Wie zijn we?

Wij zijn een gelieerde onderneming van Philip Morris International, een groep ondernemingen. Alle gelieerde ondernemingen van de groep worden hier vermeld, samen met de contactgegevens van de functionarissen voor gegevensbescherming, indien van toepassing. Gebruik deze gegevens als u contact met ons wilt opnemen. Onze gegevens (naam, adres, enz.) zijn apart aan u gegeven tijdens (of ter bevestiging van) de verzameling van gegevens over u, bijv. in een verklaring in een app of op een website of in een e-mail met een link naar deze verklaring.

  • Philip Morris International of PMI betekent Philip Morris International, een toonaangevende internationale tabaksgroep. Het bestaat uit een aantal bedrijven of “gelieerde ondernemingen”.
  • Gelieerde ondernemingen van PMI: Elk lid van de Philip Morris International bedrijvengroep is een “gelieerde onderneming van PMI”. "Wij" (of "ons" of "onze") verwijst naar elke aan PMI gelieerde onderneming: wanneer u een kandidatenprofiel opstelt of solliciteert naar een baan, verstrekt u informatie over u aan elke aan PMI gelieerde onderneming, en elke aan PMI gelieerde onderneming kan informatie over u verwerken voor haar eigen wervingsdoeleinden. Dit is zelfs het geval wanneer u reageert op een vacature waarin een specifieke aan PMI gelieerde onderneming of een bepaald land/gebied wordt genoemd.

Hoe verzamelen we gegevens over u?

We kunnen op verschillende manieren gegevens over u verzamelen.

  • U kunt ons rechtstreeks informatie verstrekken (bijv. bij het aanmaken van een account, het aanmaken van een kandidatenprofiel, het solliciteren naar een baan, het bijwonen van een sollicitatiegesprek, het invullen van een test/beoordeling, het versturen van een e-mail of het bellen naar ons).
  • We kunnen automatisch gegevens verzamelen wanneer u onze systemen gebruikt of wanneer wij met u communiceren (bijv. wanneer u een PMI-app of -website gebruikt of wanneer wij technologieën gebruiken om te observeren wanneer u e-mails ontvangt of opent of sms-berichten ontvangt).
  • Wij kunnen ook informatie verkrijgen van derden (bijvoorbeeld van wervingsbureaus, referentieverstrekkers, (indien wettelijk toegestaan) aanbieders van achtergrondonderzoeken en openbaar beschikbare bronnen, zoals een bedrijfswebsite, zoekopdrachten op internet platforms voor sociale media zoals LinkedIn).

In deze verklaring verwijzen we naar alle methoden waarmee u in contact bent met ons als “PMI-touchpoints”. PMI-touchpoints omvatten zowel fysieke (bijv. kantoren, winkels en evenementen) als digitale (bijv. apps en websites) plekken.

We kunnen gegevens verzamelen die u rechtstreeks aan ons heeft verstrekt. Doorgaans gebeurt dit wanneer u:

  • zich aanmeldt om lid te worden van onze database (dit kan bijvoorbeeld persoonlijk, via een app of online wanneer u een account en een kandidatenprofiel aanmaakt);
  • een sollicitatie en ondersteunende informatie bij ons indient;
  • deelneemt aan een sollicitatiegesprek;
  • een test/beoordeling uitvoert;
  • informatie verstrekt over de aanvaarding van een baan, het antecedentenonderzoek en de inwerkperiode (indien van toepassing);
  • een digitaal touchpoint downloadt of gebruikt (bijv. een app of website);
  • contact met ons opneemt via een PMI-touchpoint of via e-mail, sociale media of telefonisch;
  • zich inschrijft om persberichten, e-mail alerts of job updates te ontvangen;
  • deelneemt aan enquêtes of (waar de wet dit toestaat) wedstrijden of acties; of
  • een evenement bezoekt dat een gelieerde onderneming van PMI heeft georganiseerd.

We kunnen gegevens verzamelen via een elektronisch apparaat, als u ervoor kiest om die gegevens naar ons te sturen. Deze gegevens kunnen met ons worden gedeeld via een directe verbinding met het internet, of via een van onze apps die u kunt downloaden.

We kunnen automatisch gegevens over u verzamelen. Doorgaans gebeurt dit wanneer u:

  • onze kantoren bezoekt (bijv. via video-opnamen en logboeken voor toegang tot gebouwen);
  • online vaardigheids- en bekwaamheidstests aflegt (inclusief online en via video-opname);
  • een evenement bezoekt dat een gelieerde onderneming van PMI heeft georganiseerd (bijv. via sensoren op het evenement die verbinding maken met mobiele apparaten);
  • de systemen van PMI of door PMI verstrekte apparaten zoals een laptop gebruikt;
  • met ons communiceert (bijv. via een PMI-touchpoint of via e-mail of sociale media platforms);
  • PMI-touchpoints gebruikt (bijv. cookies en webbakens/pixels); of
  • publieke posts plaatst op sociale mediaplatforms die we volgen (bijv. zodat we de publieke opinie begrijpen).

Zoals hierboven vermeld, kunnen we automatisch informatie over u verzamelen door cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën (zoals web beacons/pixels) te gebruiken die u ontvangt wanneer u digitale PMI-touchpoints bezoekt of een e-mail van ons ontvangt. De specifieke cookies en andere mechanismen zijn afhankelijk van het PMI-touchpoint in kwestie. Om meer te weten te komen over deze mechanismen die op een PMI-touchpoint worden gebruikt, inclusief hoe u cookies kunt aanvaarden of weigeren, raadpleegt u de informatie die op of via dat touchpoint beschikbaar wordt gesteld. Deze mechanismen kunnen Google Analytics-cookies omvatten (zie https://policies.google.com/technologies/partner-sites).

