Wie zijn we?
Wij zijn een gelieerde onderneming van Philip Morris International, een groep ondernemingen. Alle gelieerde ondernemingen van de groep worden hier vermeld, samen met de contactgegevens van de functionarissen voor gegevensbescherming, indien van toepassing. Gebruik deze gegevens als u contact met ons wilt opnemen. Onze gegevens (naam, adres, enz.) zijn apart aan u gegeven tijdens (of ter bevestiging van) de verzameling van gegevens over u, bijv. in een verklaring in een app of op een website of in een e-mail met een link naar deze verklaring.
Hoe verzamelen we gegevens over u?
We kunnen op verschillende manieren gegevens over u verzamelen.
- U kunt ons rechtstreeks informatie verstrekken (bijv. bij het aanmaken van een account, het aanmaken van een kandidatenprofiel, het solliciteren naar een baan, het bijwonen van een sollicitatiegesprek, het invullen van een test/beoordeling, het versturen van een e-mail of het bellen naar ons).
- We kunnen automatisch gegevens verzamelen wanneer u onze systemen gebruikt of wanneer wij met u communiceren (bijv. wanneer u een PMI-app of -website gebruikt of wanneer wij technologieën gebruiken om te observeren wanneer u e-mails ontvangt of opent of sms-berichten ontvangt).
- Wij kunnen ook informatie verkrijgen van derden (bijvoorbeeld van wervingsbureaus, referentieverstrekkers, (indien wettelijk toegestaan) aanbieders van achtergrondonderzoeken en openbaar beschikbare bronnen, zoals een bedrijfswebsite, zoekopdrachten op internet platforms voor sociale media zoals LinkedIn).
In deze verklaring verwijzen we naar alle methoden waarmee u in contact bent met ons als “PMI-touchpoints”. PMI-touchpoints omvatten zowel fysieke (bijv. kantoren, winkels en evenementen) als digitale (bijv. apps en websites) plekken.
Welke gegevens over u verzamelen we?
We kunnen verschillende soorten gegevens over u verzamelen:
- informatie die nodig is om onze relatie met u te beheren en te administreren (waaronder, indien wij daarmee instemmen, de vergoeding van bepaalde kosten voor het bijwonen van een sollicitatiegesprek) en om ons bedrijf te runnen, waaronder om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen (bijv. verificatie van uw identiteit, uw recht om te werken, sollicitatiegegevens en, indien wettelijk toegestaan, uw geschiktheid voor een baan met behulp van achtergrondcontroles)
- informatie die u ons geeft in uw kandidatenprofiel, sollicitatie, formulieren of enquêtes
- informatie die nodig is om te beoordelen of u in aanmerking komt voor een functie en om een shortlist op te stellen en kandidaten te selecteren
- gegevens over uw bezoeken aan onze kantoren en deelname aan evenementen
- indien van toepassing, informatie die nodig is om u een baan aan te bieden en u in te werken (zoals het doen van een aanbod, het opstellen van een arbeidsovereenkomst, het verstrekken van informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden en het regelen van toegang tot systemen)
- informatie verzameld in het kader van ons toezicht op en de voortdurende verbetering van het aanwervingsproces
- gegevens die u aan ons vertrekt via telefoontjes of e-mails die u ons stuurt
- gegevens over uw voorkeuren, interesses en loopbaanambities (met inbegrip van gegevens die we afleiden uit andere gegevens, bijv. uit statistische informatie)
- informatie verzameld als onderdeel van bedrijfsanalyses en -verbeteringen
- statistische gegevens over u (bijv. over mensen in bepaalde geografische gebieden)
Voor welke doeleinden gebruiken we gegevens van u en op welke wettelijke grond?
In deze sectie omschrijven we de doeleinden waarvoor we persoonsgegevens gebruiken. Dit is echter een algemene verklaring, en wanneer de wetten van uw land bepaalde in deze verklaring beschreven activiteiten beperken of verbieden, zullen we gegevens over u voor deze doeleinden in dat land niet gebruiken.
