- Candidato

Philip Morris International

Informativa sulla privacy per i candidati all’assunzione in PMI

Diamo la massima importanza alla riservatezza. La presente informativa è volta a chiarire chi siamo, quali informazioni raccogliamo e quali usi ne facciamo. Fare clic su "Per saperne di più" all'interno di ogni sezione per leggere gli approfondimenti.

Invitiamo inoltre a leggere le informative integrative che saranno pubblicate di volta in volta. Queste forniranno ulteriori informazioni sul nostro processo di acquisizione e trattamento dei dati personali, sulle nostre attività aziendali e sulle eventuali limitazioni e deroghe.

Chi siamo?

Siamo una società del gruppo Philip Morris International. I nostri dettagli (nome, indirizzo, ecc.) le saranno forniti separatamente quando acquisiremo (o quando dovrà fornire il suo consenso all’acquisizione) i suoi dati personali, per esempio attraverso un messaggio inviato su app o su siti web, o in una mail contenente un collegamento alla presente).

  • PMI: Philip Morris International, multinazionale leader del tabacco. Il gruppo è articolato in numerose aziende o "società affiliate".
  • Società affiliate di PMI: Ogni società che fa parte del gruppo Philip Morris International è una "affiliata di PMI". "Noi" (o "ci" o "nostro/i") si riferisce a ogni singola affiliata di PMI: quando si crea un profilo professionale o ci si candida per un lavoro, si trasmettono dati personali a ciascuna affiliata di PMI, la quale potrà trattare i suoi dati personali per finalità concernenti l’assunzione. Questo accade anche quando si risponde a un annuncio di lavoro che menziona una determinata affiliata di PMI o un determinato paese o territorio.

Come facciamo a raccogliere informazioni su di lei?

Possiamo acquisire i suoi dati personali in diversi modi.

  • Potrebbe fornirci delle informazioni in modo diretto (per esempio quando crea un account o un profilo professionale, invia una candidatura, svolge un colloquio, completa un test o una valutazione, invia un messaggio di posta elettronica o ci contatta telefonicamente).
  • Possiamo acquisire delle informazioni in modo automatizzato (per esempio quando usa un app o un sito web di PMI).
  • Potremmo acquisire informazioni da soggetti terzi (per esempio da agenzie di collocamento, fornitori delle referenze, società incaricate degli accertamenti sulla storia personale (ove consentito dalla legge) e fonti pubbliche come siti aziendali, ricerche su internet o piattaforme di social media come LinkedIn).

Nella presente informativa, il termine”Punti di contatto di PMI” indica tutti i metodi con i quali lei entra in contatto con noi. I punti di contatto di PMI possono essere fisici (per esempio, le sedi, i punti vendita e gli eventi di PMI) o digitali (per esempio, app e siti web).

Le informazioni potrebbero esserci trasmesse direttamente da lei. In genere ciò avviene quando lei:

  • richiede l’iscrizione nei nostri database (questo può avvenire di persona, tramite un’app o on-line quando si crea un account e un profilo professionale);
  • ci invia una candidatura e le informazioni a supporto della stessa;
  • partecipa a un colloquio;
  • completa una prova/valutazione;
  • fornisce informazioni pertinenti all’accettazione della proposta, agli accertamenti sulla sua storia personale e all’inserimento al lavoro (ove applicabile);
  • scarica o usa un punto di contatto digitale (per esempio un app o un sito web);
  • entra in contatto con noi tramite un punto di contatto di PMI, posta, e-mail, social media o telefono;
  • si registra per ricevere comunicati stampa, avvisi via posta elettronica o aggiornamenti sulle posizioni lavorative;
  • partecipa a sondaggi oppure (ove consentito dalle leggi) a competizioni o promozioni; o
  • partecipa a un evento organizzato da un’affiliata di PMI.

Potremmo acquisire i suoi dati personali dai sistemi automatizzati. In genere ciò avviene quando lei:

  • visita le nostre sedi (per esempio tramite le registrazioni di videosorveglianza e i registri di accesso agli edifici);
  • completa le prove pratico-attitudinali online;
  • partecipa a un evento organizzato da un’affiliata di PMI (per esempio, mediante i sensori posti nel luogo dell’evento che si collegano ai dispositivi mobili);
  • usa i sistemi di PMI o i dispositivi aziendali di PMI come computer portatili;
  • comunica con noi (per esempio, attraverso un punto di contatto di PMI, la posta elettronica o le piattaforme social);
  • usa punti di contatto di PMI (per esempio attraverso i meccanismi di tracciamento di un’app o di un sito web); o
  • crea post pubblici sui social media che seguiamo (per esempio, quando intendiamo sondare l'opinione del pubblico).

Potremmo acquisire i suoi dati personali anche da sistemi automatizzati, attraverso l’uso di cookie e tecnologie di tracciamento simili nei punti di contatto di PMI. Il tipo di cookie e di tecnologie utilizzate dipenderà dal punto di contatto di PMI in questione. Per informazioni sui cookie (compresi i cookie di Google Analytics) e sulle tecnologie simili usate nei punti di contatto e sui modi per accettare o rifiutare i cookie, la invitiamo a consultare l'informativa sui cookie disponibile presso il punto di contatto in questione.