Waar de wet dit toestaat, kunnen we gegevens over u verzamelen die van derden afkomstig zijn. Dit kan het volgende omvatten:

  • informatie van wervingsbureaus;
  • informatie die wordt gedeeld tussen gelieerde ondernemingen van PMI;
  • informatie van sociale mediasites van derden (bijvoorbeeld als u ervoor kiest uw aanmeldingsproces bij het vacatureplatform te vereenvoudigen door directe toegang mogelijk te maken nadat u zich hebt aangemeld bij uw sociale media-account van derden, zoals Gmail of Yahoo!, of als u informatie naar het platform wilt uploaden (bijvoorbeeld vanaf LinkedIn) in plaats van handmatig een sollicitatie in te vullen); en
  • openbaar beschikbare profielinformatie (zoals uw ervaring, vaardigheden en interesses) op sociale mediasites van derden (zoals LinkedIn).

We kunnen ook gegevens verzamelen in een andere context die op dat moment aan u duidelijk wordt gemaakt.

Welke gegevens over u verzamelen we?

We kunnen verschillende soorten gegevens over u verzamelen:

  • informatie die nodig is om onze relatie met u te beheren en te administreren (waaronder, indien wij daarmee instemmen, de vergoeding van bepaalde kosten voor het bijwonen van een sollicitatiegesprek) en om ons bedrijf te runnen, waaronder om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen (bijv. verificatie van uw identiteit, uw recht om te werken, sollicitatiegegevens en, indien wettelijk toegestaan, uw geschiktheid voor een baan met behulp van achtergrondcontroles)
  • informatie die u ons geeft in uw kandidatenprofiel, sollicitatie, formulieren of enquêtes
  • informatie die nodig is om te beoordelen of u in aanmerking komt voor een functie en om een shortlist op te stellen en kandidaten te selecteren
  • gegevens over uw bezoeken aan onze kantoren en deelname aan evenementen
  • indien van toepassing, informatie die nodig is om u een baan aan te bieden en u in te werken (zoals het doen van een aanbod, het opstellen van een arbeidsovereenkomst, het verstrekken van informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden en het regelen van toegang tot systemen)
  • informatie verzameld in het kader van ons toezicht op en de voortdurende verbetering van het aanwervingsproces
  • gegevens die u aan ons vertrekt via telefoontjes of e-mails die u ons stuurt
  • gegevens over uw voorkeuren, interesses en loopbaanambities (met inbegrip van gegevens die we afleiden uit andere gegevens, bijv. uit statistische informatie)
  • informatie verzameld als onderdeel van bedrijfsanalyses en -verbeteringen
  • statistische gegevens over u (bijv. over mensen in bepaalde geografische gebieden)

Gegevens die we rechtstreeks van u verzamelen zullen blijken uit de context waarin u deze aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld:

  • tijdens de sollicitatie- en aanwervingsprocedure verstrekt u uw naam, contactgegevens, vaardigheden, kwalificaties, informatie over uw ervaring en, indien wij daarmee instemmen, informatie (zoals uw bankgegevens) om ons in staat te stellen bepaalde kosten voor het bijwonen van een sollicitatiegesprek te vergoeden;
  • tijdens een sollicitatiegesprek of beoordeling geeft u antwoorden op vragen;
  • u kunt informatie verstrekken over uw loopbaanambities en interesses zodat wij u relevante vacatures kunnen toesturen; en
  • we kunnen gegevens verzamelen waarmee we uw identiteit en recht om te werken kunnen verifiëren, bijv. een kopie van een identiteitsdocument of de afbeelding van uw gezicht.

Gegevens die we automatisch verzamelen zullen over het algemeen betrekking hebben op:

  • details van uw bezoeken aan onze kantoren, aanwezigheid bij sollicitatiegesprekken, beoordelingen en evenementen (zoals tijdstip en duur);
  • details van uw gebruik van PMI-touchpoints (zoals geraadpleegde applicaties/informatie, tijdstip en duur, gezochte informatie); en
  • uw apparaten (zoals IP-adres of andere unieke apparaat-ID, locatiegegevens, gegevens van cookies die we mogelijk op uw apparaat hebben bewaard).

Informatie die wij van derden verzamelen zal over het algemeen bestaan uit:

  • sollicitatiegegevens van wervingsbureaus (wanneer u via een wervingsbureau naar een functie solliciteert);
  • referenties en werkcertificaten van uw vorige werkgevers of uw andere referentieverstrekkers;
  • indien wettelijk toegestaan, informatie over antecedentenonderzoeken voor zover passend voor de functie (zoals validering van identiteitsdocumenten, adrescontrole, bevestiging van kwalificaties en arbeidsverleden, toetsing aan lijsten met sancties en politiek prominente personen en gegevens over eventuele veroordelingen);
  • inloggegevens en profielinformatie van sociale mediasites van derden (bijvoorbeeld als u ervoor kiest uw aanmeldingsproces bij het vacatureplatform te vereenvoudigen door directe toegang mogelijk te maken nadat u zich hebt aangemeld bij uw sociale media-account van derden, zoals Gmail of Yahoo!, of als u informatie naar het platform wilt uploaden (bijvoorbeeld vanaf LinkedIn) in plaats van handmatig een sollicitatie in te vullen); en
  • openbaar beschikbare profielinformatie (zoals uw functie, vaardigheden, kwalificaties, ervaring en interesses, bijvoorbeeld van een bedrijfswebsite, zoekopdrachten op internet of op sociale mediaplatforms zoals LinkedIn).

