- Sollicitanten

Philip Morris International

PMI kennisgeving sollicitantenprivacy

We nemen privacy ernstig. Deze kennisgeving vertelt u wie we zijn, welke gegevens we over u verzamelen en wat we ermee doen. Klik op “Meer informatie” in elke sectie voor nadere informatie. 

Lees ook aanvullende kennisgevingen die we aan u verstrekken met betrekking tot onze verzameling en gebruik van uw gegevens. Ze geven meer informatie over onze manier van zakendoen en eventuele beperkingen op het in aanmerking komen die van toepassing kunnen zijn.

Wie zijn we?

Wij zijn lid van Philip Morris International. Onze gegevens (naam, adres, enz.) zijn apart aan u gegeven tijdens (of ter bevestiging van) de verzameling van gegevens over u, bijvoorbeeld in een kennisgeving in een app of op een website, of in een e-mail met een link naar deze kennisgeving.

  • PMI: Philip Morris International, de grootste internationale tabaksgroep. Het bestaat uit een aantal bedrijven of “gelieerde ondernemingen”.
  • Gelieerde ondernemingen van PMI: Elk lid van de Philip Morris International bedrijvengroep is een “Gelieerde onderneming van PMI”. “We” (of “ons” of “onze”) verwijst naar alle gelieerde ondernemingen van PMI: wanneer u een sollicitantenprofiel instelt of solliciteert naar een baan, verstrekt u uw gegevens aan elke gelieerde onderneming van PMI, en elke gelieerde onderneming van PMI kan uw gegevens verwerken voor zijn eigen wervingsdoeleinden. Dit is zelfs het geval wanneer u solliciteert voor een vacature waarin een specifieke gelieerde onderneming van PMI of land/gebied wordt vermeld.

Hoe verzamelen we gegevens over u?

We kunnen op verschillende manieren gegevens over u verzamelen.

  • U kunt direct gegevens aan ons verstrekken (bijv. bij het aanmaken van een account, het creëren van een kandidatenprofiel, het solliciteren naar een baan, het bijwonen van een gesprek, het voltooien van een test/assessment, het sturen van een e-mail of wanneer u ons belt).
  • We kunnen automatisch gegevens verzamelen (bijv. wanneer u de app of website van PMI gebruikt).
  • We kunnen gegevens verkrijgen van derden (bijv. van wervingsbureaus, referentieverstrekkers (waar toegestaan door de wet), achtergrondscreeners en publiekelijk beschikbare bronnen, zoals een bedrijfswebsite, zoekmachines of sociale media zoals LinkedIn).

In deze kennisgevingen verwijzen we naar alle methoden waarmee u in contact bent met ons als “PMI touchpoints”. PMI touchpoints omvatten zowel fysieke (bijvoorbeeld kantoren, winkels en evenementen) als digitale (bijvoorbeeld apps en websites) plekken.

We kunnen gegevens verzamelen die u rechtstreeks aan ons heeft verstrekt. Doorgaans gebeurt dit wanneer u:

  • zich aanmeldt om lid te worden van onze database (dit kan bijvoorbeeld persoonlijk gebeuren, via een app, of online, wanneer u een account en kanditatenprofiel aanmaakt);
  • een sollicitatie en ondersteunende gegevens naar ons stuurt;
  • deelneemt aan een gesprek;
  • een test/assessment voltooit;
  • een baan accepteert, achtergrondscreening en on-boarding informatie verstrekt (waar van toepassing);
  • een digitaal touchpoint downloadt of gebruikt (bijv. een app of website);
  • contact met ons opneemt via een PMI touchpoint of via e-mail, social media of telefonisch;
  • zich registreert om persberichten, e-mails of baanupdates te ontvangen;
  • deelneemt aan enquêtes of (waar toegestaan door de wet) wedstrijden of promoties of
  • een evenement bezoekt dat is georganiseerd door een gelieerde onderneming van PMI.

We kunnen automatisch gegevens over u verzamelen. Doorgaans gebeurt dit wanneer u:

  • onze kantoren bezoekt (bijv. via video (CCTV) opnamen en gebouwtoegang logs);
  • online vaardigheden en geschiktheidstesten voltooit;
  • een evenement bezoekt dat is georganiseerd door een gelieerde onderneming van PMI (bijv. via sensoren op het evenement die verbinding maken met mobiele apparaten);
  • PMI-systemen of door PMI uitgegeven apparaten gebruikt zoals een laptop;
  • met ons communiceert (bijv. via een PMI touchpoint, per e-mail of social media-platform);
  • PMI touchpoints gebruikt (bijv. via volgmechanismen in een app of op een website) of
  • wanneer u publieke posts plaatst op social media-platformen die we volgen (bijv. zodat we de publieke opinie begrijpen).

We kunnen ook automatisch gegevens over u verzamelen door middel van cookies en vergelijkbare volgmechanismen in digitale PMI touchpoints. De specifieke cookies en mechanismen zijn afhankelijk van de PMI touchpoint in kwestie. Voor meer informatie over cookies (inclusief Google Analytics cookies) en vergelijkbare mechanismen die gebruikt worden op een touchpoint, inclusief hoe u deze kunt accepteren of weigeren, kunt u de kennisgeving over cookies bekijken die beschikbaar is op of via dat specifieke touchpoint.

