Philip Morris International

- English - Netherlands - Nederlands - Handelaars

Voldoen aan regelgevende verplichtingen

• uw leeftijd, identiteit en handelaarsstatus verifiëren
• fiscale en bedrijfsboekhoudkundige verplichtingen
• handelssancties
• achtergrondcontroles
• gezondheids- en veiligheidsmanagement
• wettelijke en regelgevende verzoeken tot openbaarmaking
• belangenverstrengeling
• bewaren van contracten en bijbehorende documenten waarin naar u kan worden verwezen

• onderzoek van gemelde aantijgingen van wangedrag

Deze gegevens worden over het algemeen rechtstreeks door u aan ons verstrekt.

We gebruiken ze omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting om enkel te handelen met volwassenen en om ons bedrijf te runnen op conforme wijze (inclusief met betrekking tot bedrijfsrecht en belastingplicht), bijhouden van een financiële en fiscale administratie, naleven van handelssancties, naleving van gezondheids- en veiligheidswetten (dit kan het bijhouden van incidenten omvatten), rapportages maken, voldoen aan verzoeken om informatie van bevoegde autoriteiten of, in landen waar zo'n wettelijke verplichting niet bestaat, omdat we een legitiem zakelijk belang hebben om enkel handel te drijven met volwassenen en om op juiste wijze zaken te doen dat niet terzijde wordt gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om gegevens over u te beschermen.

Verkopen van onze producten

• uw bestellingen voltooien (inclusief verzenden van ontvangstbewijzen)
• uw betalingen verwerken

• verstrekken van garantiediensten

Deze gegevens worden over het algemeen rechtstreeks door u of via uw werkgever, voor zover van toepassing, aan ons verstrekt (normaal gesproken naam, functie, adres, e-mail, betaalgegevens, correspondentie).

Wij gebruiken ze om onze contractuele verplichtingen jegens u of uw werkgever, als koper van onze producten, na te komen.

Verlenen van verkoopgerelateerde diensten

• afhandelen van uw vragen en verzoeken
• corresponderen met u
• algemeen beheer en probleemoplossing
• beheren van loyaliteitsprogramma's

• relatiebeheer

Deze gegevens worden over het algemeen rechtstreeks door u of via uw werkgever aan ons verstrekt.

We gebruiken ze omdat we een legitiem zakelijk belang hebben om verkoopgerelateerde diensten aan uw of uw werkgever aan te bieden dat niet terzijde wordt gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

Bedrijfspromotie en relatiebeheer (waar toegestaan door de wet)

• u informeren over relevante updates, promoties en evenementen
• onze relatie beheren
• volwassen consumenten registreren in onze databases
• u helpen om volwassen consumenten bij te staan met hun accounts

• Het begrijpen van uw voorkeuren (zoals in welke producten of evenementen u mogelijk interesse heeft of beter aangepast kunnen worden op uw wensen)
• beheren van loyaliteitsprogramma's
• u uitnodigen om deel te nemen aan en beheren van enquêtes of marktonderzoekcampagnes
• voor marktonderzoek
• ontwikkelen van marketingstrategieën
• beheren van marketingcampagnes

• uw ervaring met PMI touchpoints optimaliseren (bijvoorbeeld om uw bezoek te optimaliseren, zoals met begroetingen of suggesties die mogelijk interessant zijn voor u)

Dit zal over het algemeen een combinatie zijn van gegevens die u aan ons heeft verstrekt (bijvoorbeeld uw naam, contactgegevens en social media-gegevens); gegevens die we automatisch hebben verzameld (bijvoorbeeld door middel van mechanismen om het gebruik van PMI touchpoints te controleren) en (waar toegestaan door de wet) gegevens die we hebben verkregen via derden (zoals publieke posts op social media).