Informatie die we over u verzamelen en verwerken, kan het volgende omvatten:

  • naam
  • wachtwoord
  • adres, inclusief thuis en correspondentie
  • contactgegevens, inclusief persoonlijk e-mailadres en thuis-/persoonlijk mobiel telefoonnummer wanneer deze gegevens als onderdeel van uw sollicitatie worden verstrekt
  • geslacht
  • sollicitatiebrief
  • cv/sollicitatie, met inbegrip van persoonlijke en professionele informatie
  • hoe u op de hoogte bent gekomen van de vacature
  • geschiktheid om te werken, inclusief paspoort of ander officieel identiteitsbewijs
  • referenties
  • diploma's en certificaten
  • opleidings- en arbeidsverleden
  • informatie over militaire dienst
  • vacatures waarvoor u gesolliciteerd hebt
  • huidige, verwachte en aangeboden arbeidsvoorwaarden (bijv. salaris, werktijden, vakantie, secundaire arbeidsvoorwaarden)
  • notities van sollicitatiegesprekken en beoordelingsresultaten
  • resultaat van de sollicitatie en de reden
  • reden waarom u uw sollicitatie intrekt (indien van toepassing)
  • gegevens sociale verzekering en inkomstenbelasting
  • belastingcode
  • geboortedatum
  • gezinsstatus en -situatie
  • bankrekeninggegevens (als wij ermee instemmen u bepaalde kosten te vergoeden voor het bijwonen van een sollicitatiegesprek of als u een baan wordt aangeboden en deze accepteert)
  • foto's en video-opnamen
  • gebruikersinformatie van systemen
  • geautomatiseerde registratie van uw gebruik van informatiesystemen van PMI
  • gegevens die ons worden verstrekt bij het gebruik van informatiesystemen die door gelieerde ondernemingen van PMI worden beheerd
  • gegevens over uw bezoeken aan onze kantoren en evenementen

Wij kunnen ook bijzondere categorieën van informatie over u verzamelen en verwerken, zoals uw:

  • ras of etnische afstamming (bv. voor toezicht op gelijke kansen)
  • politieke opvattingen (alleen als u deze informatie vrijwillig deelt)
  • religieuze of filosofische overtuigingen (bijv. voor redelijke aanpassingen)
  • seksuele geaardheid (bijv. voor monitoring van gelijke kansen of als u deze informatie vrijwillig deelt)
  • vakbondslidmaatschap (alleen als u deze informatie vrijwillig deelt)
  • gegevens over uw gezondheid, inclusief eventuele invaliditeit (bijv. voor redelijke aanpassingen)

Wij verwerken dit soort gegevens als u ze vrijwillig met ons deelt, als wij een wettelijke verplichting hebben om de informatie te verwerken en, in verband met de aanwervingsprocedure, om te voorzien in redelijke aanpassingen.

Voor welke doeleinden gebruiken we gegevens van u en op welke wettelijke grond?

In deze sectie omschrijven we de doeleinden waarvoor we persoonsgegevens gebruiken. Dit is echter een algemene verklaring, en wanneer de wetten van uw land bepaalde in deze verklaring beschreven activiteiten beperken of verbieden, zullen we gegevens over u voor deze doeleinden in dat land niet gebruiken.

Onderhevig aan het bovenstaande, gebruiken we gegevens over u voor de volgende doeleinden:

  • controles uitvoeren op de identiteit, de geschiktheid voor een functie en het recht om te werken
  • arbeidsverleden, kwalificaties, ervaring en referenties verifiëren
  • indien wettelijk toegestaan, kandidaten doorlichten en een antecedentenonderzoek uitvoeren
  • werving en selectie uitvoeren, waaronder sollicitatiegesprekken, beoordelingen en psychometrische profilering, shortlisting, functieaanbod en secundaire arbeidsvoorwaarden (indien van toepassing)
  • bedrijfsadministratie, met inbegrip van verplichtingen voor het bijhouden van gegevens
  • in voorkomend geval, beheer van de vergoeding van kosten voor het bijwonen van een sollicitatiegesprek
  • indien van toepassing, administratie en beheer vóór indiensttreding, met inbegrip van het opstellen van contractuele en niet-contractuele documenten, en het regelen van de toegang tot systemen en gebouwen
  • monitoring van het aanwervingsproces
  • voor bedrijfsanalyses en verbeteringen, waaronder voor ons aanwervingsproces, evenementen, digitale PMI-touchpoints, PMI-systemen en apparaten en de informatie die we (of onze gelieerde ondernemingen) aan sollicitanten verstrekken

De wettelijke grondslag voor ons gebruik van gegevens over u is een van de volgende (wat we meer gedetailleerd toelichten in het deel “Meer informatie”):

  • naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen
  • om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat een overeenkomst wordt gesloten
  • een legitiem zakelijk belang dat niet wordt opgeheven door belangen die u heeft om de informatie te beschermen
  • wanneer geen van bovenstaande van toepassing is, of waar de wet dit vereist, uw toestemming (die we zullen vragen voordat we de gegevens verwerken)

De doeleinden waarvoor we uw gegevens gebruiken, met bijbehorende verzamelmethoden en een wettelijke grondslag voor ons, zijn:

DoelVerzamelmethode en wettelijke grondslag voor verwerking

Voldoen aan wettelijke verplichtingen

 

  • controles van de identiteit en het recht om te werken 
  • beoordeling van de demografische samenstelling van ons personeelsbestand, zoals monitoring van gelijke kansen

Deze informatie wordt over het algemeen rechtstreeks door u aan ons verstrekt.

Wij gebruiken deze informatie omdat wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting om alleen mensen in dienst te nemen die het recht hebben om te werken in het land waar de baan zich bevindt en om de demografie van ons personeelsbestand te monitoren, of, in landen waar een dergelijke wettelijke verplichting niet bestaat, omdat wij een legitiem zakelijk belang hebben om ons bedrijf te runnen in overeenstemming met de vereisten van goede praktijken, dat niet minder zwaar doorweegt dan uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

Verificatie van sollicitaties en doorlichting van kandidaten (indien wettelijk toegestaan) 

 

  • verificatie van arbeidsverleden, kwalificaties, ervaring en referenties
  • indien wettelijk toegestaan, doorlichting en antecedentenonderzoek van kandidaten

Dit zal meestal een combinatie zijn van informatie die u rechtstreeks verstrekt (als onderdeel van uw sollicitatie) en, tijdens de latere fasen van ons aanwervingsproces, informatie die wij van derden verzamelen, zoals referenties en (waar wettelijk toegestaan) onderzoeken van het strafregister.