Waar toegestaan door de wet, kunnen we gegevens over u verzamelen die van derden afkomstig zijn. Dit kan omvatten:

  • gegevens van wervingsbureaus;
  • gegevens gedeeld tussen gelieerde ondernemingen van PMI;
  • gegevens vanaf social media sites van derden (bijvoorbeeld wanneer u kiest voor gemakkelijk inloggen op het banenplatform door directe toegang toe te staan wanneer u eenmaal hebt ingelogd op het social media account van derden, zoals G-mail of Yahoo! of als u gegevens wilt uploaden op het platform (bijvoorbeeld vanaf LinkedIn) in plaats van een sollicitatie handmatig te voltooien), en
  • voor het publiek beschikbare profielgegevens (zoals uw ervaring, vaardigheden en interesses) op social media-websites van derden (zoals LinkedIn).

We kunnen ook gegevens verzamelen in een andere context die op dat moment aan u duidelijk zijn gemaakt.

Welke gegevens over u verzamelen we?

We kunnen verschillende soorten gegevens over u verzamelen:

  • gegevens die nodig zijn om onze relatie met u te beheren en documenteren en ons bedrijf te runnen, inclusief het voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen (bijv. het verifiëren van uw identiteit, uw recht op werk, sollicitatiegegevens en, waar toegestaan door de wet, uw geschiktheid voor een baan door het uitvoeren van achtergrondcontroles)
  • gegevens die u aan ons verstrekt in uw kandidatenprofiel, sollicitaties, formulieren of onderzoeken
  • gegevens die nodig zijn om uw geschiktheid voor een functie te beoordelen en kandidaten op een shortlist te zetten en te selecteren.
  • gegevens over uw bezoeken aan onze kantoren en deelnames aan evenementen
  • waar van toepassing, gegevens die nodig zijn om u een baan aan te bieden en voor het on-boarding proces (zoals het doen van een aanbod, opstellen van een arbeidscontract, verstrekken van informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden en toegang tot de systemen regelen)
  • gegevens die zijn verzameld als onderdeel van het monitoren van onze wervingsprocedure
  • gegevens die u aan ons vertrekt via telefoontjes of per e-mail
  • gegevens over uw voorkeuren, interesses en carrière-ambities
  • gegevens die zijn verzameld als onderdeel van bedrijfsanalyses en verbeteringen

Gegevens die we rechtstreeks van u verzamelen zullen blijken uit de context waarin u deze aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld:

  • tijdens het sollicitatie- en wervingsproces verstrekt u uw naam, contactgegevens, vaardigheden en gegevens over uw kwalificaties en ervaringen;
  • tijdens een gesprek of assessment geeft u antwoord op vragen;
  • u kunt gegevens verstrekken over uw carrière-ambities en interesses, zodat we u relevante kansen kunnen sturen en
  • we kunnen gegevens verzamelen waarmee we uw identiteit en recht op werk kunnen verifiëren, bijvoorbeeld een kopie van een identiteitsdocument of uw gezichtsafbeelding.

Gegevens die we automatisch verzamelen zullen over het algemeen betrekking hebben op:

  • details over uw bezoeken aan onze kantoren, deelnames aan gesprekken, assessments en evenementen (zoals de tijd en duur);
  • details over uw gebruik van PMI touchpoints (zoals applicaties/opgevraagde informatie, tijd en duur, gezochte informatie) en
  • uw apparaten (zoals uw IP-adres of andere unieke apparaat-ID, locatiegegevens, details van cookies die we mogelijk op uw apparaat hebben opgeslagen).

Gegevens die we verzamelen van derden bestaan over het algemeen uit:

  • sollicitatiegegevens van wervingsbureaus (wanneer u solliciteert naar een baan via een wervingsbureau);
  • referenties en werkcertificaten van uw vorige werkgevers of uw andere referentieverstrekkers;
  • waar toegestaan door de wet, achtergrondinformatie voor geschiktheid voor een baan (zoals geldigheid van een identiteitsdocument, adresverificatie, bevestiging van kwalificaties en werkgeschiedenis, zoektochten naar sancties en op lijsten met politiek prominente personen en gegevens over mogelijke veroordelingen);
  • inloggegevens en profielgegevens van derde social media-websites (bijvoorbeeld wanneer u ervoor kiest om het inlogproces te vergemakkelijken voor het banenplatform en directe toegang toestaat wanneer u eenmaal ingelogd bent op uw derde social media-account, zoals Gmail of Yahoo! of als u gegevens wilt uploaden op het platform (bijvoorbeeld vanaf LinkedIn) in plaats van het handmatig voltooien van een sollicitatie) en
  • voor het publiek beschikbare profielgegevens (zoals uw rol, vaardigheden, kwalificaties, ervaring en interesses, bijvoorbeeld van een bedrijfswebsite, zoekopdrachten op internet of social media platforms zoals LinkedIn).