We gebruiken ze op grond van het feit dat we een legitiem zakelijk belang hebben om onze relatie te beheren en u op de hoogte te brengen over ons bedrijf, producten en evenementen, PMI touchpoints te bedienen en uw ervaringen te optimaliseren op manieren die niet terzijde worden gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

Bedrijfspromotie en relatiebeheer (waar toegestaan door de wet)

• u voorzien van informatie over en voor het beheren van gelieerde ondernemingen van PMI, hun acties, producten en diensten, winkels, evenementen en de regulering van tabaksproducten; en voor het ontwikkelen en verbeteren van hulpmiddelen om deze doeleinden na te streven

Dit zal over het algemeen een combinatie zijn van gegevens die u aan ons heeft verstrekt (bijvoorbeeld uw naam en contactgegevens, uw social media handles), gegevens die we automatisch hebben verzameld (bijvoorbeeld door cookies en vergelijkbare mechanismen te gebruiken) en (waar toegestaan door de wet) gegevens die we via derden hebben verkregen (bijvoorbeeld publieke posts op social media).

We gebruiken ze op grond van het feit dat we een legitiem zakelijk belang hebben om u hierover te informeren dat niet terzijde wordt gezet door uw belangen, rechten en vrijheden om informatie over u te beschermen.

Bedrijfsadministratie

• algemeen organisatiemanagement en zakelijke administratie
• lifecycle management van de handelaar (van aannemen tot vertrek)
• bezoekersadministratie en administratie
• beheren en uitvoeren van evenementen, training en compliance-programma's
• correspondentie met betrekking tot onze relatie met u of uw werkgever, inclusief het afhandelen van uw vragen en verzoeken
• ontwikkeling, implementatie, beheren en onderhoud van IT-systemen
• behouden van de veiligheid van systemen, apparaten en gebouwen
• het beheer van databases met contactgegevens en samenwerkingstools
• werken aan een veilige werkomgeving

• behouden van de beveiliging en veiligheid van gelieerde ondernemingen van PMI, personeel, klanten, leveranciers, bezoekers en ieders bezittingen

Deze gegevens worden over het algemeen rechtstreeks door u of via uw werkgever aan ons verstrekt.

Monitoren van veiligheid en systemen

• authenticatie en toegangscontroles en logs, indien van toepassing
• monitoren van PMI systemen, apparaten, internet en e-mail waartoe u toegang hebt verkregen

• monitoren van toegang tot PMI panden, leveringen aan gelieerde ondernemingen van PMI en beveiligingsgerelateerde processen in onze panden

Deze gegevens worden automatisch verzameld via verschillende middelen, geautomatiseerde systemen, monitoren van apparaten en CCTV opnamen en audio-opnamen van bepaalde telefoongesprekken in onze panden.

Ondersteuning voor alle bovenstaande doeleinden

• beheren van uw accounts
• u in staat stellen PMI touchpoints te gebruiken (bijvoorbeeld u toestaan ingelogd te blijven in delen van een touchpoints die enkel zijn gereserveerd voor geautoriseerde gebruikers, beheren van uw taalvoorkeur, uw winkelwagentje aan u koppelen)
• met u corresponderen
• verbeteren van uw ervaringen, zoals bestellingen van producten voorstellen die geschikt zouden kunnen zijn voor u (bijvoorbeeld gebaseerd op vorige bestellingen)

• beheer en probleemoplossing

Dit zal over het algemeen een combinatie zijn van gegevens die u aan ons heeft verstrekt (naam, wachtwoord (of equivalent)) en gegevens die we automatisch verzamelen (bijvoorbeeld informatie over uw apparaat en cookies en vergelijkbare volgmechanismen).

Bedrijfsanalyses en verbeteringen

• het mogelijk maken voor ons of onze zakenpartners om u te informeren over mogelijke kansen om betrokken te raken bij de promotie van PMI-producten.