Onderhevig aan het bovenstaande, gebruiken we gegevens over u voor de volgende doeleinden:
- controles uitvoeren op de identiteit, de geschiktheid voor een functie en het recht om te werken
- arbeidsverleden, kwalificaties, ervaring en referenties verifiëren
- indien wettelijk toegestaan, kandidaten doorlichten en een antecedentenonderzoek uitvoeren
- werving en selectie uitvoeren, waaronder sollicitatiegesprekken, beoordelingen en psychometrische profilering, shortlisting, functieaanbod en secundaire arbeidsvoorwaarden (indien van toepassing)
- bedrijfsadministratie, met inbegrip van verplichtingen voor het bijhouden van gegevens
- in voorkomend geval, beheer van de vergoeding van kosten voor het bijwonen van een sollicitatiegesprek
- indien van toepassing, administratie en beheer vóór indiensttreding, met inbegrip van het opstellen van contractuele en niet-contractuele documenten, en het regelen van de toegang tot systemen en gebouwen
- monitoring van het aanwervingsproces
- voor bedrijfsanalyses en verbeteringen, waaronder voor ons aanwervingsproces, evenementen, digitale PMI-touchpoints, PMI-systemen en apparaten en de informatie die we (of onze gelieerde ondernemingen) aan sollicitanten verstrekken
De wettelijke grondslag voor ons gebruik van gegevens over u is een van de volgende (wat we meer gedetailleerd toelichten in het deel “Meer informatie”):
- naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen
- om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat een overeenkomst wordt gesloten
- een legitiem zakelijk belang dat niet wordt opgeheven door belangen die u heeft om de informatie te beschermen
- wanneer geen van bovenstaande van toepassing is, of waar de wet dit vereist, uw toestemming (die we zullen vragen voordat we de gegevens verwerken)
Nemen wij geautomatiseerde beslissingen?
We kunnen geautomatiseerde beslissingen nemen over de in deze verklaring genoemde zaken (bijvoorbeeld screening en wie wij op een shortlist voor een sollicitatiegesprek plaatsen). Indien we dit doen, zullen we dit op dat moment onder uw aandacht brengen, samen met informatie over de logica die aan de beslissing ten grondslag ligt, en ook over het belang en de verwachte gevolgen voor u van een dergelijk gebruik van informatie over u.
Met wie delen we uw gegevens en voor welke doeleinden?
We kunnen uw gegevens delen met:
- aan PMI gelieerde ondernemingen;
- derden die aan PMI gelieerde bedrijven of u producten of diensten leveren (zoals wervingsbureaus, antecedentenonderzoek, aanbieders van online beoordelingen en verkopers die PMI ondersteunen bij haar inspanningen om de ervaring van kandidaten te verbeteren); en
- andere derden, indien wettelijk vereist of toegestaan (zoals regelgevende instanties; overheidsdiensten; vroegere, potentiële of toekomstige werkgevers; en in het kader van organisatorische herstructurering).
We delen alleen informatie over u met anderen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Wanneer de wet uw toestemming vereist, zullen wij die dus eerst vragen.
Waar kunnen gegevens over u naartoe worden gestuurd?
Net als elke multinational versturen wij gegevens over heel de wereld naar onze gelieerde ondernemingen en dienstverleners. Uw gegevens kunnen derhalve in het kader van onze standaardactiviteiten naar andere landen worden verstuurd. Wanneer wij uw gegevens naar het buitenland versturen, beperken wij de toegang tot uw gegevens tot degenen die ze moeten zien, verwerken wij uw gegevens overeenkomstig onze interne gegevensbeschermingsnormen, beschermen wij ze op passende wijze en dragen wij alleen gegevens over conform de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Wanneer gegevens worden verstuurd, zullen wij van de ontvangende partij eisen dat zij uw gegevens vertrouwelijk behandelt, ze verwijdert wanneer ze niet langer nodig zijn en handelt in overeenstemming met deze privacyverklaring. Als gevolg daarvan kan informatie over u buiten uw rechtsgebied worden overgedragen. Als u zich bijvoorbeeld in de Europese Economische Ruimte ("EER"), de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk, Australië of Japan bevindt, kunnen uw gegevens in een ander land worden verwerkt.
