Wie zijn we?
Wij zijn lid van Philip Morris International. Onze gegevens (naam, adres, enz.) zijn apart aan u gegeven tijdens (of ter bevestiging van) de verzameling van gegevens over u, bijvoorbeeld in een kennisgeving in een app of op een website, of in een e-mail met een link naar deze kennisgeving.
Hoe verzamelen we gegevens over u?
We kunnen op verschillende manieren gegevens over u verzamelen.
- U kunt direct gegevens aan ons verstrekken (bijv. bij het aanmaken van een account, het creëren van een kandidatenprofiel, het solliciteren naar een baan, het bijwonen van een gesprek, het voltooien van een test/assessment, het sturen van een e-mail of wanneer u ons belt).
- We kunnen automatisch gegevens verzamelen (bijv. wanneer u de app of website van PMI gebruikt).
- We kunnen gegevens verkrijgen van derden (bijv. van wervingsbureaus, referentieverstrekkers (waar toegestaan door de wet), achtergrondscreeners en publiekelijk beschikbare bronnen, zoals een bedrijfswebsite, zoekmachines of sociale media zoals LinkedIn).
In deze kennisgevingen verwijzen we naar alle methoden waarmee u in contact bent met ons als “PMI touchpoints”. PMI touchpoints omvatten zowel fysieke (bijvoorbeeld kantoren, winkels en evenementen) als digitale (bijvoorbeeld apps en websites) plekken.
Welke gegevens over u verzamelen we?
We kunnen verschillende soorten gegevens over u verzamelen:
- gegevens die nodig zijn om onze relatie met u te beheren en documenteren en ons bedrijf te runnen, inclusief het voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen (bijv. het verifiëren van uw identiteit, uw recht op werk, sollicitatiegegevens en, waar toegestaan door de wet, uw geschiktheid voor een baan door het uitvoeren van achtergrondcontroles)
- gegevens die u aan ons verstrekt in uw kandidatenprofiel, sollicitaties, formulieren of onderzoeken
- gegevens die nodig zijn om uw geschiktheid voor een functie te beoordelen en kandidaten op een shortlist te zetten en te selecteren.
- gegevens over uw bezoeken aan onze kantoren en deelnames aan evenementen
- waar van toepassing, gegevens die nodig zijn om u een baan aan te bieden en voor het on-boarding proces (zoals het doen van een aanbod, opstellen van een arbeidscontract, verstrekken van informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden en toegang tot de systemen regelen)
- gegevens die zijn verzameld als onderdeel van het monitoren van onze wervingsprocedure
- gegevens die u aan ons vertrekt via telefoontjes of per e-mail
- gegevens over uw voorkeuren, interesses en carrière-ambities
- gegevens die zijn verzameld als onderdeel van bedrijfsanalyses en verbeteringen
Voor welke doeleinden gebruiken we gegevens van u en op welke wettelijke grond?
In deze sectie omschrijven we de doeleinden waarvoor we persoonsgegevens gebruiken. Dit is echter een algemene kennisgeving, en wanneer de wetten van uw land bepaalde in deze kennisgeving beschreven activiteiten beperken of verbieden, zullen we gegevens over u voor deze doeleinden in dat land niet gebruiken.
Onderhevig aan het bovenstaande, gebruiken we gegevens over u voor de volgende doeleinden:
- controles uitvoeren voor de identiteit, geschiktheid en recht om te werken
- verifiëren van werkgeschiedenis, kwalificaties, ervaring en referenties
- waar toegestaan door de wet, het uitvoeren van kandidaat- en achtergrondscreening
- uitvoeren van werving en selectie, inclusief gesprekken, assessments en psychometrische profilering, shortlisten, baan en secundaire voorwaarden aanbieden (waar van toepassing)
- bedrijfsadministratie, inclusief het verplicht bewaren van documenten
- waar van toepassing, administratie en management voorafgaand aan het dienstverband, inclusief het voorbereiden van contractuele en niet-contractuele documenten en toegang regelen voor systemen en het gebouw
- monitoren van het wervingsproces
De wettelijke basis voor ons gebruik van gegevens over u is een van de volgende (wat we meer gedetailleerd toelichten in de sectie “Meer informatie”):
- naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen
- om maatregelen te nemen op uw verzoek, voorafgaand aan het sluiten van een contract
- een legitiem zakelijk belang dat niet terzijde wordt gezet door belangen die u heeft om de informatie te beschermen
- wanneer geen van bovenstaande van toepassing is, uw toestemming (die we zullen vragen voordat we de gegevens verwerken).
Gebruiken we geautomatiseerde besluitvorming?