Gegevens die we over u verzamelen en verwerken kunnen bestaan uit uw:

  • naam
  • wachtwoord
  • adres, inclusief huis en correspondentie
  • contactgegevens inclusief persoonlijk e-mailadres en huistelefoon/persoonlijk mobile telefoonnummer, wanneer deze gegevens zijn verstrekt als onderdeel van uw sollicitatie
  • geslacht
  • motivatiebrief
  • cv/sollicitatie, inclusief persoonlijke en professionele informatie.
  • hoe u over de baan heeft gehoord
  • geschiktheid om te werken, inclusief paspoort of ander officieel identiteitsdocument
  • referenties
  • kopieën van kwalificaties en certificaten
  • opleidings- en werkgeschiedenis
  • banen waarnaar is gesolliciteerd
  • huidige, verwachte en aangeboden arbeidsvoorwaarden (bijv. salaris, werkuren, vakantie, secundaire arbeidsvoorwaarden)
  • gespreksnotities en assessmentresultaten
  • resultaat van de sollicitatie en reden
  • reden voor het afwijzen van uw ingediende sollicitatie (waar van toepassing)
  • sociale verzekering en gegevens over de persoonlijke inkomstenbelasting
  • belastingcode
  • geboortedatum
  • gezinssituatie
  • bankgegevens (wanneer u een baan aangeboden heeft gekregen en geaccepteerd)
  • foto's en video-opnamen
  • systeemgebruikersgegevens
  • automatische administratie van uw gebruik van informatiesystemen van PMI
  • gegevens die naar ons zijn verzonden bij het gebruiken van informatiesystemen die gelieerde ondernemingen van PMI gebruiken
  • gegevens over uw bezoeken aan onze kantoren en evenementen

We kunnen ook speciale soorten gegevens over u verzamelen en verwerken, zoals uw:

  • ras of etnische achtergrond (bijv. voor het monitoren van gelijke kansen)
  • politieke meningen (alleen wanneer u deze informatie vrijwillig met ons deelt)
  • religieuze of filosofische overtuigingen (bijv. voor redelijke aanpassingen)
  • seksuele geaardheid (bijv. voor het monitoren van gelijke kansen of wanneer u deze informatie vrijwillig met ons deelt)
  • lidmaatschap van een vakbond (alleen wanneer u deze informatie vrijwillig met ons deelt)
  • gegevens over uw gezondheid, inclusief een eventuele handicap (bijv. voor redelijke aanpassingen)

We zullen deze soorten gegevens verwerken wanneer u ze vrijwillig met ons deelt, indien we wettelijk verplicht zijn deze gegevens te verwerken en, met het oog op het wervingsproces, voor het maken van redelijke aanpassingen.

Voor welke doeleinden gebruiken we gegevens van u en op welke wettelijke grond?

In deze sectie omschrijven we de doeleinden waarvoor we persoonsgegevens gebruiken. Dit is echter een algemene kennisgeving, en wanneer de wetten van uw land bepaalde in deze kennisgeving beschreven activiteiten beperken of verbieden, zullen we gegevens over u voor deze doeleinden in dat land niet gebruiken.

Onderhevig aan het bovenstaande, gebruiken we gegevens over u voor de volgende doeleinden:

  • controles uitvoeren voor de identiteit, geschiktheid en recht om te werken
  • verifiëren van werkgeschiedenis, kwalificaties, ervaring en referenties
  • waar toegestaan door de wet, het uitvoeren van kandidaat- en achtergrondscreening
  • uitvoeren van werving en selectie, inclusief gesprekken, assessments en psychometrische profilering, shortlisten, baan en secundaire voorwaarden aanbieden (waar van toepassing)
  • bedrijfsadministratie, inclusief het verplicht bewaren van documenten
  • waar van toepassing, administratie en management voorafgaand aan het dienstverband, inclusief het voorbereiden van contractuele en niet-contractuele documenten en toegang regelen voor systemen en het gebouw
  • monitoren van het wervingsproces

De wettelijke basis voor ons gebruik van gegevens over u is een van de volgende (wat we meer gedetailleerd toelichten in de sectie “Meer informatie”):

  • naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen
  • om maatregelen te nemen op uw verzoek, voorafgaand aan het sluiten van een contract
  • een legitiem zakelijk belang dat niet terzijde wordt gezet door belangen die u heeft om de informatie te beschermen
  • wanneer geen van bovenstaande van toepassing is, uw toestemming (die we zullen vragen voordat we de gegevens verwerken).

De doeleinden waarvoor we uw gegevens gebruiken, met bijbehorende verzamelmethoden en een wettelijke basis voor ons, zijn:

 Doel
 Verzamelmethode en wettelijke basis voor verwerking

Voldoen aan regelgevende verplichtingen

  • controles van identiteit en het recht op werk
  • beoordeling van de demografische samenstelling van ons personeelsbestand, zoals het monitoren van gelijke kansen

Deze gegevens worden over het algemeen rechtstreeks door u aan ons verstrekt.