Ove consentito dalle leggi, potremmo acquisire i suoi dati personali da terze parti. Queste possono includere:

  • informazioni dalle agenzie di collocamento;
  • informazioni condivise tra le affiliate di PMI;
  • informazioni dai social media di terze parti (per esempio, se si sceglie di semplificare l’accesso alla piattaforma per le candidature accedendo con il proprio account sui social media, come Gmail o Yahoo!, o se si desidera caricare i propri dati sulla piattaforma usando un profilo già esistente, per esempio su LinkedIn, invece di compilare manualmente la candidatura); e
  • informazioni presenti su un profilo pubblico (per esempio esperienza, competenze e interessi) sui social media terzi (come LinkedIn).

Potremmo anche raccogliere delle informazioni in altri contesti dove l’acquisizione risulta immediatamente evidente.

Quali informazioni raccogliamo su di lei?

Potremmo raccogliere vari tipi di informazioni sul suo conto:

  • informazioni necessarie per gestire e amministrare il nostro rapporto con lei e per condurre le nostre attività, nonché per adempiere ai nostri obblighi giuridici e regolamentari (per esempio, verificare la sua identità, il suo diritto al lavoro, i dettagli della sua candidatura e, ove consentito dalla legge, la sua attitudine al ruolo previsto per mezzo di accertamenti sulla sua storia personale)
  • informazioni da lei fornite nel profilo professionale, nella candidatura, in moduli o sondaggi
  • informazioni necessarie a valutare la sua idoneità per un dato ruolo, per vagliare e selezionare i candidati
  • informazioni sulle sue visite presso i nostri uffici e sulla partecipazione agli eventi
  • ove applicabile, informazioni necessarie per offrirle una posizione lavorativa e inserirla in azienda (per esempio, proporle un'offerta, redigere un contratto di lavoro, fornirle informazioni sui benefit e abilitare l’accesso ai sistemi)
  • informazioni raccolte a scopo di monitoraggio nel nostro processo di reclutamento
  • informazioni da lei trasmesse nelle chiamate o nelle e-mail a noi indirizzate
  • Informazioni sulle sue preferenze, interessi e aspirazioni di carriera
  • informazioni raccolte nel contesto dell’analisi e dei miglioramenti della performance aziendale

L’acquisizione diretta delle informazioni risulterà immediatamente evidente in alcuni contesti. Per esempio:

  • durante il processo di candidatura e reclutamento, lei fornirà dati come nome, informazioni di contatto, competenze, qualifiche ed esperienze;
  • durante un colloquio o una valutazione, risponderà alle domande;
  • potrebbe fornire delle informazioni sulle sue aspirazioni di carriera e sui suoi interessi, utili per poterle inviare le opportunità pertinenti; e
  • potremmo raccogliere informazioni che ci consentono di verificare la sua identità e il suo diritto al lavoro, per esempio la copia di un documento di identità o una fotografia del suo volto.

Le informazioni che raccogliamo in modo automatizzato in genere riguardano:

  • dettagli sulle sue visite presso i nostri uffici, partecipazione ai colloqui, valutazioni ed eventi (con dati come orario e durata);
  • dettagli del suo uso dei punti di contatto di PMI (come le applicazioni e le informazioni alle quali accede, l’orario e la durata degli accessi, le informazioni cercate); e
  • i suoi dispositivi (come indirizzi IP o altri identificatori univoci del dispositivo, i dati sulla posizione e i dettagli dei cookie che possono essere memorizzati sul suo dispositivo).

Le informazioni che acquisiamo da terze parti in genere sono costituite da:

  • informazioni sulla candidatura dalle agenzie di collocamento (nel caso in cui lei si candida tramite un’agenzia);
  • referenze e certificati di lavoro trasmessici dai suoi datori di lavoro precedenti o da altri fornitori di referenze;
  • ove consentito dalla legge, informazioni per gli accertamenti sulla sua storia personale in funzione del ruolo previsto (come la convalida del documento di identità, la verifica degli indirizzi, la conferma delle qualifiche e delle esperienze pregresse, le ricerche sugli elenchi delle persone politicamente esposte o soggette a sanzioni finanziarie e i dettagli sulle eventuali condanne);
  • informazioni acquisite dagli accessi e dai profili dei social media di terze parti (per esempio, se si sceglie di semplificare l’accesso alla piattaforma per le candidature accedendo con il proprio account sui social media, come Gmail o Yahoo!, o se si desidera caricare i propri dati sulla piattaforma usando un profilo già esistente, per esempio su LinkedIn, invece di compilare manualmente la candidatura); e
  • informazioni presenti su un profilo pubblico (come ruolo, qualifiche, esperienza, competenze e interessi), per esempio da un sito web aziendale, da ricerche su internet o da social media come LinkedIn).

