Chi siamo?

Siamo una società collegata del gruppo societario Philip Morris International. Tutte le società collegate del gruppo sono elencate qui, insieme ai recapiti del responsabile della protezione dei dati, ove pertinente. Si prega di utilizzare questi dati se si desidera contattarci. I nostri dati (nome, indirizzo, ecc.) saranno stati forniti all’utente separatamente, al momento della raccolta (o per confermare la raccolta) di dati che lo riguardano, ad esempio, in un’informativa su una app o un sito web, o in un’e-mail contenente un link alla presente informativa.

  • Philip Morris International o PMI indica Philip Morris International, un gruppo internazionale leader nel mercato del tabacco. È composto da una serie di società o “collegate”.
  • Collegate PMI: Ogni membro del gruppo di società Philip Morris International è una “collegata PMI”. “Noi” (o “ci” o “nostro”) si riferisce a ciascuna collegata PMI: quando l’utente crea un profilo di candidato o si candida per un lavoro, fornisce informazioni su di lui a ciascuna collegata PMI, e ciascuna collegata PMI può trattare le informazioni sullo stesso per i propri scopi di reclutamento. Questo vale anche quando si risponde a un annuncio di lavoro che menziona una particolare collegata PMI o un paese/territorio.

Come raccogliamo i dati che riguardano l’utente?

Possiamo raccogliere dati che riguardano l’utente in vari modi.

  • L’utente può fornirci informazioni direttamente (ad esempio, quando crea un account, crea un profilo di candidato, si candida per un lavoro, partecipa a un colloquio, completa un test/valutazione, invia un’e-mail o ci telefona).
  • Possiamo raccogliere i dati automaticamente, quando l’utente interagisce con i nostri sistemi o instauriamo una comunicazione con lo stesso (ad es., quando l’utente utilizza una app o un sito web PMI o quando ci avvaliamo di tecnologie per osservare quando l’utente riceve o apre le e-mail o riceve messaggi SMS).
  • Possiamo anche acquisire informazioni da terzi (ad esempio da agenzie di reclutamento, fornitori di referenze, (ove consentito dalla legge) fornitori di screening dei precedenti e fonti pubblicamente disponibili, come un sito web aziendale, ricerche su Internet o piattaforme di social media come LinkedIn).

Nella presente informativa, ci riferiamo a tutti i metodi di contatto tra noi e l’utente come “touchpoint PMI”. I touchpoint PMI includono sia i touchpoint fisici (ad esempio, uffici, punti vendita ed eventi) che digitali (ad esempio, app e siti web).

Possiamo raccogliere dati che l’interessato fornisce direttamente. In genere, ciò accade quando l’interessato:

  • si iscrive ai nostri database (ad esempio, di persona, tramite app o online quando crea un account e un profilo di candidato);
  • ci presenta una domanda di lavoro e le informazioni di supporto;
  • partecipa ad un’intervista;
  • completa un test/valutazione;
  • fornisce informazioni sull’accettazione del posto di lavoro, sullo screening dei precedenti e sull’inserimento in azienda (se applicabile);
  • scarica o utilizza un touchpoint digitale (ad es. una app o un sito web);
  • ci contatta tramite un touchpoint PMI o tramite e-mail, social media o telefono;
  • si registra per ricevere comunicati stampa, avvisi via e-mail o aggiornamenti sulle offerte di lavoro;
  • partecipa a sondaggi o (ove consentito dalla legge) a concorsi o promozioni; o
  • partecipa a un evento organizzato da una collegata PMI.

Possiamo raccogliere i dati da un dispositivo elettronico, se l’utente sceglie di inviarci tali dati. I dati possono essere condivisi con noi tramite una connessione diretta a Internet o tramite una delle nostre app che l’utente può scaricare.

Possiamo raccogliere dati riguardanti l’utente automaticamente. In genere, ciò accade quando l’interessato:

  • visita i nostri uffici (ad es., tramite registrazione video (TVCC) e registri di accesso agli edifici);
  • completa i test attitudinali e di competenza online (anche online e tramite registrazione video);
  • partecipa a un evento organizzato da una collegata PMI (ad es., tramite sensori all’evento che si collegano alla tecnologia mobile);
  • utilizza i sistemi PMI o i dispositivi in dotazione a PMI, come ad esempio un computer portatile;
  • comunica con noi (ad esempio, attraverso un touchpoint PMI, o via e-mail o mediante piattaforme di social media);
  • utilizza touchpoint PMI (ad esempio cookie e web beacon/pixel); oppure
  • pubblica post pubblici sulle piattaforme di social media che seguiamo (ad esempio, in modo da poter comprendere l’opinione pubblica).

Come accennato in precedenza, potremmo raccogliere automaticamente dati riguardanti l’utente attraverso l’uso di cookie e tecnologie di tracciamento simili (come web beacon/pixel) che l’utente riceve quando visita i touchpoint digitali PMI o riceve un messaggio elettronico e-mail da noi. I cookie specifici e gli altri meccanismi utilizzati dipenderanno dal touchpoint in questione. Per saperne di più sui meccanismi utilizzati in un touchpoint PMI, incluso su come accettare o rifiutare i cookie, consultare le informazioni messe a disposizione su o attraverso tale touchpoint. Tali meccanismi possono includere cookie analitici di Google (vedi https://policies.google.com/technologies/partner-sites)

Ove consentito dalla legge, possiamo acquisire dati riguardanti l’utente da terzi. Questo può includere:

  • informazioni dalle agenzie di reclutamento;
  • informazioni condivise tra le collegate PMI;
  • informazioni provenienti da siti di social media di terze parti (ad esempio, se si sceglie di semplificare il processo di accesso alla piattaforma di lavoro per consentire l’accesso diretto dopo aver effettuato l’accesso al proprio account di social media di terze parti, come Gmail o Yahoo! o se si desidera caricare informazioni sulla piattaforma (ad esempio, da LinkedIn) invece di compilare manualmente una domanda); e
  • informazioni di profilo disponibili pubblicamente (come la vostra esperienza, le vostre competenze e i vostri interessi) su siti di social media di terze parti (come LinkedIn).

