Poslovna analitika in izboljšave

  • ocenjevanje učinkovitosti našega postopka zaposlovanja
  • za poslovno analitiko in izboljšave (vključno z našim postopkom zaposlovanja,  dogodki, digitalnimi PMI-jevimi kontaktnimi točkami in  podatki, ki jih mi (ali z nami povezane družbe) nudimo kandidatom za zaposlitev).

To je običajno kombinacija podatkov, ki nam jih posredujete; podatkov, ki jih pridobimo avtomatizirano; in (kadar je zakonsko dovoljeno) podatkov, ki jih pridobimo od tretjih oseb.

Uporabljamo jih, ker imamo zakonit poslovni interes, da analiziramo, ocenjujemo učinkovitost in izboljšujemo naša prizadevanja glede zaposlovanja, postopke, PMI-jeve kontaktne točke ter dogodke,  nad katerim ne prevladujejo vaši interesi, pravice in svoboščine varovanja podatkov o vas.


Tam, kjer naša uporaba vaših podatkov ne temelji na eni od zgornjih pravnih podlag, vas bomo pred obdelavo vaših podatkov prosili za privolitev (ti primeri bodo jasni iz konteksta). Za obdelavo posebnih vrst vaših podatkov vas lahko občasno prosimo za izrecno privolitev.

V nekaterih primerih lahko vaše podatke uporabimo na načine, ki niso opisani zgoraj. V takih primerih vam bomo posredovali dodatno obvestilo o zasebnosti z obrazložitvijo take uporabe. Priporočamo, da vsa morebitna dodatna obvestila preberete skupaj s tem obvestilom.

Ali sprejemamo kakšne odločitve avtomatizirano?

O katerihkoli zadevah, navedenih v tem obvestilu, lahko sprejemamo avtomatizirane odločitve (npr. o tem, koga vključiti v ožji izbor za razgovor). Če to izvajamo, vas bomo takrat na to opozorili ter vam posredovali informacije o logiki, na kateri bo odločitev temeljila kot tudi o pomenu in predvidenih posledicah za vas v primeru takšne uporabe vaših podatkov.

S kom izmenjujemo vaše podatke in za kakšen namen?

Vaše podatke lahko izmenjujemo s/z:

  • PMI povezanimi družbami;
  • tretjimi osebami, ki s PMI povezanim družbam ali vam nudijo izdelke ali storitve (npr. kadrovske agencije,ponudniki preverjanja preteklosti in ponudniki spletnega ocenjevanja); in
  • drugimi tretjimi osebami, kjer zakonodaja to dopušča ali zahteva (npr. regulativni organi; vladni oddelki; pretekli, potencialni oz. bodoči delodajalci; in v kontekstu organizacijskega prestrukturiranja).

Izmenjava podatkov z drugimi s PMI povezanimi družbami

  • Vaši podatki se bodo izmenjavali s podjetjem Philip Morris International Management SA (s sedežem v Lozani v Švici), kjer je osrednja uprava za obdelavo osebnih podatkov s PMI povezanih družb. Vaše podatke prav tako lahko izmenjujemo s ponudnikom tehnologije za s PMI povezane družbe, Philip Morris International IT Service Centre Sarl (s sedežem v Lozani v Švici). Philip Morris International Management SA in Philip Morris International IT Service Centre Sarl obdelujeta vaše podatke za vse namene, ki so opisani v tem obvestilu.
  • Podatki o vas se lahko izmenjujejo z drugimi s PMI povezanimi družbami za vse namene, ki so opisani v tem obvestilu (npr. zaradi ugotovitve, ali izpolnjujete zahteve za delovna mesta, ki so na voljo pri katerikoli s PMI povezani družbi). Ko naložite podatke v platformo za iskanje delovnih mest, so ti podatki na voljo vsem s PMI povezanim družbam in vsaka s PMI povezana družba jih lahko obdeluje za svoje lastne namene zaposlovanja. To se zgodi tudi, kadar se odzovete na objavljeno delovno mesto, ki se sklicuje na določeno s PMI povezano družbo. Zato se podatki o vas lahko prenašajo globalno (če se vaši podatki zberejo v okviru Evropskega gospodarskega prostora, to pomeni, da se lahko iznesejo izven njega).

Podrobnosti o s PMI povezanih družbah in državah, v katerih delujejo, so na voljo tukaj.