I suoi dati personali che acquisiamo e trattiamo possono includere:

  • nome
  • password
  • indirizzo, inclusi domicilio e residenza
  • informazioni di contatto come indirizzo e-mail personale e numero di telefono di casa o cellulare, quando trasmessi durante la sua candidatura
  • sesso
  • lettera di presentazione
  • curriculum vitae/moduli di candidatura, che includono dati personali e professionali
  • il modo in cui è venuto a conoscenza dell’offerta di lavoro
  • idoneità al lavoro, inclusi i passaporti o altri documenti di identità ufficiali
  • referenze
  • certificati e riproduzioni delle qualifiche
  • storia scolastica e professionale
  • posizioni oggetto della candidatura
  • termini e condizioni di impiego attuali, attesi e offerti (per esempio retribuzione, orario di lavoro, ferie, benefit)
  • note sull’esito del colloquio e risultati della valutazione
  • esito della candidatura e motivi della decisione
  • motivo del ritiro della sua candidatura (se del caso)
  • dati su previdenza sociale e dichiarazioni dei redditi
  • codice fiscale
  • data di nascita
  • stato e situazione familiare
  • dati bancari (se le è offerto un lavoro e accetta)
  • fotografie e registrazioni video
  • informazioni sugli utenti dei sistemi
  • registri automatizzati dell'uso dei sistemi informatici di PMI da parte sua
  • informazioni a noi trasmesse durante l’uso di sistemi informatici gestiti dalle filiali di PMI
  • informazioni sulle sue visite presso i nostri uffici e agli eventi

Inoltre possiamo raccogliere ed elaborare categorie speciali di dati personali come:

  • origine razziale o etnica (per esempio, per il monitoraggio sulle pari opportunità)
  • opinioni politiche (solo se condivide volontariamente queste informazioni)
  • convinzioni religiose o filosofiche (per esempio, per ottenere facilitazioni ragionevoli)
  • orientamento sessuale (per es. per il monitoraggio sulle pari opportunità o se condivide volontariamente queste informazioni)
  • adesioni a sindacati (solo se condivide volontariamente queste informazioni)
  • dati riguardanti la sua salute, comprese le eventuali disabilità (per esempio per ottenere facilitazioni ragionevoli)

Potremo trattare questi tipi di dati se li condivide volontariamente con noi, se siamo soggetti a un obbligo giuridico di trattare le informazioni e, nel contesto del processo di reclutamento, per fornirle facilitazioni ragionevoli.

Per quali finalità usiamo i suoi dati personali e su quale base giuridica?

Questa sezione descrive le finalità per le quali usiamo i dati personali. Tuttavia, la presente informativa è rivolta al pubblico mondiale, e nel caso in cui le leggi di un paese limitino o proibiscano determinate attività descritte nella presente, noi non faremo uso dei suoi dati personali per queste finalità nel paese in questione.

Fatto salvo quanto sopra, utilizziamo i suoi dati personali per le seguenti finalità:

  • eseguire le verifiche su identità, idoneità al ruolo previsto e diritto al lavoro
  • verificare storia professionale, qualifiche, esperienze e referenze
  • ove consentito dalla legge, eseguire gli accertamenti e le verifiche sui precedenti dei candidati
  • condurre il reclutamento e la selezione, con colloqui, valutazioni e profilazione psicometrica, vaglio dei candidati, offerte di lavoro e benefit (ove applicabile)
  • amministrazione aziendale, inclusi gli obblighi di mantenimento dei registri
  • ove applicabile, amministrazione e gestione dell’inserimento al lavoro, compresa la preparazione dei documenti contrattuali e non contrattuali e la predisposizione dell’accesso a locali e sistemi
  • monitoraggio del processo di reclutamento

La base giuridica per l'utilizzo dei suoi dati personali da parte nostra corrisponde a una delle seguenti (descritte nei dettagli nella sezione "Per saperne di più"):

  • il rispetto di un obbligo di legge al quale siamo soggetti
  • l’intraprendere misure dietro sua richiesta prima di stipulare un contratto
  • un legittimo interesse commerciale che avrà a prevalere sui suoi interessi per la riservatezza delle informazioni
  • nel caso in cui nessuna delle condizioni suddette può verificarsi, il suo consenso (che le richiederemo prima di trattare i suoi dati)

Le finalità per le quali utilizziamo i suoi dati personali e i relativi metodi di raccolta e basi giuridiche per il trattamento, sono:

 Finalità
 Metodo di raccolta e base giuridica del Trattamento

Adempiere agli obblighi di legge

  • verifiche sull’identità e sul diritto al lavoro
  • valutazione della composizione demografica del nostro personale, come nel monitoraggio sulle pari opportunità

In genere queste informazioni ci sono fornite direttamente da lei.

Le trattiamo per adempiere al nostro obbligo legale di assumere solo le persone che abbiano il diritto di lavorare in un dato paese e per monitorare la composizione demografica del nostro personale. Nei paesi in cui tali obblighi legali non sussistono, le trattiamo perché abbiamo un legittimo interesse a condurre le nostre attività in conformità ai requisiti delle buone prassi, i quali avranno a prevalere sui suoi interessi, sui suoi diritti e sulle sue libertà in materia di protezione dei suoi dati personali.