Possiamo anche raccogliere dati in altri contesti, rendendolo noto all’utente al momento della raccolta.

Quali dati riguardanti l’utente raccogliamo?

Possiamo raccogliere vari tipi di dati riguardanti l’utente:

  • informazioni necessarie per gestire e amministrare il nostro rapporto con l’utente (compreso, se accettiamo, il rimborso di alcune spese per partecipare a un colloquio) e per gestire la nostra attività, anche per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi (ad esempio, verificare l’identità dell’utente, il suo diritto al lavoro, i dettagli della sua candidatura e, ove consentito dalla legge, la sua idoneità a un posto di lavoro utilizzando controlli sui precedenti)
  • le informazioni che ci fornisce l’utente nel suo profilo di candidato, nella sua domanda di lavoro, nei moduli o nei sondaggi
  • le informazioni necessarie per valutare l’idoneità del candidato al ruolo, per la selezione e l’elenco dei candidati
  • dati sulle visite ai nostri uffici e partecipazioni agli eventi
  • se del caso, le informazioni necessarie per offrire un posto di lavoro e per l’inserimento dell’utente (come ad esempio la formulazione di un’offerta, la stesura di un contratto di lavoro, la fornitura di informazioni sui benefit e l’organizzazione dell’accesso ai sistemi)
  • informazioni raccolte nell’ambito del nostro monitoraggio e del miglioramento continuo del processo di reclutamento
  • informazioni che l’interessato ci fornisce nelle chiamate effettuate o nelle e-mail inviateci
  • Dati sulle preferenze, gli interessi e le aspirazioni di carriera dell’utente (compresi i dati che desumiamo da altre informazioni, ad esempio, dalle informazioni statistiche)
  • informazioni raccolte nell’ambito dell’analisi e dei miglioramenti aziendali
  • informazioni statistiche sull’utente (ad esempio, informazioni statistiche sulle persone in determinate aree geografiche)

I dati che raccogliamo direttamente dall’interessato risulteranno evidenti dal contesto in cui vengono forniti. Ad esempio:

  • durante il processo di candidatura e di assunzione, l’interessato fornisce il proprio nome, i dati di contatto, le competenze, le qualifiche, le informazioni sull’esperienza e, se siamo d’accordo, le informazioni (come le coordinate bancarie) per consentirci di rimborsare alcune spese per partecipare ai colloqui);
  • durante i colloqui o le valutazioni, l’interessato fornisce le risposte alle domande;
  • l’interessato può fornirci informazioni sulle sue aspirazioni e gli interessi professionali in modo che possiamo inviargli le opportunità pertinenti; e
  • potremmo raccogliere informazioni che ci consentano di verificare l’identità dell’interessato e il suo diritto al lavoro, ad esempio, una copia di un documento di identità o l’immagine del volto.

I dati che raccogliamo automaticamente in genere riguardano:

  • i dettagli delle sue visite ai nostri uffici, della partecipazione a colloqui, valutazioni ed eventi (come l’ora e la durata);
  • dettagli sull’utilizzo da parte dell’utente dei touchpoint PMI (come applicazioni/informazioni a cui ha avuto accesso, tempo e durata, informazioni ricercate); e
  • i dispositivi dell’interessato (come l’indirizzo IP o altro identificatore univoco del dispositivo, i dati di localizzazione, i particolari di eventuali cookie che potremmo aver memorizzato sul dispositivo).

Le informazioni che raccogliamo da terzi sono generalmente costituite da:

  • informazioni sulle domande di assunzione da parte delle agenzie di reclutamento (nel caso in cui l’interessato si candidi per un ruolo tramite un’agenzia di reclutamento);
  • referenze e certificati di lavoro dei precedenti datori di lavoro o di altri fornitori di referenze;
  • laddove consentito dalla legge, informazioni di screening dei precedenti, in funzione del ruolo (come la convalida dei documenti d’identità, la verifica dell’indirizzo, la conferma delle qualifiche e della storia lavorativa, la ricerca negli elenchi delle sanzioni e delle persone politicamente esposte e i dettagli di eventuali condanne);
  • informazioni di login e informazioni sul profilo provenienti da siti di social media di terze parti (ad esempio, se si sceglie di semplificare il processo di accesso alla piattaforma di lavoro per consentire l’accesso diretto dopo aver effettuato l’accesso al proprio account di social media di terze parti, come Gmail o Yahoo! o se si desidera caricare informazioni sulla piattaforma (ad esempio, da LinkedIn) invece di compilare manualmente una domanda); e
  • informazioni di profilo disponibili pubblicamente (come ruolo, competenze, qualifiche, esperienza e interessi, ad esempio dal sito web di un’azienda, da ricerche su Internet o da piattaforme di social media come LinkedIn).

Le informazioni che raccogliamo ed elaboriamo sull’interessato possono includere:

  • nome
  • password
  • indirizzo, compreso il domicilio e la corrispondenza
  • i dati di contatto, compresi l’indirizzo e-mail personale e il numero di telefono cellulare di casa/personale, se forniti nell’ambito della candidatura
  • sesso
  • lettera di presentazione
  • curriculum vitae/candidatura al lavoro, comprese le informazioni personali e professionali
  • come si è venuti a conoscenza del lavoro
  • l’idoneità al lavoro, compreso il passaporto o altro documento ufficiale di identificazione
  • referenze
  • trascrizioni e certificati di qualifica
  • storia scolastica e lavorativa
  • informazioni sul servizio militare
  • posti di lavoro per cui si è fatta domanda
  • le condizioni di lavoro attuali, previste e offerte (ad esempio, retribuzione, orario di lavoro, ferie, benefit)
  • note di intervista e risultati della valutazione
  • esito della domanda e motivazione
  • motivo del ritiro della candidatura (se applicabile)
  • dati relativi all’assicurazione sociale e all’imposta sul reddito delle persone fisiche
  • codice fiscale
  • data di nascita
  • stato e situazione familiare
  • informazioni sul conto corrente bancario (se accettiamo di rimborsarvi alcune spese per partecipare al colloquio, o se vi viene offerto un lavoro e lo accettate)
  • fotografie e registrazioni video
  • informazioni sull’utente del sistema
  • I registri automatizzati dell’utilizzo da parte dell’interessato dei sistemi informativi di PMI
  • dati che ci vengono inviati quando si utilizzano i sistemi informativi gestiti dalle collegate PMI
  • dati sulle visite ai nostri uffici e gli eventi

possiamo anche raccogliere ed elaborare categorie speciali di informazioni sull’utente, quali:

  • origine razziale o etnica (ad esempio per il monitoraggio delle pari opportunità)
  • opinioni politiche (solo se l’utente condivide volontariamente queste informazioni)
  • convinzioni religiose o filosofiche (ad esempio per una sistemazione ragionevole)
  • orientamento sessuale (ad esempio per il monitoraggio delle pari opportunità o se condividete volontariamente queste informazioni)
  • l’appartenenza a un sindacato (solo se si condividono volontariamente queste informazioni)
  • dati relativi alla salute dell’utente, compresa l’eventuale disabilità (ad esempio, per una sistemazione ragionevole)

Tratteremo questi tipi di dati se l’utente ce li comunica volontariamente, se abbiamo l’obbligo legale di trattarli e, in relazione al processo di assunzione, per fornire una sistemazione ragionevole.

Per quali finalità utilizziamo i dati che riguardano l’utente e con quale base giuridica?

In questa sezione, descriviamo le finalità per cui utilizziamo i dati personali. Tuttavia, si tratta di un’informativa generale e, laddove le leggi di un Paese limitino o vietino determinate attività quivi descritte, non utilizzeremo i dati che riguardano l’utente per tali finalità in quel Paese.

Fatto salvo quanto sopra, utilizziamo i dati che riguardano l’utente per le seguenti finalità:

  • effettuare controlli sull’identità, sull’idoneità al ruolo e sul diritto al lavoro
  • verificare la storia lavorativa, le qualifiche, l’esperienza e le referenze
  • ove consentito dalla legge, effettuare la verifica dei candidati e lo screening dei precedenti
  • effettuare il reclutamento e la selezione, compresi i colloqui, le valutazioni e il profilo psicometrico, la selezione, l’offerta di lavoro e i benefit (ove applicabile)
  • amministrazione aziendale, compresi gli obblighi di registrazione
  • se del caso, gestione dei rimborsi spese per la partecipazione al colloquio
  • se del caso, amministrazione e gestione pre-assunzione, compresa la preparazione dei documenti contrattuali e non contrattuali e l’organizzazione dei sistemi e dell’accesso all’edificio
  • monitoraggio del processo di assunzione
  • per l’analisi aziendale e i miglioramenti, anche per il nostro processo di reclutamento, gli eventi, i touchpoint digitali PMI, i sistemi e i dispositivi PMI e le informazioni che noi (o le nostre collegate) forniamo ai candidati al lavoro

La base giuridica dell’utilizzo dei dati che riguardano l’utente è una delle seguenti (illustrata più dettagliatamente nella sezione “per saperne di più”):

  • la conformità a un obbligo giuridico a cui siamo soggetti
  • prendere provvedimenti su richiesta dell’interessato prima della stipula di un contratto
  • un legittimo interesse aziendale che non sia surclassato dagli interessi dell’utente in materia di protezione dei dati
  • laddove non si applichi nessuna delle precedenti basi, o laddove la legge lo richieda, il consenso dell’utente (che chiederemo prima di trattare i dati)

Le finalità per cui utilizziamo i dati che riguardano l’utente, con i relativi metodi di raccolta e le relative basi giuridiche per l’uso, sono:

Finalità

 

 

 

Metodo di raccolta e base giuridica del Trattamento

 

 

Rispetto degli obblighi normativi

 

 

  • controlli sull’identità e sul diritto al lavoro

 

 

  • valutare la composizione demografica della nostra forza lavoro, come ad esempio il monitoraggio delle pari opportunità

 

 

 

 

Tali dati vengono generalmente forniti direttamente dall’utente.

 

 

Li utilizziamo perché è necessario per noi adempiere all’obbligo legale di assumere solo persone con il diritto di lavorare nel Paese in cui si trova il posto di lavoro e per monitorare i dati demografici della nostra forza lavoro, oppure, nei paesi in cui non esiste un obbligo legale di questo tipo, perché abbiamo un interesse aziendale legittimo a gestire la nostra attività in conformità con i requisiti della buona prassi, che non è derogato dagli interessi dell’utente nonché dai diritti e le libertà di proteggere le informazioni che riguardano l’interessato.

 

 

Verifica delle candidature e controllo dei candidati (ove consentito dalla legge)

 

 

  • verifica della storia lavorativa, delle qualifiche, dell’esperienza e delle referenze

 

 

  • ove consentito dalla legge, la verifica e lo screening dei candidati

 

 

 

 

 

 

In genere si tratta di una combinazione di informazioni fornite direttamente dal candidato (nell’ambito della sua candidatura) e, nelle fasi successive del processo di assunzione, di informazioni raccolte da terzi, quali referenze e (ove consentito dalla legge) controlli del casellario giudiziale.

 

 

Le utilizziamo perché è necessario per ottemperare a un obbligo legale di assumere solo persone idonee e adeguate o, nei Paesi in cui non esiste un tale obbligo legale, le utilizziamo perché abbiamo un legittimo interesse aziendale a garantire l’adeguatezza e l’idoneità dell’utente a ricoprire un ruolo presso di noi, interesse che non è derogato dagli interessi del candidato nonché dai suoi diritti e libertà di limitare l’uso delle informazioni che lo riguardano.