Izmenjava podatkov s tretjimi osebami

  • Vaše podatke lahko izmenjujemo s tretjimi osebami, ki s PMI povezanim družbam ali vam nudijo izdelke ali storitve (npr. kadrovske agencije,ponudniki preverjanja preteklosti, ponudniki spletnega ocenjevanja ponudniki informacijskih storitev in ponudniki preverjanja identitete).
  • Vaše podatke lahko izmenjujemo z drugimi tretjimi osebami, kjer je to potrebno oz. zakonsko dovoljeno, npr.: z regulativnim organom, vladnim oddelkom, kot odgovor na zahtevek organa pregona oz. drugega vladnega uradnika, če menimo, da je razkritje potrebno ali ustrezno za preprečitev fizične škode ali finančne izgube, ali v povezavi s preiskavo suma nezakonitega dejanja oz. dejanskega nezakonitega dejanja, ter v kontekstu organizacijskega prestrukturiranja.
  • Če za vas organiziramo potovanje ali nastanitev (npr., če morate potovati, da se udeležite razgovora), se vaši podatki lahko izmenjajo s tretjimi osebami, ki urejajo potovanje in nastanitev, nudijo prevozne oz. druge s potovanjem povezane storitve, kot npr. potovalni agenti, spletni ponudniki rezervacij, ponudniki vstopnic/vozovnic, letalske družbe, podjetja za izposojo avtomobilov, ponudniki železniških storitev in hoteli. Te tretje osebe bodo vaše podatke uporabile za svoje namene (npr. za izvršitev svojih obveznosti, da vam zagotovijo prevoz in nastanitev), za več informacij o njihovi uporabi vaših podatkov pa vam priporočamo, da si preberete njihova obvestila o zasebnosti.

Kam se vaši podatki lahko pošljejo?

Tako kot v vsaki mednarodni organizaciji tudi s PMI povezane družbe podatke pošiljajo po vsem svetu.  Ko naložite podatke v platformo za iskanje delovnih mest, so ti podatki na voljo vsem s PMI povezanim družbam in vsaka jih lahko obdeluje za svoje lastne namene zaposlovanja. To se zgodi tudi, kadar se odzovete na objavljeno delovno mesto, ki se sklicuje na določeno s PMI povezano družbo. Zato se podatki o vas lahko prenašajo globalno (če se vaši podatki zberejo v okviru Evropskega gospodarskega prostora, to pomeni, da se lahko iznesejo izven njega).

Ko se podatki uporabljajo na način, ki je opisan v tem obvestilu, se lahko vaši podatki prenesejo bodisi znotraj bodisi iz države ali teritorija, v katerem so bili pridobljeni, vključno v države oz. teritorije, ki morda nimajo enakovrednih standardov o varstvu podatkov.

S PMI povezane družbe v Evropskem gospodarskem prostoru (EEA) bodo osebne podatke poslale s PMI povezanim družbam zunaj EEA. Npr.,  da bi olajšali globalno poslovanje. V vseh primerih bo prenos:

  • na podlagi sklepa Evropske komisije o ustreznosti;
  • podvržen ustreznim varovalom, npr. vzorčnim pogodbam EU; ali
  • potreben za izpolnjevanje pogodbenih obveznosti, ki veljajo v razmerju med nami in vami (oz. za izvajanje ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe), oz. za sklenitev ali izpolnitev sklenjene pogodbe v vašem interesu med nami in tretjo osebo, kot npr. v povezavi z ureditvijo potovanja.

V vseh primerih bodo v takih državah oz. teritorijih izvršeni ustrezni varnostni ukrepi za varstvo osebnih podatkov skladno z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov.

Kako varujemo vaše podatke?

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za varovanje osebnih podatkov, ki jih hranimo, zato da jih zaščitimo pred nepooblaščenim razkritjem, uporabo, spreminjanjem ali uničenjem. Kjer je to primerno, uporabljamo šifriranje podatkov in druge tehnologije, s katerimi varujemo osebne podatke, ki ste jih posredovali. Prav tako od naših izvajalcev storitev zahtevamo, da delujejo skladno s strogimi zahtevami glede zasebnosti in varovanja osebnih podatkov.

Kako dolgo se vaši podatki hranijo?