We gebruiken ze omdat ze noodzakelijk zijn voor ons om te voldoen aan de wettelijke verplichting om alleen mensen die recht hebben op werk aan te nemen in het land waar de baan zich bevindt, en om de demografie van ons personeelsbestand te monitoren, of in landen waar niet zo'n wettelijke verplichting is, omdat we een legitiem zakelijk belang hebben om onze producten alleen aan volwassenen te verkopen dat niet terzijde wordt gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

Sollicitatieverificatie en kandidaatscreening (waar toegestaan door de wet)

  • verifiëren van werkgeschiedenis, kwalificaties, ervaring en referenties
  • waar toegestaan door de wet, kandidaat- en achtergrondscreening

Dit zal over het algemeen een combinatie zijn van gegevens die u direct aan ons heeft verstrekt (als onderdeel van uw sollicitatie) en, tijdens de laatste fasen van ons wervingsproces, gegevens die we van derden hebben verkregen, zoals referenties en (waar toegestaan door de wet) strafbladcontroles.

We gebruiken ze omdat ze noodzakelijk zijn voor ons om te voldoen aan de wettelijke verplichting om enkel in aanmerking komende en geschikte mensen aan te nemen, of in landen waar niet zo'n wettelijke verplichting is, omdat we een legitiem zakelijk belang hebben dat we zeker weten dat u geschikt bent voor een baan en daarvoor in aanmerking komt, dat niet terzijde wordt gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

 

Werving en selectie

  • kandidatenwerving en -selectie, inclusief gesprekken, assessments, psychometrische testen
  • beoordeling van sollicitatieformulieren en online assessment tools en vaardigheidstesten
  • shortlisten
  • doen van een aanbieding en secundaire voorwaarden overeenkomen (waar van toepassing)
  • groeps-, panel- en individueel gesprek
  • u informeren over de uitkomst van sollicitaties en andere kansen die interessant kunnen zijn, reclameposities, en monitoren van belangen
  • archivering

Dit zal over het algemeen een combinatie zijn van gegevens die u direct aan ons heeft verstrekt (tijdens verschillende fasen van het wervingsproces) en gegevens die we hebben verzameld van derden zoals een rekruteerder of social media-platform dat u gebruikt om informatie over u met ons te delen.

We gebruiken dit omdat we een oprecht zakelijk belang hebben bij het werven en selecteren van kandidaten voor een baan bij ons (inclusief een gesprek en assessments) en het bewaren van gegevens van het wervingsproces, dat niet terzijde wordt gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

Workforce management voorafgaand aan het dienstverband

  • Activiteiten bij indienstneming zoals voorbereiden, uitgeven en tekenen van een arbeidscontract
  • aanmaken van een persoonlijke elektronische record en persoonlijke bestanden
  • creëren van een salarisadministratie
  • inschrijven van secundaire voorwaarden voor nieuwe werknemers
  • aangifte van indiensttreding bij juridische instanties

Deze gegevens worden verzameld tijdens de laatste fasen van ons wervingsproces en tijdens het verwerken van een baanaanbieding en/of acceptatie.

We gebruiken ze omdat we een legitiem zakelijk belang hebben om noodzakelijke documenten voor dienstverband voor te breiden en voor het voltooien van noodzakelijke interne archieven, dat niet terzijde wordt gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

Monitoren van het wervingsproces

  • kwaliteitscontrole en controles voor monitoring overeenkomstig ons wervingsproces

Deze informatie wordt verzameld tijdens ons wervingsproces.

We gebruiken ze omdat we een legitiem zakelijk belang hebben in het controleren van voldoening aan ons wervingsproces, dat niet terzijde wordt gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

Ondersteuning voor alle bovenstaande doeleinden

  • beheren van uw accounts
  • u in staat stellen PMI touchpoints te gebruiken (bijvoorbeeld u toestaan ingelogd te blijven in delen van een touchpoints die enkel zijn gereserveerd voor geautoriseerde gebruikers, en beheren van uw taalvoorkeur)
  • met u corresponderen
  • beheren van uw afspraken met ons (bijvoorbeeld een gesprek of assessment)
  • verbeteren van uw ervaringen
  • beheer en probleemoplossing

Dit zal over het algemeen een combinatie zijn van gegevens die u aan ons heeft verstrekt (naam, wachtwoord (of equivalent)) en gegevens die we automatisch verzamelen (bijvoorbeeld informatie over uw apparaat en cookies en vergelijkbare volgmechanismen).

We gebruiken ze op gronden die overeenkomen met het doel van het gebruik van de gegevens die we ondersteunen. Wanneer we bijvoorbeeld uw account beheren om een zoektocht naar een baan of sollicitatie te ondersteunen, gebruiken we de informatie op grond van het feit dat we een legitiem zakelijk belang hebben om zaken te doen en personeel te werven, dat niet terzijde wordt gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

Bedrijfsanalyses en verbeteringen

  • toetsen van de effectiviteit van ons wervingsproces
  • bedrijfsanalyses en verbeteringen (inclusief ons wervingsproces, evenementen, digitale PMI touchpoints en de informatie die we (of onze gelieerde ondernemingen) verstrekken aan sollicitanten)

Dit zal over het algemeen een combinatie zijn van gegevens die u aan ons heeft verstrekt; gegevens die we automatisch hebben verzameld; en (wanneer toegestaan door de wet) gegevens die we hebben verkregen via derden.