Wij gebruiken deze informatie omdat wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting om alleen in aanmerking komende en geschikte mensen in dienst te nemen, of, in landen waar een dergelijke wettelijke verplichting niet bestaat, omdat wij een legitiem zakelijk belang hebben om uw inzetbaarheid en geschiktheid voor een functie bij ons te waarborgen, dat niet minder zwaar doorweegt dan uw belangen, rechten en vrijheden om het gebruik van informatie over u te beperken. 

Aanwerving en selectie

 

  • aanwerving en selectie van kandidaten, waaronder sollicitatiegesprekken, opgenomen video's, beoordelingen en psychometrische tests
  • beoordeling van sollicitatieformulieren en online beoordelingsinstrumenten en vaardigheidstests
  • shortlisting 
  • in voorkomend geval, het beheer van de vergoeding van bepaalde kosten voor het bijwonen van een sollicitatiegesprek
  • indien van toepassing, het doen van een aanbod en het overeenkomen van secundaire arbeidsvoorwaarden
  • groeps-, panel- en individueel sollicitatiegesprek
  • u op de hoogte brengen van het resultaat van uw sollicitaties en van andere vacatures die u zouden kunnen interesseren, het bekendmaken van vacatures en het monitoren van de belangstelling 
  • bijhouden van gegevens

Dit zal meestal een combinatie zijn van informatie die u rechtstreeks verstrekt (in verschillende stadia van het aanwervingsproces) en informatie die wij verzamelen van derden, zoals een recruiter of sociale mediaplatform dat u gebruikt om informatie over u met ons te delen.

Wij gebruiken deze informatie omdat wij een legitiem zakelijk belang hebben bij het aanwerven en selecteren van kandidaten voor functies bij ons (inclusief het voeren van sollicitatiegesprekken en beoordelingen), het beheren van het proces en het bijhouden van gegevens over het aanwervingsproces, dat niet minder zwaarder doorweegt dan uw belangen, rechten en vrijheden om het gebruik van informatie over u te beperken.

Personeelsbeheer voorafgaand aan indiensttreding 

 

  • aanwervingsactiviteiten zoals het opstellen, verstrekken en ondertekenen van arbeidsovereenkomsten
  • aanleggen van een elektronisch persoonsdossier en persoonlijke bestanden
  • loonadministratie aanmaken
  • inschrijven van nieuwe werknemers voor secundaire voorwaarden 
  • melding van indiensttreding aan de wettelijke autoriteiten

Deze informatie wordt verzameld tijdens de latere fasen van ons aanwervingsproces en tijdens de verwerking van het aanbod en/of de aanvaarding van een baan.

Wij gebruiken deze informatie omdat wij een legitiem zakelijk belang hebben bij het opstellen van noodzakelijke arbeidsdocumenten en het invullen van noodzakelijke interne dossiers dat niet minder zwaar doorweegt dan uw belangen, rechten en vrijheden om het gebruik van informatie over u te beperken.

Monitoring van het aanwervingsproces 

 

  • kwaliteitscontrole en controles om de naleving van ons aanwervingsproces te monitoren

Deze informatie wordt verzameld tijdens ons hele aanwervingsproces.

Wij gebruiken deze informatie omdat wij een legitiem zakelijk belang hebben bij het controleren van de naleving van ons aanwervingsproces dat niet minder zwaar doorweegt dan uw belangen, rechten en vrijheden om het gebruik van informatie over u te beperken.

Ondersteuning voor alle bovenstaande doeleinden 

 

  • beheren van uw accounts
  • u in staat stellen PMI-touchpoints te gebruiken (bijv. u toestaan ingelogd te blijven op delen van een touchpoint die enkel zijn gereserveerd voor geautoriseerde gebruikers en uw taalvoorkeur beheren)
  • met u corresponderen
  • beheren van uw afspraken met ons (bijvoorbeeld met betrekking tot een sollicitatiegesprek of beoordeling) 
  • uw ervaringen verbeteren
  • beheer en problemen oplossen

Over het algemeen zal dit een combinatie zijn van gegevens die u aan ons heeft verstrekt (naam, wachtwoord (of equivalent)) en gegevens die we automatisch verzamelen (bijv. informatie over uw apparaat en cookies en vergelijkbare trackingmechanismen).

We gebruiken ze op gronden die overeenkomen met het doel van het gebruik van de gegevens die we ondersteunen. Wanneer wij bijvoorbeeld uw account beheren ter ondersteuning van een zoekopdracht of sollicitatie voor een baan, gebruiken wij de informatie op grond van een legitiem zakelijk belang om ons bedrijf te runnen en personeel aan te werven dat niet minder zwaar doorweegt dan uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen. 

Bedrijfsanalyses en verbeteringen

 

  • beoordelen van de doeltreffendheid van ons aanwervingsproces
  • bedrijfsanalyses en verbeteringen (waaronder voor ons aanwervingsproces, evenementen, digitale PMI-touchpoints en de informatie die we (of onze gelieerde ondernemingen) aan sollicitanten verstrekken)

Dit zal over het algemeen een combinatie zijn van gegevens die u aan ons heeft verstrekt, gegevens die we automatisch hebben verzameld en (wanneer de wet dit toestaat) gegevens die we via derden hebben verkregen. 

We gebruiken deze informatie op grond van een legitiem zakelijk belang om onze aanwervingsactiviteiten, processen, PMI-touchpoints en evenementen te analyseren, de effectiviteit ervan te beoordelen en te verbeteren, dat niet minder zwaar doorweegt dan belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

 

Wanneer we ons gebruik van gegevens over u niet baseren op een van de bovenstaande wettelijke grondslagen, of waar de wet dit vereist, vragen we uw toestemming voordat we de gegevens verwerken (deze gevallen zullen duidelijk zijn door de context). Wij kunnen van tijd tot tijd uw uitdrukkelijke toestemming vragen om bijzondere categorieën van informatie over u te verwerken.