Vaše podatke bomo hranili, dokler ne izpolnimo namena, za katerega so bili zbrani. Nato jih bomo izbrisali. Dolžina obdobja hrambe podatkov je odvisna od namena, za katerega so bili zbrani. V nekaterih okoliščinah imate pravico zahtevati izbris podatkov. Včasih pa smo tudi pravno zavezani k hrambi podatkov, npr. za davčne in računovodske namene.

Običajno hranimo podatke na podlagi meril, opisanih v spodnji tabeli:

 Vrsta
 Razlaga/tipična merila hrambe
  • podatki o postopku zaposlovanja

Če se prijavite za delo pri nas, bomo vodili evidenco o vaši prijavi in jo shranili, dokler ostaja relevantna za naše medsebojno razmerje, npr. v času postopka zaposlovanja, da vas seznanimo z drugimi priložnostmi, ki vas utegnejo zanimati in, v primeru uspešne prijave, ves čas vaše zaposlitve pri nas.

Praviloma se podatki o vas hranijo do 12 mesecev od dneva, ko ste se nazadnje prijavili za platformo za zaposlovanje. Kot minimum, podatke o procesu zaposlovanja v zakonsko predpisanem roku, v katerem se lahko zahtevajo zahtevki, ki izhajajo iz zaposlitvenega procesa. Podatke o vas lahko hranimo i za daljše obdobje, če se prijavite za določene vrste delovnih mest in to je dovoljeno ali prepisano v državi v kateri se nahaja to delo.

Druge evidence, ki so pomembne za postopek zaposlovanja (na primer rezultatov ocenjevanja in preverjanje preteklosti kandidata) so shranjene v kratkem obdobju, dokler se ne ustvarijo stalne evidence (na primer, evidenca rezultatov ocenjevanja ali preverjanja preteklosti kandidata).

  • evidence obiskovalcev

Če obiščete naše stavbe, so evidence obiskov običajno shranjene le za obdobje nekaj mesecev.

  • CCTV

V kolikor obiščete naše stavbe, so zapisi CCTV običajno shranjeni le za nekaj dni.

  • dnevniki revizije sistema

Dnevniki revizije sistema se običajno hranijo le nekaj mesecev.

  • poslovna analitika

Poslovno analitični podatki se običajno zbirajo avtomatizirano, ko uporabite PMI-jeve stične točke, in se anonimizirajo / združijo kmalu zatem.

Kakšne pravice in možnosti imate?

Upravičeni ste lahko do nekaterih ali vseh spodnjih pravic v povezavi z vašimi podatki, ki jih hranimo:

  • zahtevate lahko dostop do podatkov;
  • zahtevate lahko, da podatke popravimo, posodobimo ali izbrišemo;
  • zahtevate lahko, da v določenih okoliščinah omejimo njihovo uporabo;
  • ugovarjate lahko naši uporabi podatkov (velja v določenih okoliščinah);
  • prekličete lahko svojo privolitev za našo uporabo podatkov;
  • prenosljivost podatkov (velja v določenih okoliščinah);
  • prepoveste lahko uporabo podatkov za neposredno trženje; in
  • vložite pritožbo nadzornemu organu v vaši državi (če le-ta obstaja).

Nudimo vam preproste načine uveljavljanja teh pravic, kot npr. povezave za odjavo ali kontaktiranje YourHR@pmi.com oz. uporabo kontaktov v točki »Na koga se lahko obrnete glede vprašanj?« na koncu tega obvestila.

Vaše pravice so odvisne od zakonov v vaši državi. Če ste v Evropskem gospodarskem prostoru, imate pravice, ki so navedene v spodnji tabeli. Če ste drugje, lahko za več informacij kontaktirate z nami (glejte točko »Na koga se lahko obrnete glede vprašanj?« na koncu tega obvestila).

Pravica v povezavi z vašimi podatki, ki jih hranimo
Več podrobnosti (opomba: pri vseh pravicah veljajo določene pravne omejitve)
  • Zahtevate lahko dostop do podatkov.