We gebruiken ze op grond van het feit dat we een legitiem zakelijk belang hebben om de effectiviteit en verbeteringen van onze wervingsinspanningen, onze PMI touchpoints en evenementen te analyseren en toetsen, dat niet terzijde worden gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.


Wanneer we ons gebruik van gegevens over u niet baseren op een van de bovenstaande wettelijke basissen, vragen we uw toestemming voordat we de gegevens verwerken (deze gevallen zullen duidelijk zijn door de context). We kunnen van tijd tot tijd uw expliciete toestemming vragen om speciale gegevens over u te verwerken.

In sommige gevallen kunnen we gegevens over u gebruiken op manieren die niet hierboven beschreven zijn. Wanneer dit het geval is, verstrekken we een aanvullende privacykennisgeving waarin zulk gebruik wordt uitgelegd. U dient eventuele aanvullende kennisgevingen in combinatie met deze kennisgeving te lezen.

Gebruiken we geautomatiseerde besluitvorming?

We kunnen geautomatiseerde besluitvorming gebruiken voor de zaken die zijn uiteengezet in deze kennisgeving (bijvoorbeeld wie er op de shortlist voor een gesprek komt). Wanneer we dit doen, zullen we u dit tegen die tijd laten weten, samen met gegevens over de bij de beslissing betrokken logica, evenals de betekenis en de beoogde gevolgen van dergelijk gebruik van gegevens over u.

Met wie delen we uw gegevens en voor welke doeleinden?

We kunnen uw gegevens delen met:

  • gelieerde ondernemingen van PMI;
  • derden die producten of diensten verstrekken aan u of gelieerde ondernemingen van PMI (zoals wervingsbureaus, verstrekkers van achtergrondscreening en van online assessments), en
  • andere derden, wanneer vereist of toegestaan door de wet (zoals regelgevende instanties; overheidsinstanties; vroegere, potentiële of toekomstige werknemers en in het kader van organisatorische herstructurering).

Delen van gegevens met andere gelieerde ondernemingen van PMI

  • Gegevens over u zullen worden gedeeld met Philip Morris International Management SA (gevestigd in Lausanne, Zwitserland), wat de hoofdvestiging is voor verwerken van persoonsgegevens voor gelieerde ondernemingen van PMI. Gegevens over u kunnen ook worden gedeeld met Philip Morris International IT Service Centre Sàrl (gevestigd in Lausanne, Zwitserland) als technologieleverancier van gelieerde ondernemingen van PMI. Philip Morris International Management SA en (voor zover zij toegang hebben) Philip Morris International Management IT Service Centre Sàrl verwerken gegevens over u voor alle doeleinden die zijn beschreven in deze kennisgeving.
  • Gegevens over u zullen worden gedeeld met andere gelieerde ondernemingen van PMI voor alle doeleinden die zijn beschreven in deze kennisgeving (bijvoorbeeld om vast te stellen of u voldoet aan de vereisten van banen die beschikbaar zijn bij een van de gelieerde ondernemingen van PMI). Wanneer u gegevens uploadt op het banenzoek-platform, zullen deze beschikbaar worden voor elke gelieerde onderneming van PMI, elke gelieerde onderneming van PMI kan ze verwerken voor eigen wervingsdoeleinden. Dit is zelfs het geval wanneer u solliciteert voor een vacature waarin een specifieke gelieerde onderneming van PMI wordt vermeld. Dienovereenkomstig kunnen uw gegevens wereldwijd worden verstuurd (als uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte zijn verzameld, betekent dit dat ze naar daarbuiten kunnen worden overgebracht).

Gegevens over gelieerde ondernemingen van PMI en de landen waar ze gevestigd zijn, kunt u hier vinden.

Delen van gegevens met derden

  • We kunnen uw gegevens delen met derden die aan u of gelieerde ondernemingen van PMI producten of diensten verlenen (zoals wervingsbureaus, verstrekkers van achtergrondscreening en van online assessments, informatiediensten en dienstverleners voor identiteitsverificatie).
  • We kunnen uw gegevens delen met andere derden, wanneer vereist of toegestaan door de wet, bijvoorbeeld: regelgevende instanties; overheidsinstanties; als antwoord op een verzoek van wetshandhavinginstanties of andere overheidsambtenaren; wanneer wij openbaarmaking noodzakelijk of passend achten om lichamelijk letsel of financieel verlies te voorkomen, of in verband met een onderzoek naar vermoede of daadwerkelijke illegale activiteiten, en in het kader van organisatorische herstructurering.
  • Wanneer we een reis of accommodatie voor u regelen (bijv. wanneer u moet reizen om bij een gesprek te kunnen zijn), kunnen gegevens over u worden gedeeld met derden die reizen of accommodaties regelen, vervoers- of reisgerelateerde diensten aanbieden zoals reisagenten, online boekingskantoren, ticketdiensten, luchtvaartmaatschappijen, autoverhuurders, spoorwegmaatschappijen en hotels. Deze derden zullen gegevens over u gebruiken voor hun eigen doeleinden (bijvoorbeeld om hun verplichtingen na te komen om vervoer of een accommodatie voor u te regelen), en u dient hun privacykennisgevingen te raadplegen voor meer details over hoe zij uw gegevens gebruiken.