We kunnen geautomatiseerde besluitvorming gebruiken voor de zaken die zijn uiteengezet in deze kennisgeving (bijvoorbeeld wie er op de shortlist voor een gesprek komt). Wanneer we dit doen, zullen we u dit tegen die tijd laten weten, samen met gegevens over de bij de beslissing betrokken logica, evenals de betekenis en de beoogde gevolgen van dergelijk gebruik van gegevens over u.
Met wie delen we uw gegevens en voor welke doeleinden?
We kunnen uw gegevens delen met:
- gelieerde ondernemingen van PMI;
- derden die producten of diensten verstrekken aan u of gelieerde ondernemingen van PMI (zoals wervingsbureaus, verstrekkers van achtergrondscreening en van online assessments), en
- andere derden, wanneer vereist of toegestaan door de wet (zoals regelgevende instanties; overheidsinstanties; vroegere, potentiële of toekomstige werknemers en in het kader van organisatorische herstructurering).
Waar kunnen gegevens over u naartoe worden gestuurd?
Net als elke multinational versturen gelieerde ondernemingen van PMI gegevens over heel de wereld. Wanneer u gegevens uploadt op het banenplatform, verstrekt u deze aan alle gelieerde ondernemingen van PMI, en elk daarvan kan ze verwerken voor eigen wervingsdoeleinden. Dit is zelfs het geval wanneer u solliciteert voor een vacature waarin een specifieke gelieerde onderneming van PMI wordt vermeld. Dienovereenkomstig kunnen uw gegevens wereldwijd worden verstuurd (als uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte zijn verzameld, betekent dit dat ze naar daarbuiten kunnen worden overgebracht).
Hoe beschermen we uw gegevens?
We implementeren toepasselijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens die we hebben, te beschermen tegen ongeautoriseerde openbaarmaking, gebruik, wijziging of vernietiging. Waar nodig, gebruiken we encryptie en andere technologieën die kunnen helpen bij de bescherming van de gegevens die u aan ons verstrekt. We vereisen ook dat onze dienstverleners voldoen aan strikte eisen op het vlak van gegevensprivacy en beveiliging.
Hoe lang zullen uw gegevens worden bewaard?
We zullen uw gegevens behouden voor een periode die noodzakelijk is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor we de gegevens verzamelden. Daarna zullen we de gegevens verwijderen. De periode is afhankelijk van de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld. Merk op dat u in sommige omstandigheden het recht heeft om ons te verzoeken de gegevens te verwijderen. Ook zijn we soms wettelijk verplicht om de gegevens te behouden, bijvoorbeeld voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden.
Welke rechten en mogelijkheden heeft u?
U kunt sommige of alle van de volgende rechten hebben met betrekking tot gegevens van u die we bewaren:
- ons verzoeken u er toegang toe te geven;
- ons verzoeken ze te corrigeren, bij te werken of te wissen;
- ons verzoeken om ons gebruik ervan te beperken, in bepaalde omstandigheden;
- bezwaar maken tegen het gebruik ervan, in bepaalde omstandigheden;
- uw toestemming intrekken voor ons gebruik ervan;
- gegevensoverdraagbaarheid, in bepaalde omstandigheden;
- afmelden van ons gebruik ervan voor direct marketing; en
- een klacht indienen bij de toezichthoudende instantie in uw land (als deze er is).
We bieden u eenvoudige manieren om deze rechten uit te oefenen, zoals de “afmelden” links, door contact op te nemen met people.culture@pmi.com of door gebruik te maken met de contactgegevens in de paragraaf “met wie moet u contact opnemen in het geval van vragen?” aan het einde van deze kennisgeving.
Landspecifieke extra punten
Afhankelijk van in welk land u zich bevindt, heeft u mogelijk extra rechten.
Met wie moet u contact opnemen in het geval van vragen?
Indien u vragen heeft of een van uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u met ons contact opnemen via people.culture@pmi.com, of hier contact opnemen met de relevante PMI gelieerde functionaris voor gegevensbescherming (indien aanwezig). Contactgegevens worden ook verstrekt in elke communicatie die een gelieerde onderneming van PMI aan u stuurt.
Wanneer uw land een autoriteit voor gegevensbescherming heeft, heeft u het recht om daar contact mee op te nemen voor vragen of zorgen. Wanneer de relevante gelieerde onderneming van PMI u niet kan helpen bij uw vragen of zorgen, heeft u ook het recht om een rechtsmiddel in te stellen voor een nationale rechtbank.
Wijzigingen aan deze kennisgeving
We kunnen deze kennisgeving (en eventuele extra kennisgevingen voor privacy) van tijd tot tijd bijwerken. We zullen de wijzigingen bekendmaken wanneer dit door de wet vereist wordt.
Laatste wijziging: 14 mei 2018.