To je potrditev o:

  • dejstvu, ali vaše podatke obdelujemo ali ne;
  • našem imenu in kontaktnih podatkih;
  • namenu obdelave;
  • vrstah zadevnih podatkov;
  • vrstah oseb, s katerimi izmenjujemo podatke, in o ustreznih varovalih za zaščito podatkov, če je katerakoli oseba zunaj EEA, in zanjo ne velja sklep Evropske komisije o ustreznosti;
  • (če ga imamo) viru podatkov, če podatkov nismo pridobili od vas;
  • (v obsegu, ki ga imamo, o čemer bi vas obvestili) obstoju avtomatiziranega odločanja, vključno s profiliranjem, ki ustvarja pravne učinke, ki zadevajo vas oz. imajo bistven učinek na vas, ter podatke o vključeni logiki, kot tudi o pomembnosti in predvidenih posledicah take obdelave za vas; in
  • merilih za določanje obdobja hrambe vaših podatkov.

Na vašo zahtevo vam bomo posredovali kopijo vaših podatkov, ki jih uporabljamo (če le-to ne vpliva na pravice in svoboščine drugih).

  • Zahtevate lahko, da podatke popravimo ali posodobimo.

To velja samo, če podatki, ki jih imamo, niso točni oz. popolni.

  • Zahtevate lahko, da jih izbrišemo.

To velja, če:

  • podatki, ki jih hranimo, niso več potrebni za namen, za katerega jih uporabljamo;
  • uporabljamo podatke na podlagi vaše privolitve, vi pa tako privolitev prekličete (v tem primeru z vami ne bomo več kontaktirali, razen če nam poveste, da želite izbris vseh vaših podatkov, v tem primeru bomo upoštevali vaše želje);
  • podatke uporabljamo na podlagi zakonitih interesov, po vašem ugovoru pa ugotovimo, da nimamo prevladujočega interesa za nadaljevanje uporabe;
  • so bili podatki pridobljeni ali uporabljeni nezakonito; ali

je namen skladnost z zakonsko obveznostjo.

  • Zahtevate lahko, da omejimo obdelavo podatkov.

Ta pravica velja začasno (za čas našega pregleda vašega zahtevka), če:

  • izpodbijate točnost podatkov, ki jih uporabljamo; ali
  • ste vložili ugovor zoper našo uporabo vaših podatkov na podlagi zakonitega interesa

    (če uveljavite svoje pravice v teh primerih, vas bomo obvestili, preden znova uporabimo vaše podatke).

    Ta pravica prav tako velja, če:

  • je naša uporaba podatkov nezakonita, vi pa nasprotujete izbrisu podatkov; ali

podatkov ne potrebujemo več, vendar jih potrebujemo za vzpostavitev pravne zadeve.

  • Podate lahko ugovor zoper obdelavo podatkov.

Tukaj imate dve pravici:

  • če vaše podatke uporabljamo za neposredno trženje: lahko „prepoveste“ obdelavo (ne da bi to utemeljili), mi pa bomo ravnali skladno z vašo zahtevo; in
  • če vaše podatke uporabljamo na podlagi zakonitega interesa za druge namene, ki niso neposredno trženje, lahko podate ugovor zoper našo uporabo podatkov za te namene, obrazložite svojo določeno situacijo, mi pa bomo vaš ugovor obravnavali.

 

  • Prekličete lahko svojo privolitev o uporabi podatkov.

To velja, če je pravna podlaga za uporabo vaših podatkov vaša privolitev. Ti primeri bodo jasni iz konteksta.

  • Ugovarjate lahko avtomatiziranemu odločanju

To velja, če v okviru našega postopka zaposlovanja sprejmemo odločitev izključno na podlagi avtomatizirane obdelave in takšna odločitev ustvari pravne učinke, ki se nanašajo na vas ali na vas podobno vplivajo (npr., niste povabljeni na razgovor na podlagi odločitve); v takem primeru imate pravico ugovarjati zoper odločitev, zahtevati, da odločitev pregleda človek in izraziti svoje stališče.   

Ta pravica ne velja, če:

  1. ste dali svojo privolitev pred odločitvijo;
  2. je uporaba podatkov o vas potrebna za sklenitev ali izpolnjevanje pogodbe med vami in nami; ali
  3. je to zakonsko dovoljeno.

Kot je zgoraj navedeno, vas bomo o takih odločitvah takrat opozorili ter vam posredovali informacije o logiki, na kateri bo odločitev temeljila kot tudi o pomenu in predvidenih posledicah za vas v primeru takšne uporabe vaših podatkov.