Waar kunnen gegevens over u naartoe worden gestuurd?

Net als elke multinational versturen gelieerde ondernemingen van PMI gegevens over heel de wereld. Wanneer u gegevens uploadt op het banenplatform, verstrekt u deze aan alle gelieerde ondernemingen van PMI, en elk daarvan kan ze verwerken voor eigen wervingsdoeleinden. Dit is zelfs het geval wanneer u solliciteert voor een vacature waarin een specifieke gelieerde onderneming van PMI wordt vermeld. Dienovereenkomstig kunnen uw gegevens wereldwijd worden verstuurd (als uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte zijn verzameld, betekent dit dat ze naar daarbuiten kunnen worden overgebracht).

Bij het gebruiken van gegevens zoals beschreven in deze kennisgeving, kunnen uw gegevens zowel binnen als buiten het land of gebied waar ze werden verzameld, worden verstuurd, inclusief naar een land of gebied dat mogelijk niet dezelfde gegevensbeschermingsnormen hanteert.

Gelieerde ondernemingen van PMI binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”) zullen persoonsgegevens naar gelieerde ondernemingen van PMI buiten de EER verzenden. Bijvoorbeeld, om het zakendoen van een wereldwijd bedrijf te vergemakkelijken. In alle gevallen zal het versturen:

  • gebeuren op basis van Toetsing door de Europese Commissie;
  • onderhevig zijn aan alle toepasselijke beveiligingen, bijvoorbeeld de EU-modelcontracten; of
  • nodig zijn om te voldoen aan de verplichtingen uit hoofde van een contract tussen u en ons (of de implementatie van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen) of voor het sluiten of de uitvoering van een contract dat in uw belang is gesloten tussen ons en een derde, zoals met betrekking tot reisarrangementen.

In alle gevallen zullen alle toepasselijke veiligheidsmaatregelen voor de bescherming van persoonsgegevens worden toegepast in die landen of gebieden, in overeenstemming met de toepasselijke wetten voor gegevensbescherming.

Hoe beschermen we uw gegevens?

We implementeren toepasselijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens die we hebben, te beschermen tegen ongeautoriseerde openbaarmaking, gebruik, wijziging of vernietiging. Waar nodig, gebruiken we encryptie en andere technologieën die kunnen helpen bij de bescherming van de gegevens die u aan ons verstrekt. We vereisen ook dat onze dienstverleners voldoen aan strikte eisen op het vlak van gegevensprivacy en beveiliging.

Hoe lang zullen uw gegevens worden bewaard?

We zullen uw gegevens behouden voor een periode die noodzakelijk is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor we de gegevens verzamelden. Daarna zullen we de gegevens verwijderen. De periode is afhankelijk van de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld. Merk op dat u in sommige omstandigheden het recht heeft om ons te verzoeken de gegevens te verwijderen. Ook zijn we soms wettelijk verplicht om de gegevens te behouden, bijvoorbeeld voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden.

Over het algemeen behouden we gegevens gebaseerd op de in de onderstaande tabel beschreven criteria:

 Type
 Uitleg/typische retentiecriteria
  • gegevens wervingsproces

Wanneer u naar een baan bij ons solliciteert, registreren we uw sollicitatie en behouden we deze zolang het relevant blijft voor onze relatie, bijvoorbeeld tijdens het wervingsproces, om u op de hoogte te brengen van andere kansen die interessant kunnen zijn en, wanneer uw sollicitatie succesvol is, tijdens uw dienstverband.

Normaal gesproken worden gegevens over u bewaard tot 12 maanden na de datum waarop u voor het laatst hebt ingelogd op het wervingsplatform. Als minimum behouden we de registratie van het wervingsproces voor de wettelijke termijn waarin een claim die voorkomt uit het wervingsproces, kan worden ingediend. We kunnen gegevens over u langer bewaren wanneer u solliciteert naar bepaalde soorten banen, en dit is toegestaan of vereist in het land waar die baan zich bevindt.

Andere documenten die relevant zijn voor het wervingsproces (bijvoorbeeld assessmentresultaten en achtergrondcontroles) worden behouden voor een korte periode, totdat meer permanente records zijn aangemaakt (bijvoorbeeld een document met assessmentresultaten of achtergrondcontroles).

  • bezoekersregistratie

wanneer u onze gebouwen bezoekt, worden bezoekersregistraties gewoonlijk een paar maanden bewaard. 

  • CCTV

Wanneer u onze gebouwen bezoekt, worden CCTV-registraties gewoonlijk een paar dagen bewaard.

  • systeemcontrolelogboeken

Systeemcontrolelogboeken worden gewoonlijk een paar maanden bewaard.

  • bedrijfsanalyses

Gegevens voor bedrijfsanalyses worden automatisch verzameld wanneer u PMI touchpoints gebruikt, en kort daarna geanonimiseerd/samengevoegd.

Welke rechten en mogelijkheden heeft u?