Verifica delle candidature e accertamenti sui candidati (ove consentito dalla legge)

  • verifica di storia professionale, qualifiche, esperienze e referenze
  • ove consentito dalla legge, esecuzione degli accertamenti e delle verifiche sui precedenti dei candidati

In genere questa procedura si baserà su una combinazione di informazioni fornite direttamente da lei (nel contesto della sua candidatura) e, durante le fasi successive del nostro processo di reclutamento, informazioni acquisite da terze parti come referenze e (ove consentito dalla legge) casellari giudiziari.

Le trattiamo per adempiere al nostro obbligo legale di impiegare esclusivamente persone che siano idonee e in possesso dei requisiti per una data posizione, oppure, nei paesi in cui tali obblighi giuridici non sussistono, le trattiamo perché abbiamo un legittimo interesse commerciale nel garantire la sua idoneità e la sua attitudine per una data posizione - interesse che avrà a prevalere sui suoi interessi, sui suoi diritti e sulle sue libertà in materia di limitazione all’uso dei suoi dati personali.

Reclutamento e selezione

  • reclutamento e selezione dei candidati, includendo colloqui, valutazioni, test psicometrici
  • revisione dei moduli di candidatura, degli strumenti di valutazione e dei test pratico-attitudinali online
  • vaglio dei candidati
  • proposta di lavoro e accordo sui benefit (ove applicabile)
  • colloquio individuale, di gruppo e in commissione
  • comunicazione del risultato delle candidature e di altre opportunità che potrebbero essere di suo interesse, promozione delle posizione lavorative e monitoraggio del suo interesse
  • mantenimento dei registri

In genere questa procedura si baserà su una combinazione di informazioni fornite direttamente da lei (nelle diverse fasi del processo di reclutamento) e di informazioni che acquisiamo da terze parti come agenzie di reclutamento o piattaforme di social media usate per condividere le sue informazioni con noi.

Le trattiamo perché abbiamo un legittimo interesse commerciale nel reclutare e selezionare dei candidati per lavorare presso di noi (che include la conduzione di colloqui e valutazioni) e nel mantenere la documentazione del processo di reclutamento - interesse che avrà a prevalere sui suoi interessi, sui suoi diritti e sulle sue libertà in materia di limitazione all’uso dei suoi dati personali.

Gestione del personale durante l’inserimento

  • attività collegate all’assunzione quali la preparazione, l’emissione e la stipula del contratto di lavoro
  • istituzione dei documenti e delle cartelle elettroniche personali
  • creazione dei libri paga
  • registrazione per i benefit per i nuovi dipendenti
  • segnalazione di inizio impiego alle autorità

Queste informazioni sono acquisite durante le fasi finali del nostro processo di assunzione e durante l’elaborazione e/o l’accettazione dell’offerta di lavoro.

Le trattiamo perché abbiamo un legittimo interesse commerciale nel preparare i documenti necessari per l’impiego e nel compilare debitamente i nostri registri interni - interesse che avrà a prevalere sui suoi interessi, sui suoi diritti e sulle sue libertà in materia di limitazione all’uso dei suoi dati personali.

Monitoraggio del processo di reclutamento

  • controlli e verifiche sulla qualità per monitorare la conformità con il nostro processo di reclutamento

Queste informazioni sono acquisite per l’intera durata del nostro processo di reclutamento.

Le trattiamo perché abbiamo un legittimo interesse commerciale nel verificare la conformità del nostro processo di reclutamento - interesse che avrà a prevalere sui suoi interessi, sui suoi diritti e sulle sue libertà in materia di limitazione all’uso dei suoi dati personali.

Assistenza per tutte le finalità sopra elencate

  • gestione dei suoi account personali
  • agevolazioni all’uso dei punti di contatto di PMI (per esempio, consentendole di restare collegato a quelle sezioni dei punti di contatto riservate esclusivamente agli utenti autorizzati e di amministrare le sue preferenze linguistiche)
  • gestione della corrispondenza
  • gestire i suoi appuntamenti con noi (per esempio, per un colloquio o una valutazione)
  • migliorare le sue esperienze
  • amministrazione e risoluzione dei problemi

In genere saranno composte da una combinazione di informazioni fornite da lei (nome e password o una protezione equivalente) e informazioni acquisite da noi in modo automatizzato (per esempio, informazioni sul suo dispositivo, cookie o tecnologie di tracciamento simili).

Le trattiamo perché le finalità del trattamento corrispondono alle finalità di assistenza per le quali stiamo usando le informazioni. Per esempio, quando gestiamo il tuo account per assisterla nella ricerca di un lavoro o di una candidatura, usiamo le informazioni perché abbiamo un legittimo interesse a condurre le nostre attività e assumere del personale, quando tale interesse ha a prevalere sui suoi interessi, sui suoi diritti e sulle sue libertà in materia di protezione dei suoi dati personali.

Analisi e miglioramenti della performance aziendale

  • valutare l’efficacia del nostro processo di reclutamento
  • analisi e miglioramenti della performance aziendale (che include il nostro processo di reclutamento, gli eventi organizzati, i punti di contatto digitali di PMI e le informazioni che noi o i nostri affiliati forniamo ai candidati)

In genere si tratta di una combinazione di informazioni fornite direttamente da lei, di informazioni raccolte da noi in modo automatizzato e (ove consentito dalla legge) di informazioni acquisite da terze parti.