 

 

 

Reclutamento e selezione

 

 

  • reclutamento e selezione dei candidati, compresi colloqui, video registrati, valutazioni e test psicometrici

 

 

  • revisione dei moduli di candidatura e degli strumenti di valutazione online e dei test sulle competenze

 

 

  • elenco ristretto

 

 

  • ove applicabile, gestire il rimborso di alcune spese per la partecipazione ai colloqui

 

 

  • se del caso, fare un’offerta e concordare i benefit

 

 

  • colloqui di gruppo, panel e individuali

 

 

  • informare l’utente sull’esito delle candidature e su altre opportunità che potrebbero essere di interesse, pubblicizzare le posizioni e monitorare l’interesse

 

 

  • conservazione della documentazione

 

 

In genere si tratta di una combinazione di informazioni fornite direttamente dall’utente (in varie fasi del processo di reclutamento) e di informazioni raccolte da terzi, come ad esempio i reclutatori o le piattaforme di social media utilizzate dall’utente per condividere con noi informazioni su di lui.

 

 

Le utilizziamo perché abbiamo un interesse aziendale legittimo nel reclutare e selezionare i candidati per i ruoli che ricoprono presso di noi (compresa l’effettuazione di colloqui e valutazioni), nell’amministrare il processo e nel tenere i registri del processo di reclutamento, che non è derogato dagli interessi dell’utente, nonché dai suoi diritti e libertà di limitare l’uso delle informazioni che lo riguardano.

 

 

Gestione della forza lavoro pre-assunzione

 

 

  • attività di assunzione come la preparazione, l’emissione e la firma del contratto di lavoro

 

 

  • creazione di un fascicolo personale elettronico e di un archivio personale

 

 

  • creazione dei registri delle retribuzioni

 

 

  • iscrizione ai benefici per i nuovi dipendenti

 

 

  • segnalazione dell’inizio del rapporto di lavoro alle autorità legali

 

 

Queste informazioni vengono raccolte durante le fasi successive del nostro processo di reclutamento e durante l’elaborazione dell’offerta e/o dell’accettazione del lavoro.

 

 

Le utilizziamo perché abbiamo un legittimo interesse aziendale a preparare i documenti necessari per l’assunzione e a compilare i necessari registri interni, non derogato dagli interessi dell’utente, nonché dai diritti e dalle libertà dello stesso di limitare l’uso delle informazioni che lo riguardano.

 

 

Monitoraggio del processo di assunzione

 

 

  • controllo di qualità e verifiche per controllare la conformità con il nostro processo di assunzione

 

 

 

Queste informazioni vengono raccolte durante il nostro processo di assunzione.

 

 

Le utilizziamo perché abbiamo un legittimo interesse aziendale a verificare la conformità con il nostro processo di reclutamento, che non è derogato dai suoi interessi nonché dai diritti e libertà di limitare l’uso delle informazioni che lo riguardano.

 

 

Supporto per tutte le finalità di cui sopra

 

 

  • Gestione degli account dell’utente

 

 

  • Consentire l’uso dei touchpoint PMI (ad esempio, permettendo all’interessato di rimanere connesso alle sezioni di un touchpoint riservate solo agli utenti autorizzati, amministrando la sua lingua preferita)

 

 

  • Corrispondenza con l’interessato

 

 

  • Gestire i suoi appuntamenti con noi (ad esempio, per un colloquio o una valutazione)

 

 

  • Ottimizzazione delle esperienze dell’interessato

 

 

  • Gestione e risoluzione dei problemi

 

 

Tali dati saranno, solitamente, una combinazione di dati forniti dall’interessato (nome, password (o equivalente)) e di dati che raccogliamo automaticamente (ad esempio, dati sul dispositivo, cookie e tecnologie di tracciamento simili).

 

 

Utilizziamo tali dati per motivi rispondenti alla finalità d’uso delle informazioni che supportiamo. Ad esempio, nel caso in cui gestiamo l’account dell’interessato per supportare una ricerca o una candidatura di lavoro, utilizziamo le informazioni in base a un legittimo interesse aziendale di gestire la nostra attività e assumere personale, che non è derogato dagli interessi dello stesso nonché dai diritti e libertà di proteggere le informazioni che lo riguardano.

 

 

Analisi e miglioramenti aziendali

 

 

  • valutare l’efficacia del nostro processo di reclutamento

 

 

  • analisi e miglioramenti aziendali (anche per il nostro processo di reclutamento, gli eventi, i touchpoint digitali PMI e le informazioni che noi (o le nostre collegate) forniamo ai candidati)

 

 

Si tratterà in genere di una combinazione di dati che l’interessato ci fornisce, di dati che raccogliamo automaticamente e (ove consentito dalla legge) di dati che acquisiamo da terzi.

 

 

Li utilizziamo in base al nostro legittimo interesse aziendale di analizzare, valutare l’efficacia e migliorare i nostri sforzi di reclutamento, i processi, i touchpoint PMI e gli eventi, che non è derogato dai suoi interessi nonché dai diritti e libertà di proteggere le informazioni che vi riguardano.

 

 

Laddove non facessimo affidamento su una delle basi giuridiche di cui sopra per l’utilizzo dei dati che riguardano l’utente, o laddove la legge lo imponga, chiederemo il consenso dell’utente prima di procedere al trattamento dei dati (tali casi saranno chiaramente desumibili dal contesto). Di tanto in tanto possiamo chiedere il vostro consenso esplicito per trattare categorie speciali di informazioni che vi riguardano.

In alcuni casi, potremmo utilizzare i dati che riguardano l’utente in modi non descritti sopra. In tal caso, forniremo un’informativa sulla privacy supplementare che illustri il pertinente utilizzo. L’utente dovrà leggere qualsiasi informativa supplementare unitamente alla presente informativa.