U kunt sommige of alle van de volgende rechten hebben met betrekking tot gegevens van u die we bewaren:

  • ons verzoeken u er toegang toe te geven;
  • ons verzoeken ze te corrigeren, bij te werken of te wissen;
  • ons verzoeken om ons gebruik ervan te beperken, in bepaalde omstandigheden;
  • bezwaar maken tegen het gebruik ervan, in bepaalde omstandigheden;
  • uw toestemming intrekken voor ons gebruik ervan;
  • gegevensoverdraagbaarheid, in bepaalde omstandigheden;
  • afmelden van ons gebruik ervan voor direct marketing; en
  • een klacht indienen bij de toezichthoudende instantie in uw land (als deze er is).

We bieden u eenvoudige manieren om deze rechten uit te oefenen, zoals de “afmelden” links, door contact op te nemen met YourHR@pmi.com of door gebruik te maken met de contactgegevens in de paragraaf “met wie moet u contact opnemen in het geval van vragen?” aan het einde van deze kennisgeving.

De rechten die u heeft, zijn afhankelijk van de wetten van uw land. Wanneer u zich binnen de Europese Economische Ruimte bevindt, heeft u alle rechten die zijn uiteengezet in onderstaande tabel. Wanneer u zich ergens anders bevindt, dan kunt u contact met ons opnemen (zie de paragraaf “met wie moet u contact opnemen in het geval van vragen?” aan het einde van deze kennisgeving), voor meer informatie.

Rechten met betrekking tot uw gegevens die we bewaren
Verdere details (opmerking: bepaalde wettelijke limieten voor al deze rechten zijn van toepassing)
  • ons verzoeken u er toegang toe te geven

Dit is een bevestiging van:

  • of we al dan niet gegevens over u verwerken;
  • onze naam en contactgegevens;
  • het doel van de verwerking;
  • de categorieën van de betrokken gegevens;
  • de categorieën van de personen met wie we de gegevens delen en, wanneer een persoon zich buiten de EER bevindt en geen voordeel heeft van een Toetsing door de Europese Commissie, de passende beveiligingen voor de bescherming van de gegevens;
  • (indien we dit hebben) de bron van de gegevens, indien we deze niet direct van u hebben verkregen;
  • (voor zover wij iets doen, wat we bij u onder de aandacht hebben gebracht) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, die juridische gevolgen voor u heeft, of op vergelijkbare manier een aanzienlijke invloed op u heeft, en gegevens over de betrokken logica, evenals de betekenis en de beoogde gevolgen voor u van het gebruik van zulke gegevens over u, en
  • de criteria voor het vaststellen van de periode waarin we de gegevens opslaan.

Op uw verzoek zullen we u een kopie verstrekken van de gegevens die we van u hebben (op voorwaarde dat dit geen invloed heeft op de rechten en vrijheden van anderen).

  • ons verzoeken ze te corrigeren of bij te werken

Dit is van toepassing indien de gegevens die we bewaren onjuist of incompleet zijn.

  • ons verzoeken ze te wissen

Dit is van toepassing indien:

  • de gegevens die we bewaren niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor we ze gebruiken;
  • we de gegevens op basis van uw toestemming gebruiken en u uw toestemming intrekt (in dit geval zullen we niet opnieuw contact met u opnemen, tenzij u ons duidelijk maakt dat u wilt dat we al uw gegevens verwijderen, in welk geval we uw wensen zullen respecteren);
  • we de gegevens gebruiken op basis van legitiem belang en we concluderen dat, volgend op uw bezwaar, we geen doorslaggevend belang hebben om ze te blijven gebruiken;
  • de gegevens onrechtmatig werden verkregen of gebruikt; of
  • om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
  • ons verzoeken onze verwerking ervan te beperken

Dit recht is tijdelijk van toepassing terwijl we uw zaak bekijken, indien u:

  • de juistheid van de gegevens die we gebruiken betwist; of
  • bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruiken van de gegevens op basis van legitiem belang

    (Als u in deze gevallen gebruik maakt van uw recht, zullen we het u laten weten voordat we de gegevens opnieuw gebruiken).

    Dit recht is ook van toepassing indien:

  • ons gebruik onrechtmatig is en u tegen het wissen van de gegevens bent; of
  • indien we de gegevens niet langer nodig hebben, maar u ze nodig heeft voor een rechtszaak.
  • bezwaar maken tegen onze verwerking ervan

U heeft hiervoor twee rechten:

  • indien we uw gegevens gebruiken voor direct marketing: u kunt zich “uitschrijven” (zonder een reden op te geven) en we zullen aan uw verzoek voldoen; en
  • indien we uw gegevens gebruiken op basis van een legitiem belang voor andere doeleinden dan direct marketing, kunt u bezwaar maken tegen het gebruik voor deze doeleinden, met een uitleg van uw specifieke situatie, en zullen we uw bezwaar in overweging nemen.

 

  • uw toestemming voor ons gebruik ervan intrekken

Dit is van toepassing indien de wettelijke basis waarop we uw gegevens gebruiken, toestemming is. Deze gevallen zullen door de context duidelijk zijn.