Le trattiamo perché abbiamo un legittimo interesse commerciale ad analizzare, valutare l’efficacia e migliorare le nostre attività di reclutamento, i nostri processi, i punti di contatto di PMI e gli eventi organizzati, quando tale interesse avrà a prevalere sui suoi interessi, sui suoi diritti e sulle sue libertà in materia di protezione dei suoi dati personali.

Nei casi in cui il nostro trattamento dei suoi dati personali non rientri in una delle basi giuridiche di cui sopra, chiederemo il suo consenso prima di trattare queste informazioni (questi casi risulteranno evidenti dal contesto). Potremmo richiedere occasionalmente il suo consenso esplicito per trattare i suoi dati personali ascrivibili alle categorie speciali.

In alcuni casi, potremmo utilizzare i suoi dati personali in modi non contemplati dalla presente informativa. In questo caso, provvederemo a trasmetterle un’informativa integrativa sulla privacy volta a fornire spiegazioni sul trattamento in questione. Sarà opportuno leggere tutte le informative integrative in combinazione con la presente informativa.

Prendiamo delle decisioni in modo automatizzato?

Potremmo prendere delle decisioni in modo automatizzato su qualsiasi aspetto definito nella presente informativa (per esempio, chi dobbiamo vagliare e selezionare per ulteriori colloqui). Se lo faremo, la metteremo a conoscenza del fatto, comunicandole le informazioni sulla logica alla base della decisione, come pure la significatività e le conseguenze prevedibili del trattamento dei suoi dati personali.

Con chi possiamo condividere i suoi dati e per quali scopi?

Potremmo condividere i suoi dati personali con:

  • le società affiliate di PMI;
  • le terze parti che forniscono a lei o alle affiliate di PMI prodotti o servizi (come agenzie di collocamento oppure fornitori di servizi di valutazione online o accertamenti sulla sua storia personale);
  • altri soggetti terzi, ove richiesto o consentito dalla legge (come le autorità di regolamentazione, gli enti governativi, i datori di lavoro passati, potenziali o futuri, nonché nel contesto di una ristrutturazione aziendale).

Condivisione dei dati con le altre affiliate di PMI

  • I suoi dati personali saranno condivisi con Philip Morris International Management SA (con sede a Losanna, in Svizzera), ossia l'amministrazione centrale del trattamento dei dati personali per le affiliate di PMI. I suoi dati personali potrebbero essere condivisi anche con Philip Morris International IT Service Center Sàrl (con sede a Losanna, in Svizzera), ossia il fornitore di tecnologie per le affiliate di PMI. Philip Morris International Management SA e (nella misura in cui vi ha accesso) Philip Morris International IT Service Center Sàrl trattano i suoi dati personali per tutte le finalità descritte nella presente informativa.
  • I suoi dati personali saranno condivisi con le altre affiliate di PMI per tutte le finalità menzionate nella presente informativa (per esempio, per determinare se soddisfa i requisiti delle posizioni lavorative offerte da una delle affiliate di PMI). Quando carica delle informazioni sulla piattaforma di ricerca delle opportunità di lavoro, queste saranno rese disponibili a tutte le affiliate di PMI, ognuna delle quali potrà trattare i dati in questione per le proprie finalità di reclutamento. Questo accade anche quando si risponde a un annuncio di lavoro che menziona una determinata affiliata di PMI. Di conseguenza, i suoi dati personali possono essere trasferiti globalmente (se le sue informazioni sono acquisite all'interno dello Spazio economico europeo, ciò significa che i suoi dati potrebbero essere trasferiti al di fuori dello stesso).

I dettagli sulle società affiliate di PMI e sui paesi in cui sono operative sono consultabili qui.

Condivisione dei dati con Terze Parti

  • Potremmo condividere informazioni con terze parti che forniscono a lei o alle affiliate di PMI prodotti o servizi (come agenzie di collocamento oppure fornitori di servizi come valutazione online, accertamenti sulla sua storia personale, gestione informatica e verifica delle identità);
  • Potremmo condividere i suoi dati personali con terze parti, ove richiesto o consentito dalla legge, per esempio, con le autorità di regolamentazione e gli enti governativi; con le forze dell’ordine o altri pubblici ufficiali in caso di trasmissione di una richiesta ufficiale; o quando riteniamo che la divulgazione sia necessaria o opportuna per prevenire danni fisici o perdite finanziarie, oppure nell’ambito di un'inchiesta su un’attività illecita sospetta o fondata e nel contesto di una ristrutturazione aziendale.
  • In relazione alle trasferte per fini di lavoro (per esempio se dovrà spostarsi per sostenere un colloquio), i suoi dati personali possono essere condivisi con terze parti che organizzano gli spostamenti e le sistemazioni, come per esempio agenti di viaggio, servizi di prenotazione on-line, biglietterie, compagnie aeree, compagnie di noleggio auto, operatori ferroviari e alberghi. Queste terze parti trattano i suoi dati personali per i loro scopi (per esempio, per adempiere ai loro obblighi di fornirle il trasporto o l’alloggio) ed è opportuno consultare la loro informativa sulla privacy per ulteriori dettagli circa il loro uso dei suoi dati personali.