In sommige gevallen kunnen we gegevens over u gebruiken op manieren die niet hierboven beschreven zijn. Wanneer dit het geval is, verstrekken we een aanvullende privacyverklaring waarin zulk gebruik wordt uitgelegd. U dient eventuele aanvullende verklaringen in combinatie met deze verklaring te lezen.

Nemen wij geautomatiseerde beslissingen?

We kunnen geautomatiseerde beslissingen nemen over de in deze verklaring genoemde zaken (bijvoorbeeld screening en wie wij op een shortlist voor een sollicitatiegesprek plaatsen). Indien we dit doen, zullen we dit op dat moment onder uw aandacht brengen, samen met informatie over de logica die aan de beslissing ten grondslag ligt, en ook over het belang en de verwachte gevolgen voor u van een dergelijk gebruik van informatie over u.

Met wie delen we uw gegevens en voor welke doeleinden?

We kunnen uw gegevens delen met:

  • aan PMI gelieerde ondernemingen;
  • derden die aan PMI gelieerde bedrijven of u producten of diensten leveren (zoals wervingsbureaus, antecedentenonderzoek, aanbieders van online beoordelingen en verkopers die PMI ondersteunen bij haar inspanningen om de ervaring van kandidaten te verbeteren); en
  • andere derden, indien wettelijk vereist of toegestaan (zoals regelgevende instanties; overheidsdiensten; vroegere, potentiële of toekomstige werkgevers; en in het kader van organisatorische herstructurering).

We delen alleen informatie over u met anderen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Wanneer de wet uw toestemming vereist, zullen wij die dus eerst vragen.

Gegevens delen met andere gelieerde ondernemingen van PMI

  • Gegevens over u zullen worden gedeeld met Philip Morris Products S.A. (gevestigd in Neuchâtel, Zwitserland), wat de hoofdvestiging is voor de verwerking van persoonsgegevens voor gelieerde ondernemingen van PMI. Gegevens over u kunnen ook worden gedeeld met Philip Morris International IT Service Centre Sàrl (gevestigd in Lausanne, Zwitserland) als technologieleverancier van gelieerde ondernemingen van PMI. Philip Morris Products S.A. en (voor zover zij toegang hebben) Philip Morris International IT Service Centre Sàrl verwerken gegevens over u voor alle doeleinden die zijn beschreven in deze verklaring.
  • Informatie over u zal worden gedeeld met andere aan PMI gelieerde ondernemingen voor alle in deze verklaring beschreven doeleinden (bijvoorbeeld om te bepalen of u voldoet aan de vereisten voor banen die beschikbaar zijn bij een van de aan PMI gelieerde ondernemingen). Wanneer u informatie uploadt naar het vacatureplatform, wordt deze beschikbaar gesteld aan elke aan PMI gelieerde onderneming; elke aan PMI gelieerde onderneming kan deze informatie verwerken voor haar eigen wervingsdoeleinden. Dit is zelfs het geval wanneer u reageert op een vacature waarin een specifieke aan PMI gelieerde onderneming wordt genoemd. Dienovereenkomstig kan informatie over u wereldwijd worden overgedragen (als uw informatie binnen de Europese Economische Ruimte wordt verzameld, betekent dit dat uw informatie daarbuiten kan worden overgedragen).

Gegevens over gelieerde ondernemingen van PMI en de landen waar ze gevestigd zijn, kunt u hier vinden.

Aanvullende landspecifieke punten

Afhankelijk van het land waar u zich bevindt, willen wij dat u zich bewust bent van enkele aanvullende punten.

Als u zich in Japan bevindt, meer informatie...

Als u zich in Japan bevindt, weet dan dat wij informatie over u, voor de in deze verklaring beschreven doeleinden, delen met andere gelieerde ondernemingen van PMI op basis van "gezamenlijk gebruik" onder de Japanse wetgeving inzake gegevensbescherming. Wanneer we dit doen, blijft Philip Morris Japan Limited (PMJ) uw persoonsgegevens op verantwoorde wijze beheren, en eisen we van diegenen met wie we de gegevens delen, dat zij hetzelfde doen. Voorts nemen wij, indien zij zich buiten Japan bevinden, redelijke maatregelen in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving.

Gegevens delen met derden

  • Voor zover de toepasselijke wetgeving dit toestaat, kunnen we uw gegevens delen met derden die aan u of gelieerde ondernemingen van PMI producten of diensten verlenen (zoals wervingsbureaus, aanbieders van antecedentenonderzoek, aanbieders van online assessments, aanbieders van informatiediensten en aanbieders van identiteitsverificatie).
  • Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, kunnen we uw gegevens delen met andere derden, wanneer de wet dit vereist of toestaat, bijv.: regelgevende instanties; overheidsinstanties; als antwoord op een verzoek van wetshandhavingsinstanties of andere overheidsambtenaren; wanneer wij openbaarmaking noodzakelijk of passend achten om lichamelijk letsel of financieel verlies te voorkomen, of in verband met een onderzoek naar vermoedelijke of feitelijke illegale activiteiten, en in het kader van organisatorische herstructurering.
  • Wanneer we reizen of accommodatie organiseren (bijv. als u moet reizen om een sollicitatiegesprek bij te wonen) kunnen uw gegevens worden gedeeld met derden die reizen en accommodatie regelen, vervoer of reisgerelateerde diensten aanbieden, zoals reisagenten, online boekingskantoren, ticket agenten, luchtvaartmaatschappijen, autoverhuurbedrijven, spoorwegbedrijven en hotels. Deze derden zullen gegevens over u gebruiken voor hun eigen doeleinden (bijv. om hun verplichtingen na te komen om vervoer of een accommodatie voor u te regelen), en u dient hun privacyverklaringen te raadplegen voor meer details over hoe zij uw gegevens gebruiken. Merk ook op dat u rechten kunt hebben, uit te oefenen tegen dergelijke derden, met betrekking tot hun verwerking van informatie over u.