• voor bedrijfsanalyses en verbeteringen (inclusief voor PMI-producten, systemen, processen, kantoren winkels die PMI-producten verkopen, training, evenementen, digitale PMI touchpoints en de informatie die we (of onze gelieerde ondernemingen) verstrekken aan u, uw werkgever of uw klanten)

Dit zal over het algemeen een combinatie zijn van gegevens die u aan ons heeft verstrekt; gegevens die we automatisch hebben verzameld; en (wanneer toegestaan door de wet) gegevens die we hebben verkregen via derden.

• informatie met betrekking tot het beheer van de commerciële relatie met de handelaar (handelaar die digitale touchpoints gebruikt en contacteerbaar is)

De meeste informatie in uw handelaarsprofiel wordt bewaard voor de periode van onze handlsrelatie met u. Maar sommige elementen van uw profiel, zoals uw historiek van uitgevoerde taken, uw historiek van prijsaflossing of uw aankoopgeschiedenis, verouderen uiteraard na een bepaalde periode, dus verwijderen we ze automatisch na vastgestelde perioden, naar gelang het doel waarvoor we ze hebben verzameld.

• informatie met betrekking tot het beheren van de commerciële relatie met de handelaar (handelaar inactief op digitale touchpoints)

Dit scenario is hetzelfde als hierboven, behalve dat als u lange tijd (typisch 2 jaar) gestopt bent met het gebruiken van de digitale touchpoint, we uw toegang tot het digitale platform zullen verwijderen, en de gegevens die we nog hebben met betrekking tot uw gebruik ervan, zullen wissen (tenzij dit binnen een ander verwerkingsdoel valt, zoals gegevens over uw orders). De reden is dat we er in deze omstandigheden vanuit gaan dat u het digitale platform liever niet gebruikt.

• handelaar (niet contacteerbaar)

Als u bij ons geregistreerd bent als een handelaar, maar de contactgegevens die u aan ons heeft verstrekt onjuist zijn, behouden we uw informatie gedurende een periode van slechts 6 maanden, om u de kans te geven om ze aan te passen.

• handelaar (onvolledige registraties)

Als u zich begint te registreren als een handelaar, maar het proces niet voltooit, zullen we uw gegevens helemaal niet bewaren.

• bedrijfs- en betaalgegevens

We bewaren gegevens over facturen, verkopen, aankopen, gedane en ontvangen betalingen en ondersteunende documenten (zoals contracten en e-mails) overeenkomstig bedrijfs- en fiscale verplichtingen, gewoonlijk 11 jaar. We bewaren ook gegevens over controles van leveranciers zolang we vereist zijn om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.

• bezoekersregistratie

wanneer u onze gebouwen bezoekt, worden bezoekersregistraties gewoonlijk drie jaar bewaard.

• CCTV

Wanneer u onze gebouwen bezoekt, worden CCTV-opnamen gewoonlijk een paar dagen tot een paar weken bewaard, afhankelijk van het specifieke doel van de opnamen.

• marktonderzoek

Als u niet geregistreerd bent in onze database, en we publiekelijk beschikbare gegevens van u gebruiken om de markt of uw voorkeuren te begrijpen, behouden we uw gegevens voor een korte tijd om dit specifieke marktonderzoek uit te voeren.

• aankopen en garantie

Wanneer u goederen koopt, behouden we hier gegevens van zolang als vereist is om de verkoop te voltooien en te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld voor fiscale en boekhoudkundige archiveringsdoeleinden). Als u zich ook registreert voor een garantiebewijs voor een PMI product, behouden we de details hiervoor zolang als relevant is voor de garantie.