Dove potrebbero essere inviati i suoi dati personali?

Come accade in qualsiasi multinazionale, le affiliate di PMI trasferiscono informazioni in tutto il mondo. Quando carica delle informazioni sulla piattaforma di ricerca delle opportunità di lavoro, queste saranno rese disponibili a tutte le affiliate di PMI, ognuna delle quali potrà trattare i dati in questione per le proprie finalità di reclutamento. Questo accade anche quando si risponde a un annuncio di lavoro che menziona una determinata affiliata di PMI. Di conseguenza, i suoi dati personali possono essere trasferiti globalmente (se le sue informazioni sono acquisite all'interno dello Spazio economico europeo, ciò significa che i suoi dati potrebbero essere trasferiti al di fuori dello stesso).

Quando si usano le informazioni come descritto nella presente informativa, i suoi dati personali possono essere trasferiti all'interno o al di fuori del paese o dell’area geografica nella quale sono stati acquisiti, includendo anche paesi o aree geografiche che non hanno adottato norme equivalenti sulla protezione dei dati.

Le società affiliate di PMI all'interno dello Spazio economico europeo ("SEE") trasferiranno i dati personali alle affiliate di PMI al di fuori del SEE: Per esempio, per agevolare le attività di un’impresa multinazionale. In tutti i casi, il trasferimento avverrà:

  • sulla base di una Decisione in merito all’adeguatezza prevista dalla Commissione europea;
  • se soggetto ad adeguate garanzie, per esempio con i Contratti Tipo UE ; o
  • necessarie per adempiere agli obblighi previsti da un contratto tra noi e lei (o all'attuazione delle misure pre-contrattuali prese su sua richiesta), o per la conclusione o l'esecuzione di un contratto stipulato nel suo interesse tra noi e una terza parte, per esempio per l’organizzazione delle trasferte.

In tutti i casi, saranno adottate misure di sicurezza adeguate per la protezione dei dati personali nei paesi o nelle aree geografiche in questione, in conformità alle leggi applicabili sulla protezione dei dati.

Come proteggiamo i suoi dati personali?

Abbiamo adottato misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere le informazioni personali in nostro possesso dalla divulgazione, l’uso, l’alterazione o la distruzione non autorizzati. Ove possibile, usiamo la crittografia e altre tecnologie che possono contribuire a proteggere le informazioni da lei fornite. Ai nostri fornitori di servizi richiediamo inoltre la conformità alle norme e ai requisiti più stringenti in materia di riservatezza e protezione dei dati.

Per quanto tempo saranno conservati i suoi dati personali?

Conserveremo i suoi dati personali per il periodo necessario a raggiungere le finalità per le quali i dati sono stati raccolti. Al termine di questo periodo, i dati saranno cancellati. Il periodo varierà in base alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti. Si prega di notare che, in alcune circostanze, lei ha il diritto di richiederci di eliminare le informazioni, Inoltre, in alcuni casi siamo obbligati dalla legge a conservare le informazioni, per esempio per motivi legati al fisco e alla contabilità.

In genere conserviamo i dati sulla base dei criteri descritti nella tabella a seguire:

 Tipo
 Spiegazione/esempio dei criteri di conservazione
  • dati del processo di reclutamento

Se presenta una candidatura per una posizione lavorativa presso di noi, manterremo la documentazione della sua candidatura finché questa avrà rilevanza per il nostro rapporto, per esempio durante il processo di reclutamento, in modo da poterla informare sulle altre opportunità che potrebbero interessarla e, se la sua candidatura avrà esito positivo, durante il suo impiego presso di noi.

In genere i suoi dati personali saranno conservati per un periodo massimo di dodici mesi dopo la data del suo ultimo accesso alla piattaforma di reclutamento. Come minimo, conserviamo la documentazione del processo di reclutamento per il periodo di validità previsto dalla legge per la presentazione di eventuali istanze risultanti dal processo in questione. Potremmo conservare i suoi dati personali per un periodo più lungo se si candida per determinate posizioni lavorative e se la conservazione è consentita od obbligatoria nel paese in cui si dovrà ricoprire l’incarico.

Gli altri documenti rilevanti per il processo di reclutamento (per esempio, i risultati della valutazione e gli accertamenti sulla storia personale) sono conservati per un breve periodo, fino alla creazione di nuovi archivi in forma più consolidata (per esempio, un registro dei risultati della valutazione o degli accertamenti).

  • registri dei visitatori

Se visita i nostri edifici, i registri dei visitatori sono conservati in genere per un periodo di pochi mesi.

  • videosorveglianza

Se visita i nostri edifici, le registrazioni video sono conservate in genere per un periodo di pochi giorni.

  • registri di controllo dei sistemi

I registri dei controllo dei sistemi sono conservati in genere per un periodo di pochi mesi.

  • analisi della performance aziendale

I dati sull’analisi della performance aziendale in genere sono raccolti automaticamente quando lei usa i punti di contatto di PMI; questi dati sono resi anonimi o aggregati nel tempo più breve possibile.