  • Zahtevate lahko prenosljivost podatkov

Če:

  • ste nam vi posredovali podatke; in
  • uporabljamo te podatke z avtomatiziranimi sredstvi in na podlagi bodisi vaše privolitve bodisi zaradi izpolnjevanja naših pogodbenih obveznosti, ki jih imamo do vas,

potem imate pravico zahtevati, da vam vrnemo podatke v splošno uporabljani obliki, zahtevate pa lahko tudi, da vaše podatke pošljemo drugi osebi, če je to za nas tehnično izvedljivo.

  • Vložite lahko pritožbo pri nadzornemu organu v vaši državi.

Vsaka država v Evropskem gospodarskem prostoru mora zagotavljati vsaj en javni organ za ta namen.

Njihove kontaktne podatke lahko najdete tukaj:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Za druge države se obrnite na spletno stran nadzornega organa vaše države.

Dodatne točke, ki veljajo za določene države

V določenih državah imate lahko nekatere dodatne pravice.

  • Če ste v Franciji, imate pravico, da nam posredujete navodila glede svojih podatkov v primeru vaše smrti (še posebej, če jih naj hranimo naprej ali izbrišemo in če imajo drugi pravico do vpogleda). Vi lahko:
  1. izdate splošna navodila ponudniku digitalnih storitev pri francoskemu nadzornemu organu za varstvo podatkov („CNIL“) (ta navodila veljajo za vse uporabe vaših podatkov); ali
  2. nam posredujete določena navodila, ki veljajo samo za našo uporabo vaših podatkov.

Zaradi vaših navodil smo lahko primorani k prenosu vaših podatkov k tretji osebi (če pa podatki vsebujejo tudi podatke drugih oseb, potem zaradi spoštovanja njihovih pravic do zasebnosti vaših navodil ne bomo mogli upoštevati v celoti). Če želite biti prepričani, da bodo vaša navodila upoštevana, lahko za to določite tretjo osebo. Če tretje osebe za ta namen ne imenujete, bodo vaši nasledniki (razen če v vaših navodilih navedete drugače) upravičeni do uveljavitve vaših pravic glede vaših podatkov po vaši smrti:

  1. zaradi upravljanja vaše zapuščine (v tem primeru bodo vaši nasledniki imeli dostop do vaših podatkov zaradi identifikacije in pridobitve podatkov, ki so lahko uporabni za upravljanje vaše zapuščine, kar vključuje vse digitalne dobrine oz. podatke, ki se lahko obravnavajo kot družinski spomini, ki so prenosljivi na vaše naslednike); in
  2. zaradi zagotovitve, da osebe, ki uporabljajo vaše podatke, upoštevajo vašo smrt (kot npr. zaprtje vašega računa in omejitev uporabe računa oz. posodobitev vaših podatkov).

Svoja navodila lahko kadar koli spremenite ali prekličete. Za več o obdelavi vaših podatkov v primeru vaše smrti si preberite člen 40-1 zakona 78-17 z dne 6. 1. 1978. Po vaši smrti boste prenehali uporabljati svoj račun, mi pa bomo izbrisali vaše podatke skladno z našimi politikami o hranjenju (za podrobnosti glejte poglavje »Kako dolgo se vaši podatki hranijo?«).

Na koga se lahko obrnete glede vprašanj?

Če imate kakršno koli vprašanje oz. če želite uveljaviti svoje pravice, lahko stopite z nami v stik preko YourHR@pmi.com ali se lahko obrnete na upravljavca osebnih podatkov posamezne PMI povezane družbe (če ga ima), katerega kontaktne podatke najdete tukaj. Kontaktni podatki bodo prav tako posredovani v korespondenci, ki vam jo pošilja s PMI povezana družba.

Če ima vaša država organ za varstvo podatkov, imate pravico kontaktirati z njim glede kakršnega koli vprašanja ali pomisleka. Če ustrezna s PMI povezana družba ne more rešiti vašega vprašanja ali pomisleka, imate pravico do sodnega postopka pred nacionalnim sodiščem.

Spremembe tega obvestila

To obvestilo lahko občasno posodobimo (kot tudi vsako dodatno obvestilo o zasebnosti). O spremembah bomo obveščali tam, kjer smo dolžni na podlagi zakona.

Nazadnje spremenjeno 22. maja 2018.