•  klantenservice

•  systeemcontrolelogboeken

•  bedrijfsanalyses

• ons verzoeken u er toegang toe te geven

Dit is een bevestiging van:

• of we al dan niet gegevens over u verwerken;
• onze naam en contactgegevens;
• het doel van de verwerking;
• de categorieën van de betrokken gegevens;
• de categorieën van de personen met wie we de gegevens delen en, wanneer een persoon zich buiten de EER bevindt en geen voordeel heeft van een Toetsing door de Europese Commissie, de passende beveiligingen voor de bescherming van de gegevens;
• (indien we dit hebben) de bron van de gegevens, indien we deze niet direct van u hebben verkregen;
• (voor zover wij iets doen, wat we bij u onder de aandacht hebben gebracht) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, die juridische gevolgen voor u heeft of op vergelijkbare manier een aanzienlijke invloed op u heeft, en gegevens over de betrokken logica, evenals de betekenis en de beoogde gevolgen voor u van dergelijke verwerking, en
• de criteria voor het vaststellen van de periode waarin we de gegevens opslaan.

Op uw verzoek zullen we u een kopie verstrekken van de gegevens die we van u hebben (op voorwaarde dat dit geen invloed heeft op de rechten en vrijheden van anderen).

• ons verzoeken ze te corrigeren of bij te werken

Dit is van toepassing indien de gegevens die we bewaren onjuist of incompleet zijn.

• ons verzoeken ze te wissen

Dit is van toepassing indien:

• de gegevens die we bewaren niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor we ze gebruiken;
• we de gegevens op basis van uw toestemming gebruiken en u uw toestemming intrekt (in dit geval zullen we niet opnieuw contact met u opnemen, tenzij u ons duidelijk maakt dat u wilt dat we al uw gegevens verwijderen, in welk geval we uw wensen zullen respecteren);
• we de gegevens gebruiken op basis van legitiem belang en we concluderen dat, volgend op uw bezwaar, we geen doorslaggevend belang hebben om ze te blijven gebruiken;
• de gegevens onrechtmatig werden verkregen of gebruikt; of

om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

• ons verzoeken onze verwerking ervan te beperken

Dit recht is tijdelijk van toepassing terwijl we uw zaak bekijken, indien u:

• de juistheid van de gegevens die we gebruiken betwist; of
• bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruiken van de gegevens op basis van legitiem belang

  (Als u in deze gevallen gebruik maakt van uw recht, zullen we het u laten weten voordat we de gegevens opnieuw gebruiken).

  Dit recht is ook van toepassing indien:

• ons gebruik onrechtmatig is en u tegen het wissen van de gegevens bent; of

• indien we de gegevens niet langer nodig hebben, maar u ze nodig heeft voor een rechtszaak.

• bezwaar maken tegen onze verwerking ervan

U heeft hiervoor twee rechten:

• indien we uw gegevens gebruiken voor direct marketing: u kunt zich “uitschrijven” (zonder een reden op te geven) en we zullen aan uw verzoek voldoen; en
• indien we uw gegevens gebruiken op basis van een legitiem belang voor andere doeleinden dan direct marketing, kunt u bezwaar maken tegen het gebruik voor deze doeleinden, met een uitleg van uw specifieke situatie, en zullen we uw bezwaar in overweging nemen.

• uw toestemming voor ons gebruik ervan intrekken

Dit is van toepassing indien de wettelijke basis waarop we uw gegevens gebruiken, toestemming is. Deze gevallen zullen door de context duidelijk zijn.

• gegevensoverdraagbaarheid

Indien:

• u gegevens aan ons heeft verstrekt; en
• we gebruik maken van die gegevens langs geautomatiseerde weg, en ofwel op basis van uw toestemming, ofwel op basis van het nakomen van onze contractuele verplichtingen jegens u,

dan heeft u het recht om de gegevens van ons terug te krijgen in een veelgebruikt formaat, en het recht om ons te verzoeken de gegevens naar iemand anders te versturen indien dit technisch haalbaar is voor ons.

• een klacht indienen bij de toezichthoudende instantie in uw land

Elk land binnen de Europese Economische Ruimte moet voor dit doel in één of meer overheidsinstanties voorzien

U kunt hier hun contactgegevens vinden:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Raadpleeg voor andere landen de website van de instantie van uw land.