Di quali diritti e possibilità ci si può avvalere?

Potrà avvalersi di tutti o di parte dei diritti elencati di seguito in merito ai suoi dati personali in nostro possesso:

  • richiederci l’accesso alle informazioni;
  • richiederci di correggere, aggiornare o cancellare i dati;
  • richiederci di limitare il nostro uso, in determinate circostanze;
  • porre obiezioni al nostro uso, in determinate circostanze;
  • ritirare il suo consenso al nostro uso;
  • ottenere la portabilità dei dati, in determinate circostanze;
  • recedere dal nostro uso per scopi promozionali; e
  • presentare un reclamo alle autorità di vigilanza nel suo paese (se presenti).

Abbiamo messo a sua disposizione dei modi semplici per avvalersi di questi diritti, come i link “annulla iscrizione” oppure la possibilità di contattare YourHR@pmi.com o i soggetti specificati nel paragrafo "A chi ci si deve rivolgere per eventuali domande?" al termine della presente informativa.

I propri diritti variano in base alle leggi in vigore nel proprio paese. Nello Spazio economico europeo, ci si potrà avvalere dei diritti elencati nella tabella a seguire. In altre aree geografiche, si può entrare in contatto con noi (consultare il paragrafo "A chi ci si deve rivolgere per eventuali domande?" al termine della presente informativa) per saperne di più.

 Diritto in materia di dati personali in nostro possesso
 Ulteriori informazioni (nota: la legge prevede alcuni limiti alla validità di tutti questi diritti)
  • richiederci l’accesso alle informazioni

Questo diritto prevede la conferma di:

  • la possibilità di trattare o meno i suoi dati personali;
  • il suo nome e le informazioni di contatto;
  • la finalità del trattamento;
  • le categorie dei dati in questione;
  • le categorie di persone con le quali condividiamo le informazioni e, nei casi in cui la persona sia al di fuori del SEE e non abbia ottenuto una Decisione sull’adeguatezza prevista dalla Commissione europea, le opportune garanzie per la protezione delle informazioni;
  • la fonte delle informazioni (ove disponibile), se i dati non sono stati acquisiti direttamente da lei;
  • (nella misura in cui ciò sia stato fatto e dopo averla debitamente informata) l'esistenza di procedure decisionali automatizzate, inclusa la creazione di profili personali, che possono comportare risvolti di natura legale o altrimenti significativa per lei, e le informazioni sulla logica decisionale, come pure la significatività e le conseguenze prevedibili del trattamento dei suoi dati personali in questione; e
  • i criteri per stabilire il periodo di tempo nel quale conserveremo le informazioni.

Dietro sua richiesta, le forniremo una copia dei suoi dati personali che utilizziamo (purché questo non pregiudichi i diritti e le libertà di altri).

  • richiederci di rettificare o aggiornare i dati

Questo diritto è valido se le informazioni in nostro possesso sono imprecise o incomplete.

  • richiederci di cancellare i dati

Il diritto è valido se:

  • le informazioni in nostro possesso non sono più necessarie per le finalità del trattamento;
  • usiamo i dati sulla base del suo consenso e lei decide di revocarlo (in questo caso, provvederemo a non contattarvi nuovamente, a meno che lei non esprima la volontà di cancellare tutti i suoi dati personali, nel quale caso rispetteremo le sue decisioni);
  • usiamo i dati sulla base di un interesse legittimo e concludiamo che, in seguito alla sua obiezione, tale interesse non ha a prevalere e pertanto non continueremo a usare i dati;
  • i dati sono stati ottenuti o usati illecitamente; o
  • per conformarsi a un obbligo legale.
  • richiederci una limitazione del trattamento

Questo diritto è valido, in misura temporanea mentre esaminiamo il suo caso, se:

  • contesta la precisione delle informazioni utilizzate; o
  • ha sollevato obiezioni sul nostro uso dei dati sulla base di un legittimo interesse

    (se si avvalerà dei suoi diritti in una situazione del genere, la informeremo prima di utilizzare di nuovo i suoi dati).

    Tale diritto è valido anche se:

  • il nostro uso è illecito e lei si oppone alla cancellazione dei dati; o
  • non abbiamo più bisogno dei dati, ma le sono necessari per intraprendere un’azione legale.
  • sollevare obiezioni sul nostro trattamento

In questo caso si detengono due diritti:

  • se usiamo i suoi dati personali per scopi promozionali diretti, è possibile "recedere" (senza la necessità di dare una giustificazione) e ci impegneremo a rispettare le sue volontà; e
  • se usiamo i suoi dati personali sulla base di un interesse legittimo e con finalità diverse dalla promozione diretta, potrà sollevare un'obiezione al nostro uso per le suddette finalità, allegando una spiegazione della sua particolare situazione, e prenderemo in considerazione la sua obiezione.
  • ritirare il suo consenso al nostro utilizzo

Questo diritto è valido se la base giuridica del nostro uso dei suoi dati personali è il consenso. Questo è revocabile a prescindere dal contesto.