Prendiamo decisioni automatizzate?

Possiamo prendere decisioni automatizzate su una qualsiasi delle questioni indicate nella presente informativa (ad esempio, la selezione e l’inserimento in una rosa di candidati per un colloquio). Se lo faremo, lo segnaleremo all’attenzione dell’utente in quel momento, insieme a informazioni sulla logica coinvolta nella decisione, nonché sul significato e sulle conseguenze previste per l’utente di tale utilizzo delle informazioni che lo riguardano.

Con chi condividiamo i dati dell’utente e per quali finalità?

Possiamo condividere i dati che riguardano l’utente con:

  • Collegate di PMI;

  • terze parti che forniscono alle collegate di PMI o all’utente prodotti o servizi (come agenzie di reclutamento, screening dei precedenti, fornitori di valutazioni online e fornitori che supportano gli sforzi di PMI per migliorare l’esperienza dei candidati); e

  • altre terze parti, ove richiesto o consentito dalla legge (ad esempio autorità di regolamentazione, dipartimenti governativi, datori di lavoro passati, potenziali o futuri e nel contesto di una ristrutturazione organizzativa).

Condividiamo i dati che riguardano l’utente con altri solo in conformità alle leggi applicabili. Pertanto, laddove la legge richieda il consenso dell’utente, lo chiederemo prima di comunicare tali dati.

Condivisione dei dati con altre collegate PMI

  • I dati che riguardano l’interessato saranno condivisi con Philip Morris Products S.A. (con sede a Neuchâtel, Svizzera), la sede di gestione centrale del trattamento dei dati personali per le collegate PMI. I dati che riguardano l’interessato possono anche essere condivisi con Philip Morris International IT Service Centre Sàrl (con sede a Losanna, Svizzera) in qualità di fornitore di tecnologia per le collegate PMI. Philip Morris Products S.A. e (nella misura in cui vi ha accesso) Philip Morris International IT Service Centre Sàrl trattano i dati che riguardano l’interessato per tutte le finalità descritte nella presente informativa.

  • Le informazioni che vi riguardano saranno condivise con altre collegate di PMI per tutti gli scopi descritti nella presente informativa (ad esempio, per determinare se soddisfate i requisiti dei posti di lavoro disponibili presso una qualsiasi delle collegate del PMI). Quando si caricano informazioni sulla piattaforma di ricerca di lavoro, queste vengono rese disponibili a ciascuna collegata PMI, che può elaborarle per i propri scopi di reclutamento. Questo vale anche quando si risponde a un annuncio di lavoro che menziona una particolare collegata PMI. Di conseguenza, le informazioni che riguardano l’utente possono essere trasferite a livello globale (se le informazioni vengono raccolte all’interno dello Spazio economico europeo, ciò significa che le informazioni dell’utente possono essere trasferite al di fuori di esso).

I particolari delle collegate PMI e dei Paesi in cui sono presenti sono disponibili qui.

Punti aggiuntivi specifici per Paese

Desideriamo rendere noti all’utente ulteriori punti, a seconda del Paese in cui si trova.

Ulteriori informazioni per chi si trova in Giappone...

L’interessato che si trova in Giappone deve tener presente che condividiamo i dati che lo riguardano, per le finalità descritte nella presente informativa, con altre collegate PMI sulla base dell’”uso congiunto” ai sensi delle leggi giapponesi in materia di protezione dei dati. In tal caso, Philip Morris Japan Limited (PMJ) continuaa gestire i dati personali dell’interessato in modo responsabile e impone a coloro con cui condividiamo i dati di fare altrettanto. Inoltre, se tali persone si trovano al di fuori del Giappone, adottiamo misure ragionevoli in conformità alle leggi e ai regolamenti pertinenti.

Condivisione dei dati con terzi

  • Nella misura consentita dalla legge applicabile, possiamo condividere le informazioni sull’utente con terze parti che forniscono alle collegate di PMI o all’utente prodotti o servizi (come agenzie di reclutamento, fornitori di controllo dei precedenti, fornitori di valutazioni online, fornitori di servizi informativi e fornitori di servizi di verifica dell’identità).
  • Nella misura consentita dalla legge applicabile, possiamo condividere i dati che riguardano l’utente con altri terzi, ove richiesto o consentito dalla legge, ad esempio: autorità regolatorie; ministeri; in risposta a una richiesta delle autorità preposte all’applicazione della legge o di altri funzionari pubblici; quando riteniamo che la divulgazione sia necessaria o atta a prevenire danni fisici o perdite finanziarie o in relazione a un’indagine su attività illecite, presunte o effettive; e nel contesto della ristrutturazione organizzativa.
  • Se organizziamo per l’utente un viaggio o un alloggio (ad esempio, se l’utente deve viaggiare per partecipare a un colloquio), le informazioni che lo riguardano possono essere condivise con terzi che organizzano viaggi e alloggi, forniscono servizi di trasporto o servizi legati al viaggio, come agenzie di viaggio, fornitori di prenotazioni online, biglietterie, compagnie aeree, società di autonoleggio, vettori ferroviari e hotel. Tali terzi utilizzeranno i dati che riguardano l’utente per le proprie finalità (ad esempio, per adempiere i propri obblighi in ambito di trasporto o alloggio) e l’utente dovrà consultare le loro informative sulla privacy per ulteriori dettagli sull’utilizzo dei dati che lo riguardano. Si noti inoltre che l’utente può avere diritti, esercitabili nei confronti di tali terze parti, in relazione al trattamento delle informazioni che lo riguardano.

Dove potrebbero essere inviati i dati che riguardano l’utente?