Waar kunnen gegevens over u naartoe worden gestuurd?

Net als elke multinational versturen wij gegevens over heel de wereld naar onze gelieerde ondernemingen en dienstverleners.  Uw gegevens kunnen derhalve in het kader van onze standaardactiviteiten naar andere landen worden verstuurd.  Wanneer wij uw gegevens naar het buitenland versturen, beperken wij de toegang tot uw gegevens tot degenen die ze moeten zien, verwerken wij uw gegevens overeenkomstig onze interne gegevensbeschermingsnormen, beschermen wij ze op passende wijze en dragen wij alleen gegevens over conform de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.  Wanneer gegevens worden verstuurd, zullen wij van de ontvangende partij eisen dat zij uw gegevens vertrouwelijk behandelt, ze verwijdert wanneer ze niet langer nodig zijn en handelt in overeenstemming met deze privacyverklaring.  Als gevolg daarvan kan informatie over u buiten uw rechtsgebied worden overgedragen.  Als u zich bijvoorbeeld in de Europese Economische Ruimte ("EER"), de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk, Australië of Japan bevindt, kunnen uw gegevens in een ander land worden verwerkt.

Bij het gebruik van gegevens zoals beschreven in deze verklaring, kunnen uw gegevens zowel binnen als buiten het land of gebied waar ze werden verzameld, worden verstuurd, inclusief naar een land of gebied dat mogelijk niet dezelfde gegevensbeschermingsnormen hanteert.

Gelieerde ondernemingen van PMI binnen de EU en EER kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens naar gelieerde ondernemingen van PMI, of naar hun dienstverleners, buiten de EU en EER verzenden. In alle dergelijke gevallen zal het versturen:

Voor overdrachten vanuit het VK, in overeenstemming met de GDPR van het VK en richtsnoeren van het Information Commissioner's Office. 

In alle gevallen zullen alle toepasselijke beveiligingsmaatregelen voor de bescherming van persoonsgegevens worden toegepast in die landen of gebieden volgens de toepasselijke wetten voor gegevensbescherming.

Onze dienstverleners zijn gevestigd in vele landen over de hele wereld, waaronder met name de EER, Zwitserland, de VS, Canada, India, de Filipijnen, Indonesië en Australië.

Hoe beschermen we uw gegevens?

We implementeren toepasselijke technische en organisatorische voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens die we hebben te beschermen tegen ongeautoriseerd(e) ontsluiting, gebruik, wijziging of vernietiging. Waar nodig gebruiken we encryptie en andere technologieën die kunnen helpen bij de bescherming van de gegevens die u aan ons verstrekt. Wij eisen ook van onze dienstverleners dat zij voldoen aan gelijkwaardige eisen op het gebied van gegevensbescherming en -beveiliging.

Hoelang zullen uw gegevens worden bewaard?

We zullen uw gegevens bewaren gedurende een periode die noodzakelijk is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor we de gegevens verzamelden conform onze interne normen voor het bewaren van gegevens. Daarna zullen we de gegevens verwijderen. De periode is afhankelijk van de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld. Opgelet: in sommige gevallen heeft u het recht om ons te vragen de gegevens te verwijderen. Ook zijn we soms onderworpen aan wettelijk verplichtingen, wettelijk verplicht om de gegevens te behouden, bijv. voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden, om de gegevens ofwel gedurende een bepaalde minimumperiode te bewaren, ofwel na een bepaalde maximumperiode te verwijderen.

Over het algemeen bewaren we gegevens gebaseerd op de in de onderstaande tabel beschreven criteria. Indien deze termijnen in strijd zijn met wettelijke verplichtingen, bijv. voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden, om de gegevens gedurende een bepaalde minimumperiode te bewaren of na een bepaalde maximumperiode te verwijderen, passen we in plaats daarvan die vastgestelde termijnen toe.

TypeUitleg/typische retentiecriteria

  • gegevens over het aanwervingsproces

Als u naar een baan bij ons solliciteert, houden wij een dossier van uw sollicitatie bij en bewaren dit zolang het relevant blijft voor onze relatie, bijvoorbeeld tijdens het aanwervingsproces, om u te informeren over andere vacatures die u zouden kunnen interesseren en, als uw sollicitatie succesvol is, tijdens uw dienstverband bij ons. 

Informatie over u wordt doorgaans bewaard tot 12 maanden na de datum waarop u voor het laatst hebt ingelogd op het wervingsplatform. We bewaren gegevens over het aanwervingsproces ten minste gedurende de wettelijke termijn waarbinnen een vordering naar aanleiding van het aanwervingsproces kan worden ingesteld. We kunnen informatie over u langer bewaren als u naar bepaalde soorten banen solliciteert en dit toegestaan of vereist is in het land waar die baan is gevestigd.

Andere gegevens die relevant zijn voor het aanwervingsproces (bijvoorbeeld beoordelingsresultaten en antecedentenonderzoek) worden gedurende een korte periode bewaard totdat er meer permanente gegevens worden aangemaakt (bijvoorbeeld een verslag van het resultaat van de beoordeling of het antecedentenonderzoek).


  • bezoekersregistratie
Wanneer u onze gebouwen bezoekt, worden bezoekersregistraties gewoonlijk een paar maanden bewaard. 
  • Video-opnamen
Wanneer u onze gebouwen bezoekt, worden de camerabeelden gewoonlijk slechts een paar dagen bewaard.

  • systeemcontrolelogboeken
Systeemcontrolelogboeken worden gewoonlijk gedurende een periode van maximaal 6 maanden bewaard voor systeemherstel en gedurende maximaal 10 jaar voor fraudepreventie. 
  • bedrijfsanalyse
Gegevens voor bedrijfsanalyse worden doorgaans automatisch verzameld wanneer u PMI-touchpoints gebruikt, en kort daarna geanonimiseerd/samengevoegd.

Welke rechten en mogelijkheden heeft u?