  • om bepaalde geautomatiseerde besluiten aan te vechten

Wanneer, als onderdeel van ons wervingsproces, we een beslissing alleen nemen gebaseerd op automatische besluitvorming, en die beslissing rechtsgevolgen heeft voor u of vergelijkbaar significant invloed op u heeft (bijvoorbeeld dat u niet op gesprek wordt uitgenodigd op basis van de beslissing), heeft u het recht om deze beslissing in twijfel te trekken, ons te verzoeken dat een mens deze beslissing beoordeelt, en om uw mening te delen.

Dit recht is niet van toepassing wanneer:

  • u van tevoren akkoord bent gegaan met de beslissing;
  • het gebruik van uw gegevens noodzakelijk is voor het aangaan van of het uitvoeren van een contract tussen ons, of
  • dit is toegestaan door de wet.

Zoals hierboven beschreven, zult u tegen die tijd op de hoogte worden gebracht van deze beslissingen, samen met informatie over de logica van de beslissing, evenals de significantie en de beoogde consequenties voor u van zulk gebruik van gegevens over u.

  •  gegevensoverdraagbaarheid
 

Indien:

  • u gegevens aan ons heeft verstrekt; en
  • we gebruik maken van die gegevens langs geautomatiseerde weg, en ofwel op basis van uw toestemming, ofwel op basis van het nakomen van onze contractuele verplichtingen jegens u, dan heeft u het recht om de gegevens van ons terug te krijgen in een veelgebruikt formaat, en het recht om ons te verzoeken de gegevens naar iemand anders te versturen indien dit technisch haalbaar is voor ons.
  • een klacht indienen bij de toezichthoudende instantie in uw land

Elk land binnen de Europese Economische Ruimte moet voor dit doel in één of meer overheidsinstanties voorzien

U kunt hier hun contactgegevens vinden:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Raadpleeg voor andere landen de website van de instantie van uw land.

Landspecifieke extra punten

Afhankelijk van in welk land u zich bevindt, heeft u mogelijk extra rechten.

  • Als u zich in Frankrijk bevindt, heeft u het recht om ons instructies te geven met betrekking tot gegevens van u die we bewaren in het geval van uw overlijden (in het bijzonder of we deze moeten bewaren of verwijderen en of anderen het recht hebben om ze in te zien). U mag:
  1. algemene instructies geven aan een digitale serviceprovider die is geregistreerd onder de Franse toezichthoudende instantie voor gegevensbescherming (“CNIL” genoemd) (deze instructies zijn van toepassing op al uw gegevens); of
  2. ons specifieke instructies geven die enkel van toepassing zijn op ons gebruik van uw gegevens.

Uw instructies kunnen ons verplichten om uw gegevens over te dragen aan derden (maar wanneer de gegevens informatie bevatten over anderen, kan onze verplichting om ook hun privacy te respecteren betekenen dat we uw instructies niet letterlijk kunnen opvolgen). U mag derden aanwijzen die verantwoordelijk zijn om ervoor te zorgen dat uw instructies worden gevolgd. Wanneer u geen derde partij aanwijst, zullen uw erfgenamen (tenzij u anders heeft gespecificeerd in uw instructies) het recht hebben om na uw overlijden uw rechten uit te oefenen over uw gegevens:

  1. om uw nalatenschap te beheren (in welk geval uw erfgenamen toegang hebben tot informatie over u om informatie te identificeren en te verkrijgen die handig kan zijn om uw nalatenschap te beheren, inclusief alle digitale goederen of gegevens die kunnen worden beschouwd als een familiegeheugen dat overdraagbaar is aan uw nabestaanden), en
  2. om ervoor te zorgen dat partijen die gegevens over u gebruiken, rekening houden met uw overlijden (zoals het sluiten van uw account en het beperken van het gebruik of het bijwerken van uw gegevens).

U kunt uw instructies op elk moment wijzigen of intrekken. Voor meer informatie over het verwerken van uw gegevens in het geval van uw overlijden, zie Artikel 40-1 van de wet 78-17 van 6 januari 1978. Wanneer u overlijdt, zult u standaard stoppen met het gebruiken van uw account, en zullen we uw gegevens overeenkomstig ons bewaarbeleid verwijderen (zie de paragraaf “Hoelang worden uw gegevens bewaard?” voor details).

Met wie moet u contact opnemen in het geval van vragen?

Indien u vragen heeft of een van uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u met ons contact opnemen via YourHR@pmi.com, of hier contact opnemen met de relevante PMI gelieerde functionaris voor gegevensbescherming (indien aanwezig). Contactgegevens worden ook verstrekt in elke communicatie die een gelieerde onderneming van PMI aan u stuurt.

Wanneer uw land een autoriteit voor gegevensbescherming heeft, heeft u het recht om daar contact mee op te nemen voor vragen of zorgen. Wanneer de relevante gelieerde onderneming van PMI u niet kan helpen bij uw vragen of zorgen, heeft u ook het recht om een rechtsmiddel in te stellen voor een nationale rechtbank.

Wijzigingen aan deze kennisgeving

We kunnen deze kennisgeving (en eventuele extra kennisgevingen voor privacy) van tijd tot tijd bijwerken. We zullen de wijzigingen bekendmaken wanneer dit door de wet vereist wordt.

Laatste wijziging: 14 mei 2018.