Come qualsiasi organizzazione multinazionale, trasferiamo i dati a livello globale alle nostre collegate e ai nostri fornitori di servizi. I dati dell’utente potrebbero quindi essere trasferiti in altri Paesi nell’ambito delle nostre operazioni standard. Ogniqualvolta trasferiremo i dati dell’utente all’estero: limiteremo l’accesso a tali dati solo a coloro che hanno necessità di prenderne visione; tratteremo tali dati in conformità ai nostri standard interni di protezione dei dati; li proteggeremo in modo appropriato e li trasferiremo solo in conformità alle leggi sulla privacy dei dati applicabili. Quando i dati verranno trasferiti, chiederemo alla parte ricevente di mantenere riservati i dati dell’utente, di eliminarli quando non sono più necessari e di agire in conformità alla presente informativa sulla privacy. Di conseguenza, i dati che riguardano l’utente potrebbero essere trasferiti al di fuori della giurisdizione di residenza. Ad esempio, se vi trovate nello Spazio Economico Europeo (“SEE”), nell’Unione Europea, nel Regno Unito, in Australia o in Giappone, i dati potrebbero essere trattati in un altro paese.

Quando si utilizzano i dati nei modi descritti nella presente informativa, i dati che riguardano l’utente possono essere trasferiti all’interno o all’esterno del Paese o territorio in cui sono stati raccolti, incluso in un Paese o territorio che potrebbe non avere standard di protezione dei dati equivalenti.

Ad esempio, noi e altre collegate PMI all’interno dell’UE e del SEE possiamo trasferire dati personali alle collegate PMI o ai loro fornitori di servizi al di fuori dell’UE e del SEE. In tutti questi casi, il trasferimento avverrà:

Per i trasferimenti dal Regno Unito, in conformità al GDPR del Regno Unito e alle linee guida dell’Ufficio del Commissario all’Informazione. 

In tutti i casi, saranno applicate misure di sicurezza atte a proteggere i dati personali in tali Paesi o territori, in conformità alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

I nostri fornitori di servizi si trovano in molti Paesi del mondo, tra cui SEE, Svizzera, Stati Uniti, Canada, India, Filippine, Indonesia e Australia.

Come proteggiamo i dati che riguardano l’utente?

Adottiamo misure tecniche e organizzative atte a proteggere i dati personali in nostro possesso da divulgazione, uso, modifica o distruzione non autorizzati. Ove appropriato, utilizziamo la cifratura e altre tecnologie che possono aiutare a proteggere i dati forniti. Richiediamo inoltre ai nostri fornitori di servizi di rispettare requisiti di privacy e sicurezza dei dati equivalenti.

Per quanto tempo saranno conservati i dati che riguardano l’utente?

Conserveremo i dati che riguardano l’utente per il periodo necessario a soddisfare le finalità per cui sono stati raccolti in conformità ai nostri standard interni di conservazione dei dati. Trascorso tale periodo, li elimineremo. Il periodo varierà a seconda delle finalità per cui i dati sono stati raccolti. Si noti che in alcune circostanze l’utente ha il diritto di richiedere la cancellazione dei dati. Inoltre, a volte siamo soggetti a obblighi giuridici, ovvero le leggi ci impongono di conservare i dati, ad esempio, ai fini fiscali e contabili, per un periodo di tempo minimo stabilito o di eliminarli una volta trascorso un periodo di tempo massimo stabilito.

In genere, conserviamo i dati in base ai criteri descritti nella tabella sottostante. Laddove tali periodi dovessero contrastare con eventuali obblighi giuridici, ad esempio, l’obbligo di conservare, ai fini fiscali e contabili, i dati per un periodo di tempo minimo stabilito o di eliminarli una volta trascorso un periodo di tempo massimo stabilito, applicheremo tali periodi stabiliti.

TipoSpiegazione/criteri tipici di conservazione

 

 

 

  • dati del processo di reclutamento

 

 

Se l’utente si candida per un lavoro presso di noi, terremo traccia della sua candidatura e la conserveremo finché sarà rilevante per il nostro rapporto, ad esempio durante il processo di assunzione, per informarlo di altre opportunità che potrebbero interessarlo e, se la sua candidatura viene accolta, durante il suo impiego presso di noi.

In genere, le informazioni che riguardano l’utente vengono conservate per un massimo di 12 mesi dalla data dell’ultimo accesso alla piattaforma di reclutamento. Come minimo, conserviamo le registrazioni del processo di reclutamento per il periodo di tempo previsto dalla legge in cui è possibile presentare un reclamo derivante dal processo di reclutamento. Potremmo conservare le informazioni sull’utente per un periodo più lungo se l’utente si candida per determinati tipi di lavoro e se ciò è consentito o richiesto nel paese in cui ha sede il lavoro.

Altri documenti rilevanti per il processo di reclutamento (ad esempio, i risultati delle valutazioni e i controlli dei precedenti) vengono conservati per un breve periodo fino a quando non vengono creati documenti più permanenti (ad esempio, una registrazione del risultato della valutazione o del controllo dei precedenti).


  • registri dei visitatori
Se l’utente visita i nostri edifici, i registri dei visitatori vengono generalmente conservati per un periodo di pochi mesi.

 

  • CCTV

 

Se l’utente visita i nostri edifici, le registrazioni delle telecamere a circuito chiuso vengono conservate in genere per un periodo di pochi giorni.

  • Controllo del sistema e prevenzione delle frodi
I registri di controllo del sistema vengono conservati in genere per un periodo massimo di 6 mesi, per il ripristino del sistema, e per un massimo di 10 anni per la prevenzione delle frodi.

  • Analisi aziendale
I dati di analisi aziendale vengono generalmente raccolti automaticamente quando si utilizzano i touchpoint PMI e resi anonimi/aggregati poco dopo.

Di quali diritti e opzioni dispone l’interessato?