U kunt sommige of alle van de volgende rechten hebben met betrekking tot gegevens van u die we bewaren:

  • ons vragen u er toegang toe te geven;
  • ons vragen ze te corrigeren, bij te werken of te wissen;
  • ons vragen om ons gebruik ervan te beperken, in bepaalde omstandigheden;
  • bezwaar maken tegen het gebruik ervan, in bepaalde omstandigheden;
  • uw toestemming intrekken voor ons gebruik ervan;
  • gegevensoverdraagbaarheid, in bepaalde omstandigheden; en
  • een klacht indienen bij de toezichthoudende instantie in uw land (als deze bestaat).

Wij bieden u eenvoudige manieren om deze rechten uit te oefenen, zoals links om u uit te schrijven , of door contact op te nemen met people.culture@pmi.com of door gebruik te maken van de contactpersonen in de paragraaf "met wie kunt u contact opnemen wanneer u vragen heeft?". aan het eind van deze verklaring.      

De rechten die u heeft, zijn afhankelijk van de wetten van uw land. Wanneer u zich in het Verenigd Koninkrijk, Europese Unie, EER bevindt, hebt u de rechten die in de onderstaande tabel zijn uiteengezet. Wanneer u zich ergens anders bevindt, kunt u contact met ons opnemen (zie de paragraaf “met wie moet u contact opnemen in het geval van vragen?” aan het einde van deze verklaring), voor meer informatie.

Rechten met betrekking tot uw gegevens die we bewarenVerdere informatie (opmerking: bepaalde wettelijke limieten voor al deze rechten zijn van toepassing)
  • ons vragen u er toegang toe te geven

Dit is een bevestiging van: 

  • of we al dan niet gegevens over u verwerken;
  • onze naam en contactgegevens;
  • het doel van de verwerking;
  • de categorieën van de betrokken gegevens; 
  • de categorieën van personen met wie wij de informatie delen en, wanneer een persoon zich buiten het VK/Europese Unie/EER bevindt en niet in aanmerking komt voor een besluit van de Europese Commissie voor adequaatheid, de passende waarborgen voor de bescherming van de informatie;
  • (indien we dit hebben) de gegevensbron, indien we deze niet rechtstreeks van u hebben gekregen;
  • (voor zover wij dat doen, wat onder uw aandacht zal zijn gebracht) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, die rechtsgevolgen voor u heeft, of u op soortgelijke wijze aanmerkelijk treft, en informatie over de betrokken logica, alsmede het belang en de beoogde gevolgen voor u van een dergelijk gebruik van informatie over u; en
  • de criteria voor het vaststellen van de periode waarvoor we de gegevens bewaren. 

Op uw vraag zullen we u een kopie verstrekken van de gegevens die we van u hebben (op voorwaarde dat dit geen invloed heeft op de rechten en vrijheden van anderen).


  • ons vragen ze te corrigeren of bij te werken
Dit is van toepassing indien de gegevens die we bewaren onjuist of onvolledig zijn.

  • ons vragen ze te wissen en in sommige gevallen een uitbreiding van dit recht, het recht om te worden vergeten 
Dit is van toepassing indien:
  • de gegevens die we bewaren niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor we ze gebruiken;
  • we de gegevens op basis van uw toestemming gebruiken en u uw toestemming intrekt (in dit geval zullen we niet opnieuw contact met u opnemen, tenzij u ons duidelijk maakt dat u wilt dat we al uw gegevens verwijderen, in welk geval we uw wensen zullen respecteren);
  • we de gegevens gebruiken op basis van een legitiem belang en we concluderen dat, volgend op uw bezwaar, we geen doorslaggevend belang hebben om ze te blijven gebruiken; 
  • de gegevens onrechtmatig werden verkregen of gebruikt; of
  • om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
  • ons vragen onze verwerking ervan te beperken

Dit recht is tijdelijk van toepassing terwijl we uw zaak onderzoeken, indien u: 

  • de juistheid van de gegevens die we gebruiken betwist; of
  • bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruik van de gegevens op basis van legitiem belang

(Als u in deze gevallen gebruikmaakt van uw recht, zullen we het u laten weten voordat we de gegevens opnieuw gebruiken).

Dit recht is ook van toepassing indien: 

  • ons gebruik onrechtmatig is en u tegen het wissen van de gegevens bent; of
  • we de gegevens niet langer nodig hebben, maar u ze nodig heeft voor een rechtszaak.
  • bezwaar maken tegen onze verwerking ervan
Indien we uw gegevens gebruiken op basis van een legitiem belang, kunt u bezwaar maken tegen het gebruik voor deze doeleinden, met een uitleg van uw specifieke situatie, en zullen we uw bezwaar in overweging nemen. 

  • uw toestemming voor ons gebruik ervan intrekken
Dit is van toepassing indien de wettelijke grondslag waarop we uw gegevens gebruiken, toestemming is. Deze gevallen zullen door de context duidelijk zijn.

  • bepaalde geautomatiseerde beslissingen aanvechten

Indien wij in het kader van ons aanwervingsproces een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde beslissing nemen en die beslissing voor u rechtsgevolgen heeft of u op soortgelijke wijze in aanzienlijke mate treft (u wordt bijvoorbeeld op grond van de beslissing niet uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek), hebt u het recht de beslissing te betwisten, ons te verzoeken die beslissing door een mens te laten toetsen en uw standpunt kenbaar te maken. 

Dit recht is niet van toepassing indien:

(i) u vooraf toestemming hebt gegeven voor de beslissing;

(ii) dat gebruik van informatie over u noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van een contract tussen u en ons; of

(iii) het wettelijk is toegestaan. 

Zoals hierboven vermeld, zullen deze beslissingen te zijner tijd onder uw aandacht worden gebracht, samen met informatie over de logica achter de beslissing, evenals over de betekenis en de verwachte gevolgen voor u van een dergelijk gebruik van uw gegevens.