  • per contestare determinate decisioni automatizzate

Se, nel contesto del nostro processo di reclutamento, prendiamo una decisione sulla base del solo trattamento automatizzato, e questa decisione comporta risvolti di natura legale o altrimenti significativa per lei (per esempio, non è invitato a un colloquio sulla base della decisione), ha il diritto di contestare la decisione, di richiedere un intervento umano per riesaminare la decisione e di esprimere il suo punto di vista.

Tale diritto non si applica se:

  • ha dato in anticipo il suo consenso alla decisione;
  • l'uso in questione dei suoi dati personali è necessario alla stipula o all’esecuzione di un contratto tra lei e noi; o
  • è autorizzato dalle leggi.

Come menzionato in precedenza, la metteremo a conoscenza delle decisioni, comunicandole le informazioni sulla logica alla base della decisione, come pure la significatività e le conseguenze prevedibili del trattamento dei suoi dati personali.

  • ottenere la portabilità dei dati

Se:

  • ha trasmesso a noi i suoi dati; e
  • usiamo i dati in questione con metodi automatizzati e sulla base del suo consenso o dell’adempimento dei nostri obblighi contrattuali verso di lei,

allora avrà il diritto di ottenere una copia dei suoi dati in un formato di uso comune e il diritto di esigere il trasferimento dei suoi dati a terzi se per noi è fattibile dal punto di vista tecnico.

  • presentare un reclamo alle autorità di vigilanza nel suo paese

Ogni paese dello Spazio economico europeo deve nominare una o più autorità pubbliche per queste finalità.

È possibile consultare le loro informazioni di contatto qui:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Per i paesi al di fuori del SEE, si prega di consultare il sito web dell’autorità del proprio paese.


Requisiti specifici per i vari paesi

In base al proprio paese di residenza, ci si potrà avvalere di alcuni diritti aggiuntivi.

  • Se vive in Francia, ha il diritto di darci delle istruzioni sul trattamento dei suoi dati personali in nostro possesso in caso di morte (nello specifico, se dovremo conservarli o eliminarli e se concedere a terzi il diritto di visionarli). È possibile:
  1. trasmettere delle istruzioni generali a un fornitore di servizi digitali autorizzato dall’autorità di vigilanza francese per la protezione dei dati (la "CNIL") (queste istruzioni si applicheranno a tutti gli usi dei suoi dati personali); o
  2. fornirci istruzioni specifiche che si applicano esclusivamente al nostro uso dei suoi dati personali.

Potrà esigere da noi il trasferimento dei suoi dati personali a una terza parte (ma se i dati contengono informazioni su soggetti terzi, il nostro obbligo di rispettare anche i loro diritti di riservatezza potrebbe comportare la nostra incapacità di eseguire alla lettera le sue istruzioni). Potrà nominare una parte terza per assicurarsi che le sue istruzioni siano rispettate. Se non nominerà una parte terza nel modo sopra specificato, i suoi diritti sui dati personali dopo la sua morte saranno trasmessi ai suoi successori (se non diversamente specificato nelle sue istruzioni):

  1. per amministrare il suo patrimonio immobiliare (nel qual caso i suoi successori potranno accedere ai suoi dati personali per identificare e ottenere informazioni che potrebbero essere utili per amministrare il suo patrimonio immobiliare, compresi gli eventuali beni o dati in formato digitale che potrebbero essere considerati un ricordo di famiglia trasferibile ai suoi successori); e
  2. per assicurare che le parti che usano i suoi dati personali prendano in considerazione la sua morte (per esempio chiudendo un conto e limitando l'uso dei suoi dati personali, o il loro aggiornamento).

Potrà modificare o revocare le sue istruzioni in qualsiasi momento. Per ulteriori informazioni sul trattamento dei suoi dati personali in caso di morte, consulti l'Articolo 40-1 della legge 78-17 del 6 gennaio 1978. Al momento della sua morte, di regola, il suo account sarà disattivato e provvederemo a cancellare i suoi dati personali in conformità alle nostre politiche sulla conservazione (consultare il paragrafo "Per quanto tempo saranno conservati i suoi dati personali?" per ulteriori dettagli).

A chi ci si deve rivolgere per eventuali domande?

In caso di domande o se si desidera avvalersi di uno dei propri diritti, si può contattare la seguente mail YourHR@pmi.com, oppure contattare l’autorità pubblica dell’affiliata PMI di competenza (se presente), si possono trovare maggiori dettagli qui. Le informazioni di contatto saranno riportate anche nelle comunicazioni inviate dalle affiliate PMI.

Nel caso in cui nel suo paese è presente un’autorità per la protezione dati, ha il diritto di contattarla in caso di eventuali domande o reclami. Inoltre, se l’affiliata PMI di competenza non è in grado di rispondere alle sue domande o di accogliere i suoi reclami, avrà il diritto di rivolgersi a un tribunale nazionale competente.

Modifiche alla presente informativa

Potremo aggiornare la presente informativa (e ogni informativa integrativa sulla privacy) quando lo riterremo opportuno. La metteremo a conoscenza delle modifiche quando la comunicazione è imposta da un obbligo di legge.

Ultima modifica 14 Maggio 2018.