L’utente potrebbe disporre di alcuni o tutti i seguenti diritti con riguardo ai dati che lo riguardano in nostro possesso:

  • chiederci di fornirgli accesso ai propri dati;
  • chiederci di rettificare, aggiornare o cancellare i propri dati;
  • chiederci di limitare l’utilizzo, in determinate circostanze, dei propri dati;
  • opporsi all’utilizzo dei propri dati da parte nostra, in determinate circostanze;
  • revocare il consenso all’utilizzo dei propri dati da parte nostra;
  • portabilità dei dati, in determinate circostanze; e
  • proporre reclamo all’autorità di controllo nel suo Paese (se presente).

Offriamo all’interessato modi semplici per esercitare questi diritti, come il link di “annullamento iscrizione”, or contattando people.culture@pmi.com o rivolgendosi ai contatti di cui al paragrafo “Chi contattare in caso di domande?” alla fine della presente informativa.

I diritti dell’utente dipendono dalle leggi del suo Paese. Se l’utente si trova nel Regno Unito, nell’Unione Europea, nel SEE, avrà i diritti indicati nella tabella sottostante. Se l’utente si trova altrove, può contattarci (vedere il paragrafo “Chi contattare in caso di domande?” alla fine della presente informativa) per saperne di più.

Diritti in relazione ai dati che riguardano l’utente in nostro possessoUlteriori dettagli (nota: si applicano alcuni limiti giuridici a tutti questi diritti)

 

 

 

 

 

 

  • Chiederci di fornirgli accesso ai propri dati

 

 

Si tratta della conferma di quanto segue:

  • Se trattiamo o meno dati che riguardano l’utente;
  • Il nostro nome e i nostri recapiti;
  • La finalità del trattamento;
  • Le categorie di dati trattati;
  • La fonte dei dati (se disponibile), laddove i dati non siano stati raccolti dall’utente;
  • L’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione (che, laddove esistente, sarà stato reso noto all’utente), che produca effetti giuridici che riguardano l’utente o che incida in modo significativamente analogo sulla sua persona, e informazioni sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste per l’utente di tale uso delle informazioni che lo riguardano; e
  • i criteri per determinare il periodo di conservazione dei dati. 

Su richiesta, forniremo all’utente una copia dei dati che lo riguardano da noi utilizzati (a condizione che ciò non influisca sui diritti e sulle libertà altrui).


  • Chiederci di rettificare o aggiornare i propri dati
Tale diritto è esercitabile nel caso in cui i dati in nostro possesso siano inesatti o incompleti.

 

  • Chiederci di cancellare i propri dati e, in alcuni casi, un ampliamento di tale diritto, il diritto all’oblio

 

 

Tale diritto è esercitabile nel caso in cui:
  • I dati in nostro possesso non siano più necessari in relazione alle finalità per cui vengono utilizzati;
  • Utilizziamo i dati facendo affidamento sul consenso e l’utente revoca il proprio consenso (in questo caso, ricorderemo di non ricontattarlo, a meno che l’utente non ci comunichi di desiderare l’eliminazione di tutti i dati che lo riguardano, nel qual caso rispetteremo i suoi desideri);
  • Utilizziamo i dati facendo affidamento su un interesse legittimo e riteniamo che, in seguito all’opposizione dell’utente, non disponiamo di un interesse prevalente per continuare a utilizzarli;
  • I dati sono stati ottenuti o utilizzati illegalmente; o
  • per adempiere un obbligo giuridico.

 

  • per chiederci di limitare il trattamento dei propri dati

 

 

Tale diritto è esercitabile temporaneamente, durante l’esame del caso dell’utente, laddove:

  • l’utente contesti l’esattezza dei dati da noi utilizzati; o
  • si opponga all’uso dei dati dai noi fatto sulla base di un interesse legittimo

(se l’utente fa uso di tale diritto nei casi elencati, notificheremo l’utente prima di utilizzare nuovamente i dati).

Tale diritto è esercitabile anche se:

  • l’utilizzo da noi fatto è illegale e l’utente si oppone alla cancellazione dei dati; o
  • non abbiamo più bisogno dei dati, ma l’utente ne ha bisogno per accertare un diritto.

  • l’utente intende opporsi al trattamento dei propri dati da parte nostra
se utilizziamo i dati che riguardano l’utente sulla base di un legittimo interesse, l’utente può opporsi al nostro utilizzo per tali finalità, fornendo una spiegazione circa la sua particolare situazione, ed esamineremo tale opposizione.

  • per revocare il consenso all’utilizzo dei propri dati da parte nostra
Tale diritto è esercitabile se la base giuridica su cui facciamo affidamento per utilizzare i dati che riguardano l’interessato è il consenso. Tali casi saranno chiaramente desumibili dal contesto.

 

  • per contestare alcune decisioni automatizzate

 

 

Se, nell’ambito del nostro processo di selezione del personale, prendiamo una decisione basata esclusivamente su un trattamento automatizzato e tale decisione produce effetti giuridici che vi riguardano o egualmente vi riguarda in modo significativo (ad esempio, l’interessato non è invitato a un colloquio sulla base della decisione), l’interessato ha il diritto di contestare la decisione, di chiederci di far rivedere la decisione a un essere umano e di esprimere il proprio punto di vista.

Questo diritto non si applica se:

(i) l’utente ha dato il suo consenso alla decisione in anticipo;

(ii) l’utilizzo delle informazioni che riguardano l’utente è necessario per la stipula o l’esecuzione di un contratto tra l’utente e noi; oppure

(iii) è autorizzato dalla legge.

Come già detto, queste decisioni saranno portate a conoscenza dell’utente in quel momento, insieme a informazioni sulla logica coinvolta nella decisione, nonché sul significato e sulle conseguenze previste per l’utente di tale utilizzo delle informazioni che lo riguardano.

 

  • portabilità dei dati

 

Se:

(i) l’utente ci ha fornito dei dati e

(ii) utilizziamo tali dati, con l’ausilio di processi automatizzati, facendo affidamento sul consenso dell’utente o sull’adempimento dei nostri obblighi contrattuali nei confronti dello stesso,

l’utente ha diritto alla restituzione di tali dati da parte nostra in un formato di uso comune, nonché il diritto di chiederci di trasmettere i dati a qualcun altro, ove tecnicamente fattibile per noi.