Hoe beschermen we uw gegevens?
We implementeren toepasselijke technische en organisatorische voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens die we hebben te beschermen tegen ongeautoriseerd(e) ontsluiting, gebruik, wijziging of vernietiging. Waar nodig gebruiken we encryptie en andere technologieën die kunnen helpen bij de bescherming van de gegevens die u aan ons verstrekt. Wij eisen ook van onze dienstverleners dat zij voldoen aan gelijkwaardige eisen op het gebied van gegevensbescherming en -beveiliging.
Hoelang zullen uw gegevens worden bewaard?
We zullen uw gegevens bewaren gedurende een periode die noodzakelijk is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor we de gegevens verzamelden conform onze interne normen voor het bewaren van gegevens. Daarna zullen we de gegevens verwijderen. De periode is afhankelijk van de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld. Opgelet: in sommige gevallen heeft u het recht om ons te vragen de gegevens te verwijderen. Ook zijn we soms onderworpen aan wettelijk verplichtingen, wettelijk verplicht om de gegevens te behouden, bijv. voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden, om de gegevens ofwel gedurende een bepaalde minimumperiode te bewaren, ofwel na een bepaalde maximumperiode te verwijderen.
Welke rechten en mogelijkheden heeft u?
U kunt sommige of alle van de volgende rechten hebben met betrekking tot gegevens van u die we bewaren:
- ons vragen u er toegang toe te geven;
- ons vragen ze te corrigeren, bij te werken of te wissen;
- ons vragen om ons gebruik ervan te beperken, in bepaalde omstandigheden;
- bezwaar maken tegen het gebruik ervan, in bepaalde omstandigheden;
- uw toestemming intrekken voor ons gebruik ervan;
- gegevensoverdraagbaarheid, in bepaalde omstandigheden; en
- een klacht indienen bij de toezichthoudende instantie in uw land (als deze bestaat).
Wij bieden u eenvoudige manieren om deze rechten uit te oefenen, zoals links om u uit te schrijven , of door contact op te nemen met people.culture@pmi.com of door gebruik te maken van de contactpersonen in de paragraaf "met wie kunt u contact opnemen wanneer u vragen heeft?". aan het eind van deze verklaring.
Aanvullende landspecifieke punten
Afhankelijk van in welk land u zich bevindt, heeft u mogelijk aanvullende rechten.
Met wie moet u contact opnemen in het geval van vragen?
Als u vragen hebt of uw rechten wilt uitoefenen, kunt u:
- contact met ons opnemen via People.Culture@pmi.com; of
- contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van het betreffende filiaal van PMI (als dat er een heeft), wiens contactgegevens u hier kunt vinden.
Contactgegevens worden ook verstrekt in elke communicatie die een gelieerde onderneming van PMI aan u stuurt.
Wanneer uw land een autoriteit voor gegevensbescherming heeft, heeft u het recht om daar contact mee op te nemen voor vragen of zorgen. Wanneer de relevante gelieerde onderneming van PMI u niet kan helpen bij uw vragen of zorgen, heeft u mogelijk ook het recht om een rechtsmiddel in te stellen voor een nationale rechtbank.
Wijzigingen aan deze verklaring
We kunnen deze verklaring (en eventuele extra privacyverklaringen) van tijd tot tijd bijwerken. We zullen de wijzigingen bekendmaken wanneer dit door de wet vereist wordt; voorts zullen wij, indien de wet dit vereist, ook uw toestemming voor de wijzigingen verkrijgen.
Laatste wijziging: 30 december 2022. U kunt hier eerdere versies van deze verklaring bekijken.