  • gegevensoverdraagbaarheid

Indien:

(i) u gegevens aan ons heeft verstrekt; en 

(ii) we gebruikmaken van die gegevens langs geautomatiseerde weg, en ofwel op basis van uw toestemming, ofwel op basis van het nakomen van onze contractuele verplichtingen jegens u,

dan heeft u het recht om de gegevens van ons terug te krijgen in een veelgebruikt formaat, en het recht om ons te vragen de gegevens naar iemand anders te sturen indien dit voor ons technisch haalbaar is.


  • een klacht indienen bij de toezichthoudende instantie in uw land

Als u een klacht heeft, krijgen we graag de gelegenheid om deze rechtstreeks voor u op te lossen.  Overweeg contact met ons op te nemen via de contactgegevens waarnaar aan het begin van deze mededeling wordt verwezen, voordat u contact opneemt met een toezichthoudende instantie.  

Indien u toch contact wenst op te nemen met een toezichthoudende instantie, vindt u hieronder de details:

  • Voor de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte kunt u contact opnemen met uw lokale instantie, zoals vermeld op de Europa-website via deze link. Als u niet zeker weet wie de toezichthoudende instantie in uw rechtsgebied is, neem dan contact met ons op via de gegevens waarnaar bovenaan deze pagina wordt verwezen.
  • Voor het VK kunt u via deze link contact opnemen met het Information Commissioner's Office.
  • Raadpleeg voor andere landen de website van de instantie van uw land. 

Als u niet zeker weet wie de toezichthoudende instantie in uw rechtsgebied is, neem dan contact met ons op via de gegevens waarnaar bovenaan deze pagina wordt verwezen.

Aanvullende landspecifieke punten

Afhankelijk van in welk land u zich bevindt, heeft u mogelijk aanvullende rechten.

Als u zich in Frankrijk bevindt, heeft u het recht om ons instructies te geven met betrekking tot gegevens van u die we bewaren in het geval van uw overlijden (in het bijzonder of we deze moeten bewaren of verwijderen en of anderen het recht hebben om ze in te zien). U mag:

  • algemene instructies geven aan een digitale dienstverlener die is geregistreerd onder de Franse toezichthoudende instantie voor gegevensbescherming (“CNIL” genoemd) (deze instructies zijn van toepassing op al uw gegevens); of
  • ons specifieke instructies geven die enkel van toepassing zijn op ons gebruik van uw gegevens.

Uw instructies kunnen ons verplichten om uw gegevens over te dragen aan derden (maar wanneer de gegevens informatie bevatten over anderen, kan onze verplichting om ook hun privacy te respecteren betekenen dat we uw instructies niet letterlijk kunnen opvolgen). U mag derden aanwijzen die verantwoordelijk zijn om ervoor te zorgen dat uw instructies worden gevolgd. Wanneer u geen derde partij aanwijst, zullen uw erfgenamen (tenzij u anders heeft gespecificeerd in uw instructies) het recht hebben om na uw overlijden uw rechten uit te oefenen over uw gegevens:

  • om uw nalatenschap te beheren (in welk geval uw erfgenamen toegang hebben tot informatie over u om informatie te identificeren en te verkrijgen die handig kan zijn om uw nalatenschap te beheren, inclusief alle digitale goederen of gegevens die kunnen worden beschouwd als een familieherinnering die overdraagbaar is aan uw nabestaanden), en
  • om ervoor te zorgen dat partijen die gegevens over u gebruiken, rekening houden met uw overlijden (zoals het afsluiten van uw account en het beperken van het gebruik of het bijwerken van uw gegevens).

U kunt uw instructies op elk moment wijzigen of intrekken. Voor meer informatie over de verwerking van gegevens over u in geval van overlijden, zie de Artikelen 84 tot 86 van de gewijzigde wet 78-17 van 6 januari 1978. Wanneer u overlijdt, zult u standaard stoppen met uw account te gebruiken, en zullen we uw gegevens overeenkomstig ons bewaarbeleid verwijderen (zie de paragraaf “Hoelang zullen uw gegevens worden bewaard?” voor meer informatie).

Als u zich in Australië bevindt, meer informatie...

Als u zich in Australië bevindt, is de volgende aanvullende informatie op u van toepassing:

  • indien u ons uw persoonsgegevens niet verstrekt, zijn wij mogelijk niet in staat (al naargelang het geval) u de door u gevraagde gegevens of diensten te verstrekken of uw sollicitatie naar een baan of een contract in overweging nemen; en
  • ons Privacybeleid (beschikbaar op https://www.pmiprivacy.com/en-au/homepage) legt uit: (i) hoe u toegang kunt krijgen tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren en hoe u deze kunt corrigeren; (ii) hoe u een klacht kunt indienen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan; en (iii) hoe wij een eventuele klacht zullen behandelen.

Met wie moet u contact opnemen in het geval van vragen?

Als u vragen hebt of uw rechten wilt uitoefenen, kunt u:

  • contact met ons opnemen via People.Culture@pmi.com; of
  • contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van het betreffende filiaal van PMI (als dat er een heeft), wiens contactgegevens u hier kunt vinden.

Contactgegevens worden ook verstrekt in elke communicatie die een gelieerde onderneming van PMI aan u stuurt.

Wanneer uw land een autoriteit voor gegevensbescherming heeft, heeft u het recht om daar contact mee op te nemen voor vragen of zorgen. Wanneer de relevante gelieerde onderneming van PMI u niet kan helpen bij uw vragen of zorgen, heeft u mogelijk ook het recht om een rechtsmiddel in te stellen voor een nationale rechtbank.

Wijzigingen aan deze verklaring

We kunnen deze verklaring (en eventuele extra privacyverklaringen) van tijd tot tijd bijwerken. We zullen de wijzigingen bekendmaken wanneer dit door de wet vereist wordt; voorts zullen wij, indien de wet dit vereist, ook uw toestemming voor de wijzigingen verkrijgen.

Laatste wijziging: 30 december 2022. U kunt hier eerdere versies van deze verklaring bekijken.