 

  • Proporre reclamo all’autorità di controllo nel proprio Paese

 

 

In caso di reclami, saremo lieti di poterli risolvere direttamente per conto dell’utente. Prima di contattare un’autorità di controllo, preghiamo l’utente di prendere in considerazione la possibilità di contattarci ai recapiti cui si rimanda all’inizio della presente informativa. 

Se si desidera contattare un’autorità di controllo, i dati sono i seguenti:

  • Per l’Unione Europea o lo Spazio Economico Europeo, è possibile contattare l’autorità locale indicata sul sito web Europa tramite questo link. Se non si è sicuri di chi sia l’autorità di controllo della propria giurisdizione di residenza, l’utente è invitato a contattarci utilizzando i recapiti cui si rimanda nella parte superiore di questa pagina.
  • Per il Regno Unito, è possibile contattare l’Ufficio del Commissario all’Informazione tramite questo link.
  • Per gli altri Paesi, consultare il sito web dell’autorità del proprio Paese.

Se non si è sicuri di chi sia l’autorità di controllo della propria giurisdizione di residenza, l’utente è invitato a contattarci utilizzando i recapiti cui si rimanda nella parte superiore di questa pagina.

Punti aggiuntivi specifici per Paese

L’utente potrebbe avere alcuni diritti aggiuntivi, dipendendo dal Paese in cui si trova.

Se l’utente si trova in Francia, ha il diritto di fornirci istruzioni sui dati che lo riguardano in nostro possesso in caso di decesso (in particolare, se conservarli o eliminarli e se altri debbano avere il diritto di prenderne visione). L’utente può:

  • fornire istruzioni generali a un fornitore di servizi digitali accreditato presso l’autorità di controllo francese per la protezione dei dati (chiamata “CNIL”) (tali istruzioni si applicano a tutti gli usi dei dati che riguardano l’utente); o
  • fornirci istruzioni specifiche che si applicano solo all’utilizzo dei dati che riguardano l’utente da parte nostra.

Le istruzioni dell’utente potrebbero indicarci di trasferire tali dati a terzi (ma laddove i dati contengano informazioni riguardanti altri, il nostro obbligo di rispettare anche i diritti alla privacy altrui potrebbe impedirci di seguire le istruzioni dell’utente alla lettera). L’utente può nominare un terzo responsabile di garantire che le sue istruzioni siano seguite. Se l’utente non nomina un terzo a tal fine, i suoi aventi causa (salvo diversa indicazione nelle istruzioni dell’utente) avranno il diritto di esercitare i suoi diritti sui dati che lo riguardano dopo la sua morte:

  • Al fine di amministrarne il patrimonio (nel qual caso, gli aventi causa dell’utente saranno in grado di accedere ai dati che lo riguardano per identificare e ottenere informazioni utili ad amministrare il suo patrimonio, compresi eventuali beni o dati digitali che potrebbero essere considerati memoria familiare trasferibile ai suoi aventi causa); e
  • per garantire che le parti che utilizzano i dati riguardanti l’utente tengano conto del suo decesso (ad esempio, la chiusura dell’account e la limitazione dell’uso o dell’aggiornamento dei dati che riguardano l’utente).

L’utente potrà modificare o revocare le sue istruzioni in qualsiasi momento. Per ulteriori informazioni sul trattamento dei i dati che riguardano l’utente in caso di decesso, si vedano gli Artt. 84-86 della legge 78-17 del 6 gennaio 1978 e successive modificazioni. In caso di decesso, l’uso dell’account dell’interessato verrà interrotto per impostazione predefinita e cancelleremo i dati che lo riguardano in conformità alle nostre politiche di conservazione (vedere il paragrafo “Per quanto tempo saranno conservate i dati che riguardano l’interessato?” per i particolari).

Ulteriori informazioni per chi si trova in Australia..

Se l’utente si trova in Australia, si applicano le seguenti informazioni aggiuntive:

  • se l’utente non ci fornisce i dati personali, potremmo non essere in grado (a seconda dei casi) di fornirgli le informazioni o i servizi da lui richiesti, o di prendere in considerazione la sua candidatura per un impiego o un ruolo contrattuale; e
  • la nostra Informativa sulla privacy (disponibile all’indirizzo https://www.pmiprivacy.com/en-au/homepage) illustra: (i) come accedere ai dati personali che riguardano l’interessato in nostro possesso e correggerli; (ii) come proporre reclamo in merito alla nostra gestione di tali dati personali; e (iii) come gestiremo qualsiasi reclamo.

Chi contattare in caso di domande?

Se si hanno domande o si desidera esercitare uno dei propri diritti, è possibile farlo:

  • contattateci all’indirizzo People.Culture@pmi.com; oppure
  • contattare il responsabile della protezione dei dati della collegata PMI interessata (se ne ha uno), i cui dati di contatto sono disponibili qui.

Tali recapiti saranno forniti anche in tutte le comunicazioni inviate da una collegata PMI.

Se il Paese di residenza dell’utente dispone di un’autorità garante per la protezione dei dati, l’utente ha il diritto di contattarla per qualsiasi domanda o dubbio. Se la collegata PMI pertinente non è in grado di risolvere le domande o i dubbi dell’utente, questi potrebbe anche avere diritto a chiedere una risoluzione giudiziale dinanzi a un tribunale nazionale.

Modifiche alla presente informativa

Di tanto in tanto, potremmo aggiornare la presente informativa (nonché qualsiasi informativa sulla privacy supplementare). Laddove la legge lo richieda, notificheremo tali modifiche all’utente; inoltre, laddove la legge lo richieda, otterremo anche il consenso dell’utente a dette modifiche.

Ultima modifica 30 dicembre 2022. Le versioni precedenti della presente informativa sono